檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

賈延梅

摘 要：在信息時代的發(fā)展過程中，信息化管理模式具有高效、方便等特點，現(xiàn)已代替了傳統(tǒng)的管理模式，并被廣泛應用在各個行業(yè)的發(fā)展過程中。在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案建設的信息化直接決定著檔案管理的整體水平，能夠有效地提升檔案管理的資源利用率。現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足社會的發(fā)展需求，而檔案信息化能夠為檔案及其資料的管理提供便利，充分發(fā)揮出檔案資料的價值。

關鍵詞：檔案；信息化建設；管理

隨著社會經濟的不斷進步和科學技術的快速發(fā)展，先進的技術逐漸被應用到企業(yè)的檔案管理工作中，實現(xiàn)了檔案管理的信息化?，F(xiàn)階段，在企業(yè)檔案管理過程中，相關人員的工作方式在不斷改善，這就在很大程度上提升了檔案管理工作的整體效率，創(chuàng)新了檔案管理的模式，能夠滿足社會的發(fā)展需求，進而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

1 檔案信息化建設的特征

檔案信息化建設指的是在檔案管理觀察中，充分應用先進的信息技術，實現(xiàn)檔案信息收集、管理、利用和服務的有效實施，為檔案管理模式的創(chuàng)新提供依據(jù)，推動企業(yè)的進一步發(fā)展。

1.1 改革性

在企業(yè)的發(fā)展中，信息技術在檔案管理中的應用具有十分重要的作用，在一定程度上改變著檔案管理工作人員的職能要求和人員分工，實現(xiàn)了檔案管理的創(chuàng)新和改革。同時，檔案信息化建設有效地彌補了傳統(tǒng)檔案管理中制度的不完善等問題，推動著檔案管理工作的發(fā)展。

1.2 時效性

通常情況下，檔案信息化建設工程需要耗費大量的時間，為了實現(xiàn)檔案信息化建設的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理人員應該注重科學技術的應用，具備創(chuàng)新精神。同時，在檔案管理過程中，管理人員應該及時更新并維護檔案管理的硬件設施和軟件系統(tǒng)，為檔案信息化建設的時效性提供保障。

1.3 價值性

檔案信息化建設工作能夠不斷完善檔案館藏結構，擴展檔案信息資源，加強對檔案信息資源的共享和整合，以不斷提高檔案資源的政治價值、文化價值、經濟價值和社會價值等整體價值，將傳統(tǒng)檔案轉變成有用信息，為企業(yè)提供完善的服務。

2 檔案信息化建設的具體內容

2.1 硬件設施

在檔案管理信息化建設過程中，相關技術人員應該改善硬件設備，為檔案管理工作的有效開展提供保障，在硬件設施較差的情況下，極易影響檔案管理的整體質量。檔案管理的硬件設施有計算機、存儲空間、局域網以及數(shù)據(jù)庫等，這些設施為檔案管理工作提供了一個支撐平臺。

2.2 服務意識

檔案管理人員的服務意識在檔案信息化建設中發(fā)揮著重要作用，能夠推動社會和文化的進一步發(fā)展。檔案管理人員必須具備服務意識，這樣才能夠為社會和人民群眾提供更好的服務。因此，在檔案信息化建設過程中，檔案管理人員應該創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理模式，不斷滿足檔案管理發(fā)展的需求，提升檔案管理人員的綜合素質和專業(yè)水平，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，為檔案信息化管理工作的有效進行提供保障。

2.3 管理水平

檔案管理水平在一定程度上決定著信息化建設的整體水平。隨著科學技術的快速發(fā)展，很多先進技術已被廣泛應用到企業(yè)的檔案管理工作中，電子化檔案管理模式的有效實施能夠推動社會的快速發(fā)展，并對檔案管理水平提出了越來越高的要求。檔案管理水平主要涉及檔案管理內容的創(chuàng)新和完善，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。

3 檔案信息化建設與檔案管理所存在的問題

3.1 檔案管理人員服務意識差

企業(yè)檔案信息化建設和管理的主要目的是為企業(yè)和工作人員提供更好的服務，但在實際的檔案管理工作中，管理人員普遍缺乏服務意識、正確的工作理念和態(tài)度，這就影響著檔案信息建設和管理工作的有效實施。與此同時，在企業(yè)的發(fā)展過程中，工作人員在借閱和查閱相關檔案資料時，很多檔案管理人員為了減少工作量，往往會編造不合理的理由蒙騙工作人員，還有一些管理人員會將這項工作轉給其他人，這就使得檔案管理人員的服務意識逐漸淡化，嚴重影響著檔案信息化建設工作的順利進行。

3.2 檔案信息化建設和信息化管理水平低

在企業(yè)的檔案信息化建設和管理過程中，檔案管理人員必須準備相應的專業(yè)技能和綜合素質。但是，在實際的企業(yè)運營過程中，很多檔案管理人員的年齡比較大，不易接受新的專業(yè)知識和專業(yè)技能，且在畢業(yè)后很少學習新的知識，未對自身具備的知識進行更新，進而出現(xiàn)與社會脫節(jié)的問題。除此之外，在檔案管理信息化建設和管理過程中，很多檔案管理人員對新知識和新技能的學習比較抗拒，這就使得企業(yè)的檔案信息管理人員的綜合水平較低。

4 優(yōu)化檔案信息化建設與檔案管理的措施

4.1 提高管理人員的服務意識

檔案管理人員的服務意識在很大程度上決定著檔案信息化建設和管理工作的有效實施，檔案管理部門應該加強對檔案管理人員的管理，提高管理人員的服務意識。首先，檔案管理人員應該認識到自身的崗位職責和職責的重要作用，并自身的崗位職責產生的影響，加強與相關部門工作人員的交流和溝通，營造人人平等的工作氛圍，這樣能夠有效地減少工作過程中的消極現(xiàn)象。其次，企業(yè)應該定期組織檔案管理人員參加相關培訓活動，不斷提升檔案管理人員的服務意識，并組織檔案管理人員考察企業(yè)的實際情況，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員，采取物質獎勵的方式，使其能夠完善自身的職責。

4.2 建立健全檔案信息管理體制

在企業(yè)的快速發(fā)展過程中，檔案管理人員在檔案信息化建設過程中，應該認識到檔案信息管理工作的重要作用，不斷提升檔案管理的整體水平。第一，檔案管理人員應該深入分析檔案信息化建設的復雜程度，不斷滿足檔案信息化管理的要求，提升檔案管理的整體水平。并且，檔案管理人員應該加強對先進技術的了解，加強對計算機管理等理論知識的學習，應用先進的檔案管理設備，完善檔案管理任務。除此之外，檔案管理部門應該建立完善的檔案信息化管理體制，改善傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，提升檔案信息的利用率，實現(xiàn)信息的共享，并創(chuàng)建良好的檔案管理環(huán)境，為檔案信息建設和管理工作的有效實施提供保障，進而推動企業(yè)的進一步發(fā)展。

4.3 提升檔案信息管理水平

在企業(yè)的發(fā)展中，檔案信息管理部門應該不斷提升檔案信息管理水平，完善檔案管理體制。隨著科學技術的快速發(fā)展，電子檔案已被廣泛應用到企業(yè)的檔案管理工作中。檔案管理人員應該充分利用電子檔案，不斷提升檔案信息建設和管理的整體效率，并加強對網絡建設和計算機技術的管理，以實現(xiàn)檔案信息化建設的整體質量和整體水平。除此之外，檔案管理人員應該加強對檔案電子資源的有效利用，充分發(fā)揮檔案資源的價值，這樣不僅能夠為社會經濟的發(fā)展服務，還能夠為企業(yè)帶來更多的經濟效益和社會效益，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

5 結束語

綜上所述，在科學技術的快速發(fā)展中，很多先進技術已融入各個行業(yè)的發(fā)展過程中?，F(xiàn)階段，企業(yè)建設規(guī)模在不斷擴大，并得到了快速發(fā)展，在企業(yè)的方案管理工作中，檔案信息化建設工作是其中的重要內容，隨著社會的發(fā)展，檔案信息化建設發(fā)揮出了十分重要的作用，企業(yè)應該重視檔案信息化建設工作，擴大檔案管理的范圍，并充分利用檔案信息資源，不斷改善檔案管理的傳統(tǒng)模式，提升檔案管理的整體水平。

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