推行“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”提升企業(yè)運(yùn)行效能

杜志明

摘 要：本文針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在企業(yè)辦公中的應(yīng)用進(jìn)行研究，以企業(yè)辦公信息化發(fā)展為目標(biāo)，提出“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的理念和措施，以便提高企業(yè)運(yùn)行效能，在高效辦公的情況下，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;辦公;運(yùn)行效能

隨著移動(dòng)設(shè)備的普及和各類應(yīng)用軟件的推出，使得互聯(lián)網(wǎng)逐漸從桌面PC轉(zhuǎn)向手機(jī)和其他移動(dòng)設(shè)施，加快了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和企業(yè)辦公的融合，為企業(yè)辦公提供新思路。“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”滿足隨時(shí)隨地辦公要求，提高了辦公信息化程度，為人們生活工作帶來極大便利，加大對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的研究有著一定現(xiàn)實(shí)意義。

1 移動(dòng)辦公應(yīng)用

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸發(fā)展成熟，發(fā)展出多種移動(dòng)業(yè)務(wù)，包括移動(dòng)交互社區(qū)、移動(dòng)下載、移動(dòng)視頻等，移動(dòng)辦公只是多種應(yīng)用業(yè)務(wù)中的一種。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，智能技術(shù)不斷改進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)辦公系統(tǒng)的功能更加多樣化，用戶需求和移動(dòng)辦公軟件的結(jié)合，促進(jìn)了“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”模式的發(fā)展，為移動(dòng)辦公提供了條件，為企事業(yè)單位創(chuàng)造一個(gè)良好的辦公環(huán)境。一方面，從互聯(lián)網(wǎng)辦公需要來看，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公效率的提高，目前各企事業(yè)單位都建立了辦公數(shù)字化系統(tǒng)，可完成日常辦公和信息傳輸?shù)龋娮踊k公極大程度加強(qiáng)了企業(yè)運(yùn)行效能。但傳統(tǒng)的局域網(wǎng)相較于企業(yè)辦公要求還存在一定差距，受到有線連接和空間限制，不能滿足辦公人員不定期外出的要求，在傳統(tǒng)OA系統(tǒng)中，一些緊急公文無法及時(shí)處理，降低了整個(gè)工作質(zhì)量。要想順應(yīng)現(xiàn)代辦公發(fā)展趨勢(shì)，確保各項(xiàng)事物處理的時(shí)效性，應(yīng)在“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”上作出努力，是互聯(lián)網(wǎng)辦公理念開始產(chǎn)生的背景條件。互聯(lián)網(wǎng)辦公是傳統(tǒng)移動(dòng)辦公系統(tǒng)在無線技術(shù)上的拓展運(yùn)用，可利用收集等移動(dòng)設(shè)備，接入企事業(yè)單位的移動(dòng)辦公系統(tǒng)中，確保系統(tǒng)功能正常實(shí)現(xiàn)，擺脫有線連接和地理空間的限制，促使辦公人員實(shí)時(shí)了解單位內(nèi)部信息，將實(shí)時(shí)辦公理念落到實(shí)處。

2 推行“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的措施

企業(yè)辦公信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要部分，應(yīng)堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施的指導(dǎo)原則，加快建立和企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、經(jīng)營特點(diǎn)相適應(yīng)的信息化辦公系統(tǒng)，具體措施如下。

2.1 互聯(lián)網(wǎng)辦公思路

從公司實(shí)際情況出發(fā)，我們提出兩加快、兩優(yōu)先的移動(dòng)辦公信息化建設(shè)理念，兩加快是指加快實(shí)現(xiàn)信息化和辦公業(yè)務(wù)相融合，促進(jìn)協(xié)同辦公;兩優(yōu)化，是指整合現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)，大力發(fā)展移動(dòng)辦公，突出互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在企業(yè)移動(dòng)辦公中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。同時(shí)在構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)+辦公平臺(tái)時(shí)，還要注重市場(chǎng)管理、經(jīng)營管理、設(shè)備管理、人力資源等部門的協(xié)同作業(yè)，根據(jù)部門工作實(shí)際需要完善構(gòu)建信息化管理體系，實(shí)施深入融合，將移動(dòng)辦公業(yè)務(wù)需求納入信息化體系中，逐漸形成具有企業(yè)特色的辦公業(yè)務(wù)處理體系。

2.2 互聯(lián)網(wǎng)辦公的推行措施

2.2.1 提高“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”重要性的認(rèn)識(shí)

將“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”落實(shí)到企業(yè)經(jīng)營管理中，能實(shí)現(xiàn)辦公移動(dòng)化和協(xié)同化，是企業(yè)創(chuàng)新管理的重要途徑，并能實(shí)現(xiàn)管理體系完善構(gòu)建，是滿足辦公管理專業(yè)化的有效舉措，也是企業(yè)高效運(yùn)行的重要支撐[1]。總的來說，要想促進(jìn)移動(dòng)辦公業(yè)務(wù)的有序開展，需要將“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”理念貫徹在辦公人員心中，加快企業(yè)辦公信息化發(fā)展趨勢(shì)。一是在管理層加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高整體管理效率;二是將移動(dòng)辦公融入到企業(yè)經(jīng)營管理各個(gè)環(huán)節(jié)，如在業(yè)務(wù)流動(dòng)、人員安排、信息傳遞等方面，應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)。在實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和業(yè)務(wù)處理相結(jié)合后，使得傳統(tǒng)辦公轉(zhuǎn)變成智能辦公，規(guī)范管理流程和管理行為。提高對(duì)移動(dòng)辦公的認(rèn)知，不僅體現(xiàn)在辦公軟件開發(fā)上，還要求及時(shí)轉(zhuǎn)變辦公模式及管理模式，以信息化手段取代傳統(tǒng)手段，從根本上提高辦公現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)工作無紙化，減少在電話費(fèi)、紙張上的辦公費(fèi)用，發(fā)揮移動(dòng)辦公在降本上的作用。

2.2.2 確定“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的實(shí)施方法

在實(shí)施互聯(lián)網(wǎng)辦公時(shí)，要針對(duì)企業(yè)不同部門和不同工作崗位設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)劃，堅(jiān)持統(tǒng)一管理和統(tǒng)一建設(shè)的原則，從多角度推動(dòng)企業(yè)辦公信息化發(fā)展。在辦公信息化平臺(tái)上，可建立多個(gè)安全、開放的信息共享渠道，提高業(yè)務(wù)處理時(shí)效性，確保企業(yè)內(nèi)部信息資源和人力資源的科學(xué)配置，提高企業(yè)經(jīng)營效益。在技術(shù)路線選擇方面，應(yīng)注重兼容并包，在保證公司辦公系統(tǒng)有效應(yīng)用的同時(shí)，不斷開發(fā)系統(tǒng)新功能。辦公系統(tǒng)運(yùn)行流程要結(jié)合業(yè)務(wù)處理要求的變化而進(jìn)行調(diào)整，在長期開發(fā)和維護(hù)作業(yè)中，保證系統(tǒng)功能多樣化發(fā)展。一方面應(yīng)加大在開發(fā)、升級(jí)上的資金投入，另一方面要提高科技水平，將先進(jìn)技術(shù)融入到移動(dòng)辦公平臺(tái)中，為系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)加以保障。

2.2.3 加大對(duì)信息人才的培養(yǎng)

要想將“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”和企業(yè)業(yè)務(wù)處理緊密結(jié)合在一起，應(yīng)從信息人才培養(yǎng)角度出發(fā)，重視人才培養(yǎng)，建立一批高素質(zhì)的信息化隊(duì)伍。新時(shí)代背景下，各行業(yè)發(fā)展對(duì)信息化人才提出較高要求，要加強(qiáng)人才引進(jìn)、提升等工作，培養(yǎng)企業(yè)自己的開發(fā)團(tuán)隊(duì)，為信息專業(yè)人才培養(yǎng)創(chuàng)造條件[2]。只有在保證人力資源有效安排的情況下，才能推動(dòng)企業(yè)信息化辦公發(fā)展進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)辦公在企業(yè)經(jīng)營管理中的普及。另外，還要高度重視安全工作，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)辦公帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)，需要制定有效的防范控制體系，明確各辦公人員的管理權(quán)限，從系統(tǒng)運(yùn)行特點(diǎn)出發(fā)消除可能存在的安全隱患，以免發(fā)生泄密事件或數(shù)據(jù)丟失事件。在實(shí)施互聯(lián)網(wǎng)辦公的同時(shí)，應(yīng)從管理和技術(shù)層面入手建立完整的安全防護(hù)體系，是突出企業(yè)移動(dòng)辦公優(yōu)勢(shì)的保障，同時(shí)有利于企業(yè)運(yùn)行效能的提升。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的發(fā)展趨勢(shì)

企業(yè)辦公業(yè)務(wù)自動(dòng)化的快速發(fā)展，相關(guān)軟件和產(chǎn)品較多，已經(jīng)融入到企業(yè)、政府等領(lǐng)域，應(yīng)用深度和廣度有所提升。從“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”發(fā)展趨勢(shì)來看，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是協(xié)同辦公，具有節(jié)省成本、方便快捷、提升效率的優(yōu)點(diǎn)。從企業(yè)經(jīng)營管理要求出發(fā)，利用協(xié)同系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享和資源上的協(xié)同。在協(xié)同管控系統(tǒng)中，可全面開展檔案管理、公文管理、人事管理、會(huì)議管理等，隨著相關(guān)軟件的研發(fā)，為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理提供了信息化服務(wù)，可解決信息孤島問題。確保企業(yè)管理層可實(shí)時(shí)把控企業(yè)運(yùn)行情況，達(dá)到加強(qiáng)管控的目的;二是移動(dòng)辦公，即是辦公人員能隨時(shí)隨地利用移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行管理作業(yè)，提高了管理效能，并能做到快速反應(yīng)。在移動(dòng)辦公模式下，規(guī)范工作流程，在收發(fā)文、公文處理、匯報(bào)、審批等工作業(yè)務(wù)中，通過移動(dòng)辦公可提高工作開展的規(guī)范性和自動(dòng)化。同時(shí)還能方便事務(wù)處理，利用移動(dòng)辦公將碎片化時(shí)間整合起來，是提高企業(yè)辦公效率和質(zhì)量的重要途徑。

4 結(jié)論

綜上所述，在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，需要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為企業(yè)辦公信息化發(fā)展提供條件，是加強(qiáng)企業(yè)運(yùn)行效能的重要條件。本文針對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的應(yīng)用和推廣進(jìn)行研究，形成有效的“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”實(shí)施路徑體系，將先進(jìn)的辦公思想融入企業(yè)經(jīng)營管理全過程，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的辦公人員隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)

[1]董書意，林佳.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下協(xié)同辦公平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].辦公自動(dòng)化，2019，24（23）：23-25+54.

[2]羅紅年.推行“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”提升企業(yè)運(yùn)行效能[J].中國管理信息化，2019，22（17）：85-86.