中職學校檔案管理在大數據背景下的創新探討

摘 要：隨著信息技術的發展，大數據被廣泛應用于各類行業，并逐漸成為一種常態。特別是中職學校檔案管理工作，充分地發揮信息技術的優勢功能，利用大數據的優勢進行檔案管理的創新，才能為檔案管理提供全新的出路，所以，中職學校要積極地利用大數據的背景形勢，改革傳統的檔案管理模式，更新檔案管理理念，采用全新的技術，真正實現大數據支持下的檔案創新管理，使得中職學校的檔案資源得到充分、合理地利用，發揮其信息資源價值。

關鍵詞：中職學校;檔案管理;大數據技術;創新模式

新時期是信息技術迅猛發展的時期，在這種形勢下，大數據技術得到了發展與應用，特別是中職學校檔案管理工作，面對冗余、繁瑣的海量信息，在這種形勢下，通過引進和利用大數據技術，充分地發揮信息技術的優勢功能，才能為檔案管理提供全新的出路，然而，中職學校應該如何科學地利用大數據技術，實現檔案管理的優化與創新，是一個值得深入思考的問題，需要中職學校強化對大數據技術的認識，積極創新管理模式，這樣才能妥善發揮大數據在檔案管理方面的優勢功能。

1 大數據的內涵與特征

大數據是現代信息科技、數字技術發展的產物，一般指的是大規模的數據，而且已經被深入、全面地應用于各個行業、各個領域發揮著數據支持作用，實現了各個行業的數據化運營、信息化管理。大數據應用過程中體現出以下優勢：高度的真實性、客觀性，大數據主要是對數據信息的集成，通常來說，數據采集有著更高的質量，同時更加客觀、真實，而且通常是大規模采集，其數據類型也豐富多樣、種類復雜，具體的數據形態涵蓋：文本、圖片、視頻、音頻等，其中個性化數據占據最大的成分和比例。基于大數據這樣的特征，將其應用于數據管理工作中則獨具優勢。

大數據為中職學校檔案管理帶來了機遇，也使得中職學校面臨挑戰，大數據的應用提高了檔案管理效率，控制了檔案管理成本，同時，也發揮了檔案的資源性功能，提升了其利用率，然而，大數據也向檔案管理提出了全新的要求和挑戰，它要求中職學校必須突破傳統的檔案管理理念，創新以往的檔案管理流程，需要檔案管理人員具備全新的技能素質與業務水平，而且要不斷地吸收和引進先進的新技術，以此適應檔案管理。

2 大數據背景下的中職學校檔案管理創新對策

1）創建檔案大數據平臺。大數據背景下通過創建檔案信息平臺是實現檔案管理創新的基礎環節。由于中職學校辦學歷史延長、規模持續擴大，其檔案數據信息也與日俱增，對此中職學校要一改傳統管理模式，創建檔案信息數據平臺，或者搭建電子檔案管理信息系統等，此信息系統大概涵蓋三個層次：平臺層、功能層、服務層，其中平臺層又大致包括：存儲平臺、計算平臺、多數據中心調度引擎。依托于此信息平臺來傳達數據、信息，而且進行資源的共享與交流，這樣不僅能確保工作效率，也能提高自動化水平。此檔案數據平臺和信息系統不僅可以對檔案信息進行分類，而且能夠動態查詢文件與檔案信息，而且中職學校可以對檔案文件定期歸檔，這樣就確保了檔案信息的豐富性、充實性與時效性。

2）創新理念，樹立資源化理念。大數據時代，檔案作為一種信息資源、數據資源也被列入了數據資源庫，既然是資源就要發揮其資源性的功能和價值，其服務對象和目標不僅要面向學校，還要面向個人、團體以及整個社會，這樣才能體現出大數據時代中職學校檔案信息化創新管理的價值和意義。因此，中職學校必須更新檔案管理理念，樹立資源化、服務化理念，在確保隱私安全、知識產權的基礎上將檔案作為一種資源、一種信息服務于各類群體，充分地利用檔案數據平臺系統來定期儲備資源，根據師生的需求和意愿來提供數據資源，供應合理的服務，將檔案信息數據庫作為一個面向不同類型群體的服務資源中心，并借助數據庫信息技術來豐富服務項目，拓寬服務渠道，提供全程式的服務，盡可能地發揮其數據資源的服務功效，這樣才能真正體現檔案的資源性價值。

3）深入新型信息技術的應用。大數據背景下，檔案資源主要依托于信息技術、數據技術等來得以應用和發展，然而，無論是信息技術還是數據技術都不是一成不變的，處于不斷地變化、發展與更新中，而且不斷升級、發展的數據信息技術經過大量的實證研究已經被應用于各行各業，不僅提高了工作效率，而且創造了較大的經濟利益。對此，中職學校檔案管理工作也要積極地創新信息技術，創新檔案管理的技術手段，要時刻關注客觀信息科技的發展形勢，緊跟時代的步伐。現階段，大數據時代已經走向“全數據”模式，而且其中的云計算技術也正在深入發展，所有這些創新、發展的現代信息科技都為檔案管理創造了有利條件。

4）深入挖掘檔案內在價值。大數據技術最明顯的優勢體現在其能發揮數據挖掘與集成等功能，這就為數據資源的開發、利用等創造了巨大價值，對此需要不斷地挖掘檔案資源的內在價值才具有實際意義。對此應做好檔案數據信息的搜集、整理、歸納、歸檔、分析等，最終形成一個檔案集成數據庫系統，從而為提供優質服務打好基礎。中職學校要積極地發展升級檔案管理流程，適度地引進學校檔案信息云服務技術，從而深入地分析、預測、收集與整理檔案信息資源，這樣才能為全體師生、社會等創造可利用條件、提供全面、到位的服務，這樣才能最大程度地開發出檔案信息中的價值。

5）制定檔案數據工作的科學標準。大數據時代，中職學校檔案管理工作稍顯復雜、多變，而且信息量浩瀚無窮、信息資源無比豐富，其中覆蓋了學生的學籍信息、學校各項活動和教學研究工作信息、學校人事檔案等，在這種形勢下，有必要制定檔案數據管理標準，積極地引進和利用先進的數據信息設備，充分地利用相關軟件，制定檔案數據工作的相關標準，這其中不僅包括檔案數據軟件相關管理標準的制定，也涵蓋檔案庫房、不同技術用房溫度與濕度等標準的制定。例如：按照科學的規定，檔案庫房的溫度一般應處于14-24度范圍內，夏季則要控制在24度以下，合理的濕度范圍則應在45%-60%RH。

6）強化檔案數據安全性管理。一般來說，大數據支持下的檔案管理更加客觀、高效，然而，其缺陷在于安全性受到威脅，特別是一些電腦病毒、黑客以及其他網絡隱患等的威脅與干擾都可能導致傳輸至數據系統的檔案數據的泄露。為了加快檔案數據化管理，發揮數據管理的優勢，必須強化檔案數據的安全性管理，不僅需要政府出臺檔案安全管理的標準與規范，也要重點強化對硬盤設備的安全管理，增強檔案管理的安全意識，以防外界病毒的入侵。

總之，大數據技術是一把雙刃劍，它為檔案管理帶來了全新的機遇和挑戰，面臨著大數據這一技術背景，最關鍵的是要做好檔案管理工作，中職學校要積極地利用大數據的背景形勢，改革傳統的檔案管理模式，更新檔案管理理念，采用全新的技術，這樣才能真正實現大數據支持下的檔案創新管理，才能帶來預期的經濟效益，也才能充分地發揮大數據的技術優勢，才能使得中職學校的檔案資源得到充分、合理地利用，發揮其信息資源價值。

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作者簡介

董華（1968-），女，漢族，大學本科，山東青島人，就職于山東省青島第三十中學（青島烹飪職業學校），現任學校檔案館員并負責學籍管理，潛心于怎樣才能做好學校檔案工作的研究。