機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策

柯春海

摘 要：大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，使數(shù)字化、信息化發(fā)展成為當(dāng)前社會發(fā)展的主流，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足人們對高效、精準(zhǔn)、便捷辦公的需求。近年來，國家信息化發(fā)展勢頭正猛，機(jī)關(guān)檔案也加入了信息化建設(shè)的浪潮。本文對區(qū)紀(jì)委檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出當(dāng)前區(qū)紀(jì)委在信息化檔案管理建設(shè)過程存在的不足，提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案;信息化建設(shè);現(xiàn)狀;措施

1 區(qū)紀(jì)委檔案管理信息化的意義

中國已經(jīng)進(jìn)入社會主義建設(shè)的新時期，在持續(xù)的發(fā)展過程中，檔案占有重要位置[1]。區(qū)紀(jì)委的檔案對區(qū)紀(jì)委的人力、物力、財力等方方面面做了詳細(xì)、具體的記錄，對于區(qū)紀(jì)委的各項工作具有十分重要的參考意義。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，種類繁多，在使用時需要花費很長的時間查找翻閱，造成很大的不便。但在互聯(lián)網(wǎng)科技發(fā)達(dá)的今天，只需要通過最新的信息技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行分類整合，就能化繁為簡，翻閱檔案時，只需要通過檔案管理系統(tǒng)輸入檔案信息，系統(tǒng)就能自動進(jìn)行數(shù)據(jù)運算，幾秒鐘就能找到所需檔案，極大提高辦事效率。檔案管理信息化可以節(jié)約區(qū)紀(jì)委的時間成本，提高管理水平，促進(jìn)區(qū)紀(jì)委向高效、便捷、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆较虬l(fā)展。

2 區(qū)紀(jì)委檔案管理信息化的現(xiàn)狀

1）缺乏對檔案信息化的培訓(xùn)和指導(dǎo)。區(qū)紀(jì)委設(shè)立了專門的檔案管理部門，但在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門并未有明確的激勵機(jī)制，檔案管理人員對新的管理方式和技術(shù)的學(xué)習(xí)熱情不高，使其對信息化的理解不透徹。同時，區(qū)紀(jì)委日常工作繁瑣，往往忽略了對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)。檔案管理人員對檔案管理信息系統(tǒng)認(rèn)識不足，使用時往往會出現(xiàn)各種問題，對一部分具有重要價值的檔案疏于管理，不能及時滿足區(qū)紀(jì)委的檔案需求，帶來嚴(yán)重影響。

2）檔案管理人員能力不足。檔案管理工作的質(zhì)量的好壞，很大程度上取決于檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和個人素質(zhì)，特別是檔案管理已經(jīng)向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)變，對檔案管理人員的要求更加嚴(yán)格。但在區(qū)紀(jì)委的檔案管理部門中，大多數(shù)的檔案管理人員年齡偏大，對檔案管理的認(rèn)識仍停留在錄入檔案的層面，難以接受新鮮事物，對傳統(tǒng)的檔案管理方式根深蒂固。陳舊的檔案管理理念難以適應(yīng)信息化發(fā)展的沖擊，無法滿足檔案信息化建設(shè)的需要。在每年的招聘中，檔案管理部門往往人員飽和，無法注入新鮮血液，導(dǎo)致新的檔案管理人才儲備不足。

3）對檔案信息化建設(shè)重視程度不足。檔案信息化建設(shè)的良好發(fā)展，離不開區(qū)紀(jì)委對檔案管理信息化建設(shè)的重視。但區(qū)紀(jì)委的檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識太過片面，檔案信息化管理并不僅僅是檔案的錄入和保存。檔案在市紀(jì)委的日常工作中，具有很好的利用價值，但由于檔案管理人員在信息化管理中的局限性，降低了檔案調(diào)取的效率，檔案管理的意義貶值，使檔案管理不被領(lǐng)導(dǎo)重視。其次，由于區(qū)紀(jì)委的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案信息化建設(shè)的重視，在建設(shè)信息化管理機(jī)制時，缺少資金的投入，沒有較好的環(huán)境保管檔案，檔案管理人員也沒有足夠的資金去學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的技術(shù)，也沒有資金采購信息化建設(shè)所需的設(shè)備，使區(qū)紀(jì)委的檔案信息化建設(shè)停滯不前。

4）網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。檔案由于其自身的特殊性，具有很高的情報意義，但目前互聯(lián)網(wǎng)黑客、間諜以及各種各樣的網(wǎng)絡(luò)病毒的存在，對檔案管理造成了很大的網(wǎng)絡(luò)安全困擾。目前，區(qū)紀(jì)委用辦公電腦作為檔案信息存放的處理器，且沒有進(jìn)行加密處理，這樣做極大地增加了檔案被攻擊的風(fēng)險，甚至有可能引起檔案丟失。檔案管理信息化區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理方式的特征之一，是不再單純的以收集和歸檔作為核心工作。施行檔案管理信息化的目的，是為了最大限度的挖掘檔案中的有價值的信息[2]。在大數(shù)據(jù)背景下，建立一個有效的檔案管理數(shù)據(jù)庫，能最快的從檔案中提取自己所需的信息。但目前，區(qū)紀(jì)委并沒有屬于自己的檔案數(shù)據(jù)庫，極大地降低了檔案的使用價值。

3 提高區(qū)紀(jì)委檔案管理信息化建設(shè)的對策

通過以上調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)，區(qū)紀(jì)委盡管加入了檔案管理信息化的隊伍，但由于很多原因，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，依然存在很多問題，阻礙了區(qū)紀(jì)委檔案管理信息化建設(shè)的腳步。為了使區(qū)紀(jì)委檔案管理信息化進(jìn)一步發(fā)展，必須有相應(yīng)的應(yīng)對措施。

1）提供專業(yè)的信息化培訓(xùn)。信息化的發(fā)展，使傳統(tǒng)的以保存資料為目的的紙質(zhì)檔案管理逐漸淘汰，人們?nèi)找嬷匾暀n案的潛在價值[3]。檔案管理信息化的存在，可以更高效、準(zhǔn)確的挖掘檔案的深層次內(nèi)容，因此，區(qū)紀(jì)委要加強(qiáng)對信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提供專業(yè)、細(xì)致的培訓(xùn)指導(dǎo)。

2）大力培養(yǎng)檔案管理人才。檔案管理信息化建設(shè)，對檔案管理人員具有更加嚴(yán)格的要求，區(qū)紀(jì)委應(yīng)重視對檔案管理人才的培養(yǎng)，針對信息化建設(shè)，推出專業(yè)的講座和培訓(xùn)，設(shè)立明確的獎懲機(jī)制，對于信息化理解透徹、執(zhí)行良好的員工，及時的給予物質(zhì)及非物質(zhì)獎勵，如：優(yōu)先評優(yōu)權(quán)、增加績效獎金、獎勵生活實用物品等，提高員工對于信息化管理的學(xué)習(xí)熱情，促使其接受新鮮理念。同時對于不配合、不認(rèn)真的員工，要有適當(dāng)?shù)膽土P，使檔案管理團(tuán)隊具有良好的學(xué)習(xí)氛圍。

區(qū)紀(jì)委要對檔案管理部門的編制做出調(diào)整，為該部門挖掘精通互聯(lián)網(wǎng)的人才，注入新鮮血液，提升檔案管理隊伍的創(chuàng)新精神。區(qū)紀(jì)委的社會影響力廣泛，擴(kuò)大檔案管理人員招聘名額，也可以有效帶動社會各界對檔案管理的重視，為檔案管理工作儲備更多的人才。

3）加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視。對檔案管理認(rèn)識的局限性導(dǎo)致了大多數(shù)機(jī)關(guān)部門并不愿把資金投入在檔案管理上，檔案管理設(shè)施陳舊。檔案信息化建設(shè)能夠最大程度的挖掘檔案價值，為區(qū)紀(jì)委的工作提高重要的參考，因此，檔案管理部門應(yīng)更好的使檔案發(fā)揮出潛在價值，提高區(qū)紀(jì)委領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視。只有為信息化建設(shè)引入大量的資金投入，才能更好的解決區(qū)紀(jì)委在檔案管理信息化中遇到的問題，加快檔案信息化發(fā)展的進(jìn)程。

4）建立網(wǎng)絡(luò)防護(hù)機(jī)制和完善的數(shù)據(jù)庫。由于檔案本身是對工作中涉及到的方方面面進(jìn)行詳細(xì)記錄，因此具有很高的情報價值，必須要提高檔案管理的安全性，為區(qū)紀(jì)委提供安全有效的服務(wù)。日常辦公電腦由于缺少網(wǎng)絡(luò)安全護(hù)盾以及公開操作等特性，很容易就被網(wǎng)絡(luò)黑客或間諜攻擊，導(dǎo)致檔案情報泄露，引起嚴(yán)重后果。因此，必須要采用專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)處理器，安裝雙重防護(hù)，禁止除檔案管理人員之外的任何接觸，為檔案管理保駕護(hù)航。同時，對檔案管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)，使他們認(rèn)識到做好檔案保密工作的重要性，強(qiáng)化他們的網(wǎng)絡(luò)安全意識，避免人為因素影響檔案安全。其次，落后的數(shù)據(jù)庫檔案信息雜亂無章，搜索困難，因此必須摒棄落后的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。區(qū)紀(jì)委檔案管理部門應(yīng)根據(jù)自身工作的特性及對檔案的需求，建立一套屬于自己的完整、先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在保證網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更細(xì)致，更準(zhǔn)確的整合[4]。同時，數(shù)據(jù)庫的建立，能夠?qū)^(qū)紀(jì)委各部門、甚至其他機(jī)關(guān)單位之間的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，在機(jī)關(guān)單位之間形成一個完整的檔案數(shù)據(jù)平臺。

4 結(jié)語

機(jī)關(guān)單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，是順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化發(fā)展趨勢必須邁出的一步。檔案信息化建設(shè)可以更好的發(fā)揮檔案潛力，提高工作效率，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，盡管目前區(qū)紀(jì)委的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得初步成效，后續(xù)發(fā)展過程中仍會遇到各種各樣的問題，一定要及時的發(fā)現(xiàn)并處理問題，使檔案信息化建設(shè)有序推進(jìn)。

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