談檔案管理信息化建設存在的問題及對策

張佳燕

摘 要：水利工程檔案管理工作是整個工程建設中的重要內容，在相關工作中涉及到相應檔案資料的收集、整理、存儲等內容。在傳統的水利工程檔案管理工作中，往往都是采用人工的方法對其進行操作，而這種操作方式所體現出來的特點就是效率較低、準確率較差等，對于后續的檔案查詢與管理等相應的工作也非常不友好。隨著近些年信息技術的快速發展，也使得其被廣泛的應用到檔案管理工作中，實現檔案管理信息化建設也是新時期下的基本需求，能夠更好的針對相關工作存在的諸多問題予以解決，尤其是傳統人力管理方法中的諸多缺陷都可以及時的解決。新時期下應當有效的加強信息化檔案管理策略，通過有效的措施來結合水利工程實際現狀來對其檔案管理工作予以信息化建設本文對檔案管理信息化建設的基本內容進行闡述，并且結合水利工程檔案管理工作的實際特點來給出信息化建設策略，希望為相關工作的研究提供理論支持。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；現狀；對策

1 檔案管理信息化建設的基本內容

對于新時期下的檔案管理工作來說，需要有效的實現信息化建設，這也是更好的順應時代發展的一種新的管理模式。在傳統的檔案管理工作中，一般都是通過人工管理的方式來開展各項工作，而由于相關的文本資料過于復雜，在整理過程中會受到主觀行為、環境以及諸多因素的影響，因此可能會造成檔案資源的丟失，甚至會影響到整個工作的開展。而對于水利工程來說，檔案資源尤為重要，因此在新的時期下要結合信息技術快速發展所帶來的優勢來進行檔案信息化建設，更好的借助信息技術來對檔案資源進行歸檔管理，進而加強對檔案資源的運用。要針對當下信息化建設過程中的整體推進進度存在的問題進行重視，這對于更好的挖掘信息化的檔案資源價值有著積極的意義。

在信息化檔案管理工作中，主要包含對其內容進行信息化建設，同時在管理工作上也應當具備信息思維模式。由于檔案管理工作本身就是一項系統性的工作，對其實現信息化建設也包含了很多的內容，這就需要針對其中的各項內容予以針對性的建設，需要針對其中的檔案信息資源建設、檔案基礎設施建設以及檔案標準化建設等內容進行針對的開展。對于檔案資源建設，就是結合當下的需求來將檔案資源進行電子歸檔等，尤其是將傳統工作中一些人力管理的文本資源電子化，這樣可以加強后期對相關內容的保管查閱以及分享等。同時要開展檔案基礎設施建設，因為相關設施的完善是開展信息化建設的基本保障，只有通過軟件和硬件設施的有效運用才能更好的提高信息資源的開發率與利用率，進而在當下實現高度的資源共享。檔案標準化建設也就是針對當下水利工程相關工作中的實際特點來對信息化建設過程中的一些問題進行規范化，按照嚴格的要求與規范來開展便于電子檔案管理的規范化建設，這對于推動新時期下水利工程檔案管理工作有效性有著積極的現實意義。

2 新時期下檔案管理工作的重要性

對于水利工程來說，檔案管理工作在一定程度上可以算是行政管理工作的一部分，它能夠為整個工程的開展以及各項規章制度的制定提供有效的參考依據，因此檔案管理工作不僅包含整個水利工程在施工前后所需要存儲的具體內容，還包含了為整個工程提供決策的依據性內容及記錄的整個工程的各種業務往來，具有憑證價值和參考作用。因此有效的開展檔案管理工作，可以結合當下的工程開展現狀以及以往的實際開展來對未來的相關工作進行有效的規劃。同時通過建立檔案管理規章制度，也能夠有效的建立一個明確的企業文化，其作為精神可以與當下的價值觀更好的相協調。檔案管理工作具有真實性的特征，也正是因為如此能夠為相關工程的各項決定提供真實的數據，能夠如實的反映各種業務活動的正確數據，同時也能保護工作人員的實際利益，避免產生不必要的糾紛。因此對于水利工程來說檔案管理工作至關重要，而傳統的工作存在一些缺陷需要我們去重視。正是隨著信息技術的快速發展，原始的檔案管理工作信息化建設的需求更加迫切，當前應當有效的應用信息技術來實現檔案管理信息化建設，這樣可以實現檔案資源的有效存儲、查詢與共享，并且實現內部各個部門相互合作，這樣可以提高工作效率，同時也能將檔案資源的價值最大化。

3 水利工程檔案管理工作的特點

水利工程中包含了如水資源、水土保持、供水、發電、灌溉等內容。除了防洪等相關工作都是屬于其中的主要內容，同時還包括相關工作中的修復改建、擴建、新建工程等，通過有效的開展水利工程可以更好的對地下水以及地表水進行調控管控等，進而更好的通過人力管理的方式來提高水利工程質量。在人們日常的生活與工作中水都起著非常重要的作用，但是由于自然界現成的水資源不一定能滿足人們的需求，因此需要更好的通過水利工程的工作開展來對水流進行控制，如防止水災、旱災、有效的調整水量等，由于水利工程本身就具有較強的系統性，并且在開展相關工作時，對周邊環境也有著很大的影響。其需要較大的投資以及較長的工期，同時技術規模都是非常復雜龐大的，因此在相關工作開展的過程中也會產生大量的水利工程檔案，而有效的針對相應的工程檔案進行管理、歸檔等操作對于日后相關工作的開展也具有積極的現實意義。尤其是隨著信息技術的快速發展，也使得水利工程檔案管理工作應當積極響應信息化建設的理念，充分的借助互聯網技術信息技術等來針對傳統檔案管理工作存在的諸多不足予以改進，進而更好的推動工程竣工前后的工作運作。

4 水利工程檔案管理工作存在的問題

傳統的水利工程開展中，相應的檔案管理工作也存在很多的問題需要我們去重視。首先就是在針對檔案管理工作，沒有予以足夠的先進理念進行重視。一些管理工作者或者是領導層沒有將檔案管理工作與水利工程實際開展的聯系相結合，這樣也就是在實際工作開展中檔案管理工作都是形式化的內容，在面對數字化信息化管理體制的大潮下，很多部門并沒有針對檔案管理信息化建設進行綜合性的分析與應用，有的也僅僅是盲目的進行數字化工作，這不僅無法從根本上提升工作效率，甚至還會浪費大量的基礎設施，從長遠的角度來看根本無法對整個水利工程檔案管理工作提供有力支持。

其次就是在檔案管理工作中，相應的管理人員自身素質有限，如果通過傳統的方法還是可以開展各項工作的，但是在信息化技術引入之后，檔案人員的專業素養便達不到新的需求。由于水利檔案管理工作本身就對相應的管理人員要求較高的知識素養，尤其是在其信息化建設中，需要更加先進的管理方式來保證水利工程信息的完整性，而如果相應的管理人員自身水平有限，并且無法運用一些新的理念、新的技術到檔案管理工作中，就會使得整個工作缺乏科學化與信息化的基礎知識。同時由于工作人員缺乏進取開拓的精神，也會使得水利工程檔案管理工作質量的提升受限。

再者在相關工作的開展中，由于缺乏完善的信息化系統作為保障，也使得一些水利工程檔案管理工作實際的開展較為落后，由于在信息化管理工作中需要很多專業性的軟件硬件作為支持的，如需要引入專業的電子信息管理系統水資、管理系統、水質監測系統等，如果缺乏相應的軟硬件作為支持就會使得檔案管理信息化建設舉步維艱。同時對于我國當前各個區域的水利工程檔案管理工作來說，如果沒有實現相關標準的統一化，也就無法對各級水利工程檔案進行統一的管理，這樣也會使得相關工作量不斷增加。同時由于一些工作者僅僅是重視對紙質檔案的管理，因此在信息化的建設中也沒有花費過多的精力。

由于相應的工作者在對檔案信息化建設過程中資源利用等方面存在錯誤的認知，并且相應的資金投入有限，也會使得設備不完善、軟件不齊全等。水利工程檔案管理信息化建設需要大量的信息基礎設施作為支持，比如需要相應的掃描儀、數據庫、數字化設備等，才能在信息技術快速發展的今天加強信息管理，實現信息的安全共享。而這都是需要大量的資金作為支持的，由于缺乏資金作為保障，并且相關的工程建設部門也沒有意識到信息化建設的重要意義，因此對其并沒有加大投資力度，這會在很大程度上制約了檔案管理工作質量的提升。

5 有效實現檔案管理信息化建設

5.1 革新工作理念

對于任何工作來說，理念都是行動的先導，因此要想更好的實現水利工程管理工作質量的提升，就應當革新工作理念，改變傳統工作中一些較為落后的模式，要積極的引入信息化建設系統。在21世紀的今天，信息技術的便捷性、高效性已經使其深入到我們的日常生活與工作中，并且借助信息技術可以顯著的提升行業的工作效率，因此相應的領導以及管理工作人員都應當積極革新理念，尤其是摒棄傳統人力管理工作中存在的一些不足，通過引入信息化的檔案管理系統來對相關工作予以補足，在革新理念的基礎上才能開展后續一系列的工作。

5.2 加大資金投入

對于信息化的檔案管理工作，需要大量的資金投入作為支持。但是由于一些部門不愿意對相關的工作進行投資，并且采取漠不關心的態度，這也會使得在實際建設中缺乏重要的資金來源。因此需要不斷提高相關工作人員的信息化意識，并且充分的在水利工程中對相關工作人員進行宣傳，使得檔案管理信息化工作的重要性深入人心，并且能夠獲得更多的支持。通過加大資金的投入并且擴大資金投入的途徑，以此來為相關工作的順利開展提供保障。當前針對檔案管理信息化建設來說。主要的資金都是靠水利工程項目基金作為支持的，但是如果對于一些項目較為龐大的內容來說，相應的工程項目基金就無法支撐整個配置的基本預算，因此就應當有效的擴大資金支持途徑，比如可以積極的爭取政府的支持，這樣可以通過政府的經費支持來作為重要的資金補充。要借助一切可能的資金資源來對相關建設工作予以支持，可以通過合作機制等來不斷加大對于資金的投入，以此來解決在信息化建設過程中的資金不足等問題。

5.3 加強檔案電子資料管理

需要在傳統的檔案管理工作的基礎上來加強對檔案電子資料的管理。不僅要提升對電子文件管理的重要性，還應當用更加現代化的意識來開展各項工作，充分的利用當下的計算機硬件以及相應的軟件資源來對文件進行信息化建設。通過實現相關資源的電子化建設，可以以電子的形式對重要的資源進行存儲分類整理，這樣在對相關資源進行查閱時也可以方便應用。而在開展具體的工作時就可以針對該工作建立專門的部門，以此來開展信息化建設，通過投入資金來加強技術資源支持。同時要盡量的將文字信息實現電子化存檔，這樣可以更好的確保電子資源的安全性，要有效的對處理和格式進行統一的規定，通過規范化的模式可以不斷增強檔案資源的利用效率以及保存周期。尤其是對于一些需要長期保管并且非常重要的資源來說，要做好備份管理工作，避免丟失而造成損失，同時在信息化建設過程中也應當不斷通過安全措施來保障相關檔案資源的安全來做好保密工作。

5.4 加強網絡檔案建設

對于水利工程來說，可以結合相應的水利工程來建設專門的檔案網站，有效的發揮當下網絡平臺的優勢，可以在內部建立有效的服務系統以及公共服務平臺，既需要為工程內部工作的開展提供服務，同時也可以提供公共服務。要加強對于后臺的管理與建設工作，進而保障水利工程檔案管理信息化建設的正常運行，要不斷的向其中引入資金來進行軟硬件設施的建設，同時也應當對相關的網站進行定期的升級維護等，進而確保網絡檔案實現快速的利用、交換、共享等，這也是在當下實現檔案管理科學化安全化的基本需求。

5.5 提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作人員的綜合素養也是加快相關工作信息化建設的基本需求，要結合當下水利工程檔案管理工作存在的諸多問題予以重視，尤其是對于內部的工作人員來說，要不斷的提高其管理能力，通過對其專業素養進行提升，來為整個工作的開展提供動能。對于在職人員可以采取在職培訓的方式，通過定期開展培訓考核來加強相關工作人員的核心素養，而對于在招聘過程中的人才引入時可以提升標準，以此來確保吸收更加優秀的人才。對于人才都應當進行資金保障，通過更加優質的措施與制度來建立人力資源，進而為整個水利工程檔案管理工作的可持續發展提供源源不斷的內生動力。同時也應當加強內部的制度管理建設，通過制定有效的考核措施，來對工作人員加以激勵，制定獎懲措施來對一些做的好的人員加以獎勵，對于工作態度較差、能力不足的要進行批評等，通過有效的機制就可以完善內部人力資源的建設，并且以此為基礎來為整個檔案管理工作提供動能。

5.6 統一規范檔案管理軟件

對于水利工程部門的檔案管理工作來說，需要結合實際的狀況來利用硬件設施。在信息化建設中需要選擇業務上符合需求的內容，同時也應該選取統一的標準來進行規范化操作，在局域網、政務網等建設中應該實現其自身的網絡化操作需求，同時需要保證軟硬件升級的正常進行，進而為順利的開展電子檔案建設工作提供支持。水利工程檔案信息化建設就應當結合當下現有的經驗來對其制定有效的管理措施，并且將之有效的落實，根據相應的標準來落實工程的驗收工作，通過構建更加有效的檔案信息化建設平臺來不斷提升工程建設水平。通過規范化的軟件以及嚴格的管理制度來使得工程檔案信息化建設更具保障。

5.7 加強水利工程檔案制度建設

水利工程檔案工作開展中需要完善的規章制度作為保障，在傳統的工作管理中，往往都更加重視紙質檔案的實際保管狀況，因此相應的管理制度也僅僅是針對傳統模式下的工作制定的，而如果實現信息化的檔案管理工作，就應該不斷完善相應的制度，通過嚴格的制度作為保障來推動相關工作的有序開展。嚴格按照信息化建設對相應的檔案實行電子化保存和紙質保存并行的方式，不同的檔案都要做到及時的歸檔，并且在具體的工作制度下來，對相應的信息進行收錄，使得資料內容更加標準化具有據，具有相應的規范性、系統性、完整性等。對于電子檔案要進行及時的歸檔存檔等，同時建立專門的機構負責、項目法人等，水利部門各級領導都要對該工作予以足夠的重視，需要在工程開展的過程中加強組織領導，構建有效的工作機制來為檔案信息化建設提供保障。

6 結束語

對于水利工程來說，檔案管理工作尤為重要。而新的時期下就應該革新工作理念，通過實現檔案管理信息化建設來為整個水利工程工作的開展賦予新的動能。要充分明確信息化是當下檔案管理工作的主要趨勢，而水利工程檔案管理工作應當結合傳統工作中存在的諸多不足加以改進，并且有效的革新理念來運用新興技術，不斷提高檔案管理質量。

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