淺析完善電子檔案管理的有效途徑

孫曉宇

摘 要：進入信息化時代，計算機和網絡已經成為任何組織和個人日常辦公的必要工具，電子檔案也已經成為事業單位檔案的主要存在方式，檔案管理信息化建設勢在必行。通過建立電子檔案，不僅可以更加便捷的查閱、修改檔案資料，還能降低紙張的使用，減少檔案的占用面積，方便攜帶。但是，電子檔案管理也面臨著泄密、丟失等安全問題。因此，本文從完善電子檔案管理的意義切入，分析電子檔案管理的現狀，據此給出完善電子檔案管理的有效途徑，希望能幫助事業單位有效提高檔案管理的科學化水平，適應事業單位對檔案管理的新要求。

關鍵詞：電子檔案;安全管理;完善途徑

檔案是部門或個人信息的重要載體，做好檔案管理工作尤為重要。而進入信息時代，傳統的紙質檔案已經無法適應時代發展需求，檔案電子化已經成為檔案管理的主要方式。電子檔案是指通過計算機、移動存儲設備（如U盤）等工具，進行檔案管理的方式。與紙質檔案相比，電子檔案易于存儲、傳播，也方便進行增添、修改，節省時間。同時，由于互聯網的開放性，檔案的安全性面臨威脅，泄密、惡意篡改等問題層出不窮。因此，為了完善檔案管理，便于檔案存儲、查閱、修改，同時也提升電子檔案的安全性，事業單位需要創新單位檔案管理模式，完善電子檔案管理的有效路徑，保證檔案管理職責的順利完成。

1 完善電子檔案管理的意義

1）提升工作效率，減輕檔案管理人員負擔。過去的檔案管理工作多采取書面記錄，不僅需要花費大量精力進行編寫整理，而且檔案的更新修改相當不便。同時，紙質檔案對存儲空間的要求較高，需要干燥避光，且占據空間較大。當外界環境發生突變時，如浸水、失火等，紙質檔案的保護難度很大。采用電子檔案進行資料管理，保存方式簡單，可以隨時增添、修改原有記錄，進行數據查找方便，文件傳輸效率高，大大降低了檔案管理人員的工作任務，提高了檔案管理效率。同時，電子檔案對存儲環境要求不高，抵御外界環境變化的能力較強，降低了檔案管理成本[1]。

2）提升檔案管理的質量。傳統的紙質檔案修改增添難度大，檔案質量很大程度上依賴于最開始建檔時的資料完善程度。而很多情況下，將文件一次性收集齊全的難度較大，而且很多檔案需要實時更新，如人事檔案、工作檔案等。另外，如果檔案存在遺漏，再次進行歸檔的難度大，費時費力。而電子檔案管理則沒有以上的劣勢，檔案可隨時歸檔，如在使用中發現存在遺漏，可以隨時補漏增缺;而保存檔案后，只需對目錄進行修改就可完成，這些都大大提升了檔案管理的質量[2]。

3）一定程度上增強了文檔的保密性。首先，過去在查閱紙質檔案時，由于難以限制具體的查閱內容，導致查閱者在翻閱檔案時，可能看到其他檔案內容，甚至可能存在涉密內容，使得保密性下降。采用電子檔案則可規避這些缺點。另外，如果有人對紙質檔案進行惡意修改，發現難度較大，而電子檔案大部分可以利用技術手段，恢復數據，同時查明文件修改時間和修改人，有效提升了檔案管理的保密性[3]。

2 電子檔案管理現狀

1）電子檔案修改方便，真實性難以保障。目前很多事業單位并不存在專門地抵御外部黑客攻擊的專業人才或職工，而互聯網的開放性導致事業面臨的網絡攻擊增加，檔案的泄密風險增加。當計算機支持的信息網絡、多媒體技術、傳真技術、光盤技術等遭遇安全攻擊時，也會導致信息安全問題，使電子檔案的真實性難以保證[4]。

2）電子檔案易傳輸，文檔內容易被竊取。進入網絡時代，互聯網已經嵌入到社會的各個方面，與各行各業融合發展。網絡的互聯互通給信息的傳輸帶來極大便利，用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件，同時，一個網絡終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。另外，沒用檔案查閱權限的人，可能通過網絡、他人擅自復制、轉發等，獲取到相關檔案，給那些有保密權限要求的內容或限制提供利用的內容造成泄密威脅[5]。

3）專業人才短缺，缺乏系統培訓。目前，電子檔案管理人員的專業水平往往不高，專業技術人才缺失。很多檔案管理人員身兼數職，檔案管理僅僅是工作的一部分，而且大多數事業單位沒有聘用檔案專業的員工來負責相關工作，都是依賴于負責人員的自行學習摸索。這也就導致了檔案管理缺乏系統完善的管理機制，發生人員變動或者檔案更新時，易出現紕漏，效率低下。另外，很多事業單位并沒有安排檔案管理人員參與相關培訓，導致檔案管理工作不能與時俱進，難以適應新技術、新形勢，嚴重影響電子檔案管理的整體效用。

3 完善電子檔案管理的有效途徑

1）強化檔案管理意識，建立完善的檔案管理規章制度。首先，事業單位要提升檔案管理意識，認識到檔案管理的重要意義，從戰略層面重視檔案管理。同時，制定相關的檔案管理制度，明確責任清單，推動管理工作制度化和規范化。制定應急處理方案，電子檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲或外部載體保存，明確緊急情況發生時的應對機制。其次，員工也要充分認識到檔案管理的重要性。一方面，檔案管理人員要以身作則，嚴格執行檔案管理制度，提高檔案管理效率;另一方面，其他員工也要重視檔案，對于涉及自身的檔案要有足夠的責任意識，遵守各項規章制度。

2）建立電子檔案風險防控體系，完善相關軟硬件設施。首先，建立檔案時，要多次核對，確保與真實情況一致;其次，在接收電子檔案時，要對電子文件的原始性、真實性進行認真鑒定，對有異議的電子文件要進行認真甄別，凡是不真實的電子文件不能進行接收歸檔，最后，對于發生變動或更新的檔案，相關部門應及時主動向檔案管理員反饋，進行檔案更新或立卷歸檔。另外，入庫的電子檔案，要定期進行抽檢，及時查缺補漏。對于涉及保密的檔案，除了對密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，還有及時更新安全防控技術。一方面要及時更新加密技術、身份驗證、防火墻、殺毒軟件等軟件;另一方面，還有保證存儲設備有足夠的存儲空間和存取速度。

3）組建專業人才團隊，注重管理培訓。事業單位要重視并組建高素質的檔案管理專業人才團隊，提高管理人員素質，以便實現電子檔案的有效管理。首先，要聘用相關專業人員負責檔案管理。電子檔案對于人員素質要求較高，需要負責人員具備檔案管理、計算機等多領域的知識，也要求他們學習相關理論和前沿知識，掌握檔案管理制度和規范要求，提高計算機業務水平，有效利用其開展檔案管理工作。其次，事業單位要積極組織檔案管理業務培訓，豐富理論知識與實際操作能力。員工也應積極參與培訓，有效提升電子檔案管理水平。

4 結束語

目前，采用電子檔案進行資料管理已經成為檔案工作發展的必然趨勢。為了適應新形勢，有效提升檔案管理效率，事業單位必須積極采取措施，完善電子檔案管理。因此，事業單位需要強化檔案管理意識，建立完善的檔案管理規章制度，完善設施，培育專業的檔案管理人才。只有這樣，事業單位才能適應形勢，更好地發揮電子檔案管理的優勢。

參考文獻

[1]秦杰，李馨.企業電子檔案管理現狀及運行初探[J].機電兵船檔案，2007（3）.

[2]陳素英，謝霞.新形勢下電子檔案管理的優化策略及有效措施[J].辦公室業務，2016（18）：129-129.

[3]胡京津.淺談企業檔案管理電子信息化所面臨的信息安全問題[J].檔案天地，2015（10）：47-48.

[4]張金良.淺談加強電子檔案管理的意義及風險防范措施[J].科學技術創新，2016（6）：156-156.

[5]李小紅.信息時代下企業電子檔案管理探討[J].現代商貿工業，2013，25（17）：158-159.