新時期公路行業(yè)檔案信息化建設之我見

李大明

摘 要：公路檔案就是交通事業(yè)發(fā)展的見證者，真實記錄著公路行業(yè)發(fā)展的各種信息，所以妥善管理公路檔案具有積極的現(xiàn)實意義。新時期，人們對公路交通提出了更高要求，管理與建設實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，檔案信息化建設也就成為了必然發(fā)展趨勢。

關鍵詞：新時期 公路行業(yè) 檔案 信息化建設

一、檔案管理信息化概念

所謂檔案管理信息化，指的是在國家檔案行政管理部門統(tǒng)一規(guī)劃指導下，在開展檔案管理活動中，通過網(wǎng)絡系統(tǒng)平臺，利用先進的通信技術手段，實現(xiàn)對系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理，并為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務，最終達到現(xiàn)代化檔案管理的目標。

二、公路檔案信息化建設面臨的現(xiàn)狀

（一）公路檔案管理標準化程度不高

信息化技術需要較高的時效性，但由于現(xiàn)有的標準程序制約了時效性，所以在實際工作中難以有效應用規(guī)范的技術標準。雖然交通運輸部制定了國家層面的《交通運輸信息化標準體系表》，對體系框架提出了具體標準，但對于省市級單位缺乏可行性，與實際情況不能實現(xiàn)無縫銜接。

我國在公路檔案管理工作方面起步較晚，使得各項業(yè)務基礎性較差，在管理制度、管理經(jīng)驗方面、管理人才等諸多方面比較欠缺。因而落實到具體工作中，很容易出現(xiàn)混亂管理和不協(xié)調(diào)現(xiàn)象，這就勢必導致公路檔案管理在應用數(shù)據(jù)信息時不能很好地保證質(zhì)量，相當多的數(shù)數(shù)據(jù)在建檔之初就存在缺陷。再加上由于管理規(guī)范仕程度低，不同時期、不同類型的公路檔案信息難以實現(xiàn)兼容性，特別是在關鍵信息處理上更是無法統(tǒng)一，造成了關鍵信息的大量缺失。此外，信息管理標準也不統(tǒng)一，各個部門之間的信息難以進行整合，這同樣是新時期公路行業(yè)檔案管理信息化建設受到限制的一大難題，需要舉非常之力進行解決。

（二）公路檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

檔案管理信息化對工作人員提出了較高要求，需要工作人員能夠靈活掌握數(shù)據(jù)轉化，要有專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)知識，還要具備專業(yè)的檔案管理能力。但是對于公路部門檔案管理工作來說，由于存在崗位人員流動性大、人員崗位很難固定等弱點，因而導致管理人員能力參差錯落。一些管理人員業(yè)務水平不過關，沒經(jīng)過系統(tǒng)培訓，就“趕鴨子上架”的現(xiàn)象較為突出，形成了綜合素質(zhì)偏低、對信息化工作流程掌握不熟練、對具體操作規(guī)范不夠精準科學的惡性循環(huán)，使得工作效率難以提升。同時，信息傳遞手段相對滯后，數(shù)據(jù)庫未能及時更新，限制了檔案管理信息化發(fā)展的進程。再加上部分管理人員服務理念的缺乏，工作中往往墨守成規(guī)，不創(chuàng)新、欠主動，浪費了大量的信息資源，這也在某種程度上造成公路行業(yè)檔案管理信息化建設步伐的延緩。

（三）公路檔案信息化建設意識相對缺乏

首先，就管理層而言，在檔案信息化建設方面并未引起足夠的重祀。有的領導只關注實際工作，卻忽視了檔案信息化建設的重要性和緊迫性，所以平常沒有認真對待此事，甚致還忽略了將該項工作納入到單位一年一度的考核考評中，這就造成財力、物力等方面不能及時跟進，缺少了有力支持，無法實現(xiàn)有效的檔案信息化建設的與時俱進。其次，管理人員超前意識不強。具體表現(xiàn)在思想保守、觀念陳舊，安于現(xiàn)狀。在新知識吸收、新技術使用，新時代要求方面顯得無動于衷，缺少敏銳性。不善于接受新鮮事物，工作中缺少熱情，不能及時補充自己的不足，總是覺得沿襲傳統(tǒng)的工作方式程序簡單，操作起來也容易，認為只要楮案整理接老辦法，檔案保管按老規(guī)矩，檔案查閱按老章程，最經(jīng)不丟失卷宗，就盡到了檔案管理的職能職責，何需什么主觀能動性與科技的創(chuàng)新性，這些不利因素均構成了阻礙檔案信息化建設與發(fā)展的顯著瓶頸。

（四）公路檔案信息化建設經(jīng)費投入不足

隨著社會的進步，公路檔案事業(yè)未來必然會發(fā)展成為具有先進網(wǎng)絡化平臺，方便快捷信息化服務，科學有效管理方式的全新模式。這就需檔案理工作務必與時俱進，順應時代趨勢，從技術、設備等各方面開展創(chuàng)新。同時對于新事物還得采取有效的維護保養(yǎng)，這一切均離不開資金的支持?；鶎庸凡块T雖然也能進行少量資金投入，但對于整個公路行業(yè)要實現(xiàn)檔案信息化建設這個如此規(guī)模的大項目來說，無異于杯水車薪，起不了決定性作用，當然也解決不了實際問題，從而勢必影響到檔案管理信息化發(fā)展的速度。

三、加強新時期公路行業(yè)檔案信息化建設的對策

（一）建立起完善的公路檔案管理組織體系

公路行業(yè)結合信息化規(guī)劃與自身發(fā)展特點，應對信息化工作加強組織領導，建立完善的組織框架，以確保信息化管理工作推動順利，并能夠充分發(fā)揮實效。信息管理部門應對信息化建設進行技術層面的溝通與管理，在其他部門以及下級部門首先普及檔案信息化知識，其次要推進信息化制度建設，以提高檔案信息化建設的組織化、規(guī)范化和科技化程度。同時對信息化建設中的各項工作應加大協(xié)調(diào)力度，將信息化顧問的作用發(fā)揮出來，進而建立起一個運轉高效、溝通順暢、密切配合的信息化管理網(wǎng)絡體系，從而為檔案信息化建設保駕護航。

（二）切實增強公路管理者檔案信息化意識

首先，要提升公路行業(yè)管理層人員的檔案信息化建設意識。因為這直接決定了檔案信息化建設的深度與廣度。基于此，作為管理層人員，要將此項工作提上議程，站在科學管理的角度去審視把握檔案信息化建設工作的重要性，并給予大力支持，將公路檔案信息化建設蚋入單位年度考核目標，在人力、財力、物力等各方面提供支持，對于實際工作中遇到的難題做到認真方析，盡快解決。其次，就是要求從事檔案管理的管理者與員工切實提高公路檔案信息化建設的意識，此乃提高檔案信息化建設的一項重點內(nèi)容。檔案信息化管理是時代的要求，未來發(fā)展的必然趨勢，更是新時期公路行業(yè)檔案管工作的方向，管理人員要改變傳統(tǒng)的工作方式，改變陳舊的主觀思想，要緊跟時代發(fā)展的腳步，及時掌握新理念，補充新知識，接受新技術，對檔案管理工作進行全方位創(chuàng)新，充分發(fā)揮主觀能動性，努力提高業(yè)務水平與管理水平，不斷增強服務意識，為推動單位檔案信息化建設步伐，服務國家交通公路事業(yè)國發(fā)展作出應有貢獻。

（三）建立起一套規(guī)范的公路檔案信息化制度

要想實現(xiàn)全面的公路行業(yè)檔案信息化建設，就離不開制度的大力支持，為公路檔案信息管理提供運作章程。有效的管理體系中最重要的就是對規(guī)章制度的嚴格執(zhí)行，所以公路檔案管理部門可通過建立系統(tǒng)的管理制度對現(xiàn)有的信息化管理機制進行優(yōu)化。對已經(jīng)建檔的公路信息來說，要重視其安全性與完整性。要制定有效的考評制度，操作細目，進而約束管理人員的隨意性，培養(yǎng)其苛刻嚴謹?shù)募o律作風，激發(fā)出他們的工作熱情，挖掘其主觀能動性，并適時組織開展對新型管理辦法的學習，從中不斷完善管理機制，保證公路檔案管理信息化的全面科學有序運行。

（四）提升公路檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案信息化建設工作中，人的因素是最至關重要的。管理人員的綜合素質(zhì)會直接影響到對檔案管理工作的管理質(zhì)量。要想全面落實有效的公路檔案管理信息化工作，就需要在檔案基礎工作、計算機、管理技＼能力等專業(yè)方面挖掘大量人才，培養(yǎng)能夠滿足檔案信息化各個環(huán)節(jié)的綜合性人才。相關人員要懂得運用新型的管理方式，熟悉電子文件管理與歸檔技能，并熟練掌握計算機操作技能，能夠通過已掌握的知識實現(xiàn)對辦公設備的維護、使用與管理。所以相關部門要對工作人員在計算機與專業(yè)知識方面加強培訓工作，確保工作人員綜合素質(zhì)得到提升。

（五）建立專業(yè)的公路檔案信息化系統(tǒng)

對于公路檔案信息化建設來說，成功的關鍵就是信息檔案管理系統(tǒng)是否完善。因此，要從設計、軟件，信息傳遞等多方面進行考慮，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性。如果在設計系統(tǒng)時使用了不同類型的軟件，會造成系統(tǒng)不兼容情況出現(xiàn)，會影響到檔案信息的安全性，更不便于工作人員的日常工作。在對公路檔案信息化系統(tǒng)進行設計時，首先就是要確保系統(tǒng)具備實用性，之后才是系統(tǒng)的便捷性與可操作性。但同時也不能忽視系統(tǒng)的升級與選擇技術標準等方面的內(nèi)容，要結合實際情況綜合設計公路檔案信息化系統(tǒng)，因此這也對設計人員提出了較高要求，工作人員在設計初期要進行調(diào)查研究，將創(chuàng)新理念融于其中，讓系統(tǒng)資源具備可繼承性，為升級更新預留出足夠空間，防止出現(xiàn)資源浪費。

（六）加大公路檔案信息化建設經(jīng)費投入

在公路檔案信息化建設過程中，資金投入是一項必不可少的環(huán)節(jié)，也是檔案信化能否升級達標，并向更高層次邁進關環(huán)節(jié)。作為基層公路部門，首先要最大限度爭取到上級業(yè)務部門和地方行政管理部門的項目支持與財政預算。其次要要采取多種途徑籌集資金，實現(xiàn)了政府支持與多元化并舉的籌資方式。單位年度預算中要預留出一定的專項資金用于檔案信息化建設。在建設基礎設施、系統(tǒng)研發(fā)、科研項目建設等方面要合理安排經(jīng)費，隨時能對信息資源維護與應用提供資金保證，可根據(jù)實際情況適當增加費用，對具備創(chuàng)新性、探索性的項目要給予支持。此外，要建立完善的信息化建設投資機制，鼓勵社會各界人士支持公路信息化建設，打造良好的市場環(huán)境。對信息化建設資金應加大管理力度，對專項資金采取統(tǒng)一調(diào)配方式，將資金調(diào)控作用發(fā)揮到最大化，也使資金的合理用途產(chǎn)生出最大效益，從而推動公路檔案管理信息化建設步入科學化、規(guī)范化、常態(tài)化軌道，為公路交通事業(yè)又快發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效、一流的信息資源服務。

四、結束語

綜上所述，公路行業(yè)檔案管理信息化建設并不是一朝一夕，一蹴而就，某個階段便能完成的事情。這乃是一項著眼長遠，立足全局，面向未來的復雜細統(tǒng)的科學化工程。革故創(chuàng)新永遠在路上，要不斷探索新模式、新方法。管理者和工作人員應從思想上形成高度統(tǒng)一，積極為公路檔案信息化建設創(chuàng)造便利條件，通過先進的技術手段找到最適合的管理模式，加快公路檔案信息化建設節(jié)奏，使檔案信息化建設的步伐邁得更扎實，更穩(wěn)健、更高效，從而助推我國交通公路行業(yè)在新時期獲得更加廣闊的發(fā)展空間，。

參考文獻

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