推行“互聯網+辦公”提升企業運行效能

杜志明

摘 要：本文針對互聯網技術在企業辦公中的應用進行研究，以企業辦公信息化發展為目標，提出“互聯網+辦公”的理念和措施，以便提高企業運行效能，在高效辦公的情況下，促進企業健康發展。

關鍵詞：互聯網+;辦公;運行效能

隨著移動設備的普及和各類應用軟件的推出，使得互聯網逐漸從桌面PC轉向手機和其他移動設施，加快了互聯網技術和企業辦公的融合，為企業辦公提供新思路。“互聯網+辦公”滿足隨時隨地辦公要求，提高了辦公信息化程度，為人們生活工作帶來極大便利，加大對“互聯網+辦公”的研究有著一定現實意義。

1 移動辦公應用

互聯網技術逐漸發展成熟，發展出多種移動業務，包括移動交互社區、移動下載、移動視頻等，移動辦公只是多種應用業務中的一種。在大數據時代下，智能技術不斷改進，互聯網辦公系統的功能更加多樣化，用戶需求和移動辦公軟件的結合，促進了“互聯網+辦公”模式的發展，為移動辦公提供了條件，為企事業單位創造一個良好的辦公環境。一方面，從互聯網辦公需要來看，為了實現企業辦公效率的提高，目前各企事業單位都建立了辦公數字化系統，可完成日常辦公和信息傳輸等，電子化辦公極大程度加強了企業運行效能。但傳統的局域網相較于企業辦公要求還存在一定差距，受到有線連接和空間限制，不能滿足辦公人員不定期外出的要求，在傳統OA系統中，一些緊急公文無法及時處理，降低了整個工作質量。要想順應現代辦公發展趨勢，確保各項事物處理的時效性，應在“互聯網+辦公”上作出努力，是互聯網辦公理念開始產生的背景條件。互聯網辦公是傳統移動辦公系統在無線技術上的拓展運用，可利用收集等移動設備，接入企事業單位的移動辦公系統中，確保系統功能正常實現，擺脫有線連接和地理空間的限制，促使辦公人員實時了解單位內部信息，將實時辦公理念落到實處。

2 推行“互聯網+辦公”的措施

企業辦公信息化是企業信息化建設的重要部分，應堅持頂層設計、統籌規劃、分步實施的指導原則，加快建立和企業發展目標、經營特點相適應的信息化辦公系統，具體措施如下。

2.1 互聯網辦公思路

從公司實際情況出發，我們提出兩加快、兩優先的移動辦公信息化建設理念，兩加快是指加快實現信息化和辦公業務相融合，促進協同辦公;兩優化，是指整合現有應用系統，大力發展移動辦公，突出互聯網技術在企業移動辦公中的應用優勢。同時在構建互聯網+辦公平臺時，還要注重市場管理、經營管理、設備管理、人力資源等部門的協同作業，根據部門工作實際需要完善構建信息化管理體系，實施深入融合，將移動辦公業務需求納入信息化體系中，逐漸形成具有企業特色的辦公業務處理體系。

2.2 互聯網辦公的推行措施

2.2.1 提高“互聯網+辦公”重要性的認識

將“互聯網+辦公”落實到企業經營管理中，能實現辦公移動化和協同化，是企業創新管理的重要途徑，并能實現管理體系完善構建，是滿足辦公管理專業化的有效舉措，也是企業高效運行的重要支撐[1]。總的來說，要想促進移動辦公業務的有序開展，需要將“互聯網+辦公”理念貫徹在辦公人員心中，加快企業辦公信息化發展趨勢。一是在管理層加強信息化建設，提高整體管理效率;二是將移動辦公融入到企業經營管理各個環節，如在業務流動、人員安排、信息傳遞等方面，應充分利用互聯網平臺。在實現互聯網技術和業務處理相結合后，使得傳統辦公轉變成智能辦公，規范管理流程和管理行為。提高對移動辦公的認知，不僅體現在辦公軟件開發上，還要求及時轉變辦公模式及管理模式，以信息化手段取代傳統手段，從根本上提高辦公現代化水平，實現工作無紙化，減少在電話費、紙張上的辦公費用，發揮移動辦公在降本上的作用。

2.2.2 確定“互聯網+辦公”的實施方法

在實施互聯網辦公時，要針對企業不同部門和不同工作崗位設定統一標準、統一規劃，堅持統一管理和統一建設的原則，從多角度推動企業辦公信息化發展。在辦公信息化平臺上，可建立多個安全、開放的信息共享渠道，提高業務處理時效性，確保企業內部信息資源和人力資源的科學配置，提高企業經營效益。在技術路線選擇方面，應注重兼容并包，在保證公司辦公系統有效應用的同時，不斷開發系統新功能。辦公系統運行流程要結合業務處理要求的變化而進行調整，在長期開發和維護作業中，保證系統功能多樣化發展。一方面應加大在開發、升級上的資金投入，另一方面要提高科技水平，將先進技術融入到移動辦公平臺中，為系統功能的實現加以保障。

2.2.3 加大對信息人才的培養

要想將“互聯網+辦公”和企業業務處理緊密結合在一起，應從信息人才培養角度出發，重視人才培養，建立一批高素質的信息化隊伍。新時代背景下，各行業發展對信息化人才提出較高要求，要加強人才引進、提升等工作，培養企業自己的開發團隊，為信息專業人才培養創造條件[2]。只有在保證人力資源有效安排的情況下，才能推動企業信息化辦公發展進程，實現互聯網辦公在企業經營管理中的普及。另外，還要高度重視安全工作，對于互聯網辦公帶來的安全風險，需要制定有效的防范控制體系，明確各辦公人員的管理權限，從系統運行特點出發消除可能存在的安全隱患，以免發生泄密事件或數據丟失事件。在實施互聯網辦公的同時，應從管理和技術層面入手建立完整的安全防護體系，是突出企業移動辦公優勢的保障，同時有利于企業運行效能的提升。

3 “互聯網+辦公”的發展趨勢

企業辦公業務自動化的快速發展，相關軟件和產品較多，已經融入到企業、政府等領域，應用深度和廣度有所提升。從“互聯網+辦公”發展趨勢來看，主要體現在以下兩個方面：一是協同辦公，具有節省成本、方便快捷、提升效率的優點。從企業經營管理要求出發，利用協同系統實現信息共享和資源上的協同。在協同管控系統中，可全面開展檔案管理、公文管理、人事管理、會議管理等，隨著相關軟件的研發，為企業各項業務處理提供了信息化服務，可解決信息孤島問題。確保企業管理層可實時把控企業運行情況，達到加強管控的目的;二是移動辦公，即是辦公人員能隨時隨地利用移動設備進行管理作業，提高了管理效能，并能做到快速反應。在移動辦公模式下，規范工作流程，在收發文、公文處理、匯報、審批等工作業務中，通過移動辦公可提高工作開展的規范性和自動化。同時還能方便事務處理，利用移動辦公將碎片化時間整合起來，是提高企業辦公效率和質量的重要途徑。

4 結論

綜上所述，在企業經營管理過程中，需要充分利用互聯網技術，為企業辦公信息化發展提供條件，是加強企業運行效能的重要條件。本文針對“互聯網+辦公”的應用和推廣進行研究，形成有效的“互聯網+辦公”實施路徑體系，將先進的辦公思想融入企業經營管理全過程，培養一批高素質的辦公人員隊伍。

參考文獻

[1]董書意，林佳.“互聯網+”時代下協同辦公平臺的設計與實現[J].辦公自動化，2019，24（23）：23-25+54.

[2]羅紅年.推行“互聯網+辦公”提升企業運行效能[J].中國管理信息化，2019，22（17）：85-86.