大數據環境下企業檔案管理工作的思考

陶紅

摘要：對我國當下的社會發展形勢進行深入的分析，可以發現我國已經初步進入了信息化的發展時代，并且隨著網絡新技術的不斷發展，我國信息化建設的水平，也相對以往之前有著長足的發展。對檔案管理工作進行深入的分析，可以發現在新的形勢下對具體工作的要求也越來越高，在這樣的發展形勢下，如何調整信息化的整體調控方式，進而把控檔案管理工作的實際工作效率，成為了時下企業檔案管理工作的重點，文章就以此為方向對相關問題展開討論。

關鍵詞：大數據環境；企業檔案管理工作；思考

引言

檔案作為一門管理性質的專業，其管理工作已經在向高度知識化、高度集約化以及高技術化方面轉變，檔案管理需要具有綜合性素質和管理能力的復合型人才，才能提升在檔案服務方面的層次性。檔案隊伍建設事關檔案工作全局，打造一支業務精湛的專業化隊伍，是我們做好檔案工作、適應檔案工作發展新形勢的關鍵。

1 企業檔案管理工作的作用

1.1 有利于提高檔案管理工作的效率

在傳統的企業檔案管理中，很多企業的管理思想比較陳舊，并且企業沒有嚴格審核檔案管理，導致檔案管理工作中不僅會消耗大量的時間，同時也會導致檔案管理的效率低下。在信息化的時代背景下，利用信息化技術對檔案工作進行管理，有利于提高檔案管理工作的效率。真實可靠的檔案在企業的建設與發展中具有重要作用，是企業建設的重要參考，在檔案管理中加強對信息技術的應用，能夠提高工作效率，為檔案管理人員進行檔案真實性和準確性的查證工作提供時間，促進檔案的優化，保障檔案的真實可靠。同時，利用信息化技術，能夠準確掌握檔案在企業中被閱讀和使用的人數，為檔案管理工作提供了便利性。

1.2 有利于企業檔案的保存

在傳統的檔案管理工作中，硬件管理能力不足，紙質檔案是主要是保存形式，這種紙質檔案的保存是有年限的，一旦過了保存的時間，就可能需要重新整理檔案和保存檔案，甚至會影響檔案的完整性。利用現代信息化技術，能夠有效避免這些問題，延長檔案管理的壽命，為人們查找檔案管理工作提供便利，即使在進行檔案的閱讀之后也不會檔案造成損傷，有效保障了檔案管理工作的質量。除此之外，利用信息化技術中的加密技術，還能夠提高檔案管理工作的安全性，為檔案的安全提供技術支撐。

2企業檔案管理發展現狀

改革開放以來我國經濟發展突飛猛進，在市場經濟條件下，檔案管理對企業具有新的重要意義，但是檔案管理工作長期滯后，不能有效提高企業在激烈市場經濟中的競爭力。我國企業檔案管理水平發展參差不齊，主要表現在以下幾個方面：國有企業檔案管理普遍比民企好一些，國企有良好的基礎，在一定程度上參照了國家機關事業單位的管理方式，一般能得到檔案局的監督和指導，而民企大多數處于起步階段，有些甚至沒有真正意義上的檔案工作。但也不乏成功的民企檔案工作已經達到了企業檔案管理的領先水平；國企在主動性、體制、創新方面還亟待提高。各行業發展水平參差不齊，建筑行業普遍比生產制造業要好，生產制造企業檔案意識薄弱，決策者普遍沒有意識到檔案的重要性，沒有認識到檔案利用的好處，就不能驅動做好檔案管理，而建筑企業由于國家層面在檔案歸檔方面進行了法制性規范，其檔案管理如今具有一定的管理水平。大型企業比中小型企業做的好，往往越是大型企業，檔案管理的水平越能體現出一個企業的管理水平，企業越大，行為越復雜，產生的文件越多，檔案管理的重要性就體現的越明顯，而小型企業往往重視的是市場和生產，檔案工作還未引起領導者的重視。而小部分成功的民營企業檔案管理也能達到領先水平，這與領導者的關注不無關系。

3 大數據背景下加強企業檔案管理的策略

3.1 轉變觀念，樹立檔案供給側意識

企業檔案工作既是企業研發、生產、經營、管理、服務等工作的結束，又是企業開展這些工作的起點，企業應該樹立檔案供給側意識。要把企業檔案工作做好，僅僅是檔案管理人員具備檔案意識是遠遠不夠的，企業每一位員工都應該具備檔案意識，把企業檔案工作放到企業整體生產經營的每一個環節中去。檔案產生部門應該樹立歸檔意識，將有保存利用價值的檔案隨時收集、妥善保管并及時歸檔，確保檔案的完整；檔案管理部門和檔案管理人員應該樹立服務意識，將收集的檔案按照企業的標準制度進行整理、分類、編目，以便為利用人員提供高效的服務；檔案管理人員需要對保管的檔案資料進行信息化加工，大力開展檔案編研工作，開發檔案專題數據等，滿足業務部門更高層次的需求；檔案管理人員還需要提高服務技能，深入學習互聯網思維，加強對信息技術的應用熟練度，從而將檔案的服務功能更好地發揮出來。

3.2 制定完善的檔案管理體系

就目前而言，大多數國有企業在構建檔案管理制度的時候未制定明確的目標，經常出現摸著石頭過河的現象，對此筆者認為，在新時期，國有企業需要從全局角度出發，將國內外優秀的經驗融入其中，嚴格按照標準進行，如果沒有按照標準，那么則會導致制度呈現出混亂性，也無法發揮出檔案管理的作用，對提高國有企業經濟效益與社會效益造成制約。此外，在借鑒他人經驗的時候，要按照實際的發展情況，比如對資源進行分類整理、實現檔案管理的日常維護等，所以在當前信息化背景下，要想真正實現檔案管理的有效性，那么首要任務便是要針對性的構建與完善檔案管理體系。

3.3 提高檔案管理人員的素養

現如今，眾多高校已經紛紛開展了檔案管理專業，且國有企業在發展進程中對檔案管理也加以重視，人才需求量越來越大，從性質上分析，檔案管理屬于服務性較強的工作，尤其在近幾年信息化時代的來臨下，對從事這一方面的工作人員更是提出了更高的要求，比如檔案管理人員不僅會熟練使用網絡，可還要跟隨時代發展的要求具備較高的專業素養，能夠在海量的信息資料中查找有用的信息，且可做好分類與整合，當然，未避免被時代所拋棄，檔案管理人員需要不斷學習，具有高瞻遠矚的目光，實現檔案管理的創新發展。當然，國有企業要根據現狀對員工進行培訓與教育，在潛移默化中提高其綜合水平。

3.4 做好企業檔案的統計工作

企業應當建立檔案臺賬，包括庫藏情況、檔案設施設備情況、年度入庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案銷毀情況等，檔案臺賬是檔案來龍去脈的一種反映，是了解檔案的重要途徑，是總結檔案工作的依據，是提高檔案工作質量、提高檔案管理水平的一種有效方法。同時也要做好對企業檔案的統計分析，統計分析是了解檔案工作成果的重要手段，也是對檔案工作者量化考核的依據，起著推動檔案工作發展的重要作用。考察檔案工作一般是從檔案歸檔率、利用率兩個方面，檔案工作者要從這兩個方面認識自己的不足，改進工作方法，以提高檔案的歸檔率和利用率。

4 結語

檔案隊伍建設是一項復雜的系統工程，決非“一蹴而就”的簡單過程，是隊伍的思想理念、業務素質、綜合技能的高度統一，涉及政策環境、業務培訓、績效考核、文化建設等方方面面，只有實現檔案隊伍建設的制度化、規范化、系統化，才能充分體現檔案工作專業化的價值。

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