芻議檔案管理存在的問題及應(yīng)對(duì)

路艷花

摘 要：檔案既是歷史的記錄者，同時(shí)也是未來的指引者，相關(guān)人員通過對(duì)檔案的查閱可以對(duì)各項(xiàng)工作未來的發(fā)展做出科學(xué)的規(guī)劃，因此檔案管理工作是具有重要意義的。隨著現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也愈來愈受重視。本文是筆者在管理檔案的二十幾年的工作當(dāng)中，對(duì)檔案管理現(xiàn)狀、解決問題的對(duì)策、如何檔案管理工作進(jìn)行探析，以期能在今后的工作當(dāng)中，做好新時(shí)期的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；應(yīng)對(duì)措施

隨著新時(shí)期、新時(shí)代的全面發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作也愈來愈受重視。在我管理檔案的二十幾年工作當(dāng)中，我個(gè)人認(rèn)為，檔案管理存在的一些不容忽視的問題給各項(xiàng)工作的有序發(fā)展帶來許多的不利影響。下面，是我個(gè)人的一些粗淺的認(rèn)識(shí)。

1 目前檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 對(duì)檔案管理的重視程度不夠

一直以來，有相當(dāng)一部分人包括部分單位的領(lǐng)導(dǎo)干部，包括檔案員本身對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管文書的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔就行。沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)各項(xiàng)工作規(guī)范管理，提高工作效率，提升各項(xiàng)工作快速發(fā)展的重要作用。

1.2 對(duì)檔案管理的投資力度不大

由于對(duì)檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理的一些設(shè)施、信息化系統(tǒng)配備不到位，投資力度欠缺。一些單位不愿投資、不想投資，也感覺沒必要花“大價(jià)錢”來投資；檔案管理必備的設(shè)備設(shè)施配置不夠，已有設(shè)備也較為落后，一直保留著原始的檔案管理模式；檔案室面積較小，甚至是其他科室與檔案室合并使用；硬件設(shè)施及設(shè)備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎(chǔ)條件。

1.3 對(duì)檔案管理的人員要求不高

由于對(duì)檔案管理重視程度不夠，導(dǎo)致對(duì)檔案管理人員要求也有所降低。個(gè)別單位認(rèn)為，只要能識(shí)字會(huì)寫字就夠了，而且檔案管理兼顧上就行了。致使現(xiàn)在的檔案管理均是兼職，大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，且所有兼職檔案人員都是以其他工作為主，檔案工作為輔。

2 解決檔案管理現(xiàn)狀的對(duì)策

2.1 不斷完善檔案管理工作體制

一是建立完善的管理體制。在新形勢下對(duì)檔案管理工作時(shí)效性的要求也越來越高，就更需要一套完善的管理體制。二是構(gòu)建完善的檔案管理制度。在管理制度中應(yīng)當(dāng)明確檔案的歸檔制度、檔案的安全保管制度、檔案的保密制度、檔案的借閱制度等等，將每一個(gè)工作制度進(jìn)行細(xì)化，保證檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化。三是加強(qiáng)監(jiān)督管理工作。建立相應(yīng)的監(jiān)督體系，為檔案管理工作趨于合理化、規(guī)范化、科學(xué)化提供有效的保障。

2.2 不斷加快檔案管理信息化的進(jìn)程

首先，加大對(duì)檔案管理工作信息化相關(guān)的硬件設(shè)備的投入，如電腦、掃描儀、照相機(jī)等，積極推進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)；其次，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，在軟件方面，選擇起點(diǎn)較高且便于掌握的軟件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。第三，完善多媒體檔案庫，加大電子數(shù)據(jù)的收集，不斷開展影像、錄音與視頻等數(shù)字化工作，豐富檔案資源。

2.3 不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平

一是提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在現(xiàn)代社會(huì)形勢變化不斷加快的背景下，檔案管理工作者不僅要有豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能，還要熟悉對(duì)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及各種相關(guān)軟件的操作。二是確立專職檔案管理崗位。配備專業(yè)檔案管理人員，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)、專業(yè)化的培訓(xùn)，加強(qiáng)其對(duì)信息化技術(shù)的熟悉程度，以適應(yīng)新形勢下檔案工作發(fā)展的需要。三是提高檔案管理人員的待遇。建議出臺(tái)相關(guān)政策，對(duì)專業(yè)檔案管理人員的資格進(jìn)行國家認(rèn)證同時(shí)，提高專業(yè)檔案管理人員的政治、經(jīng)濟(jì)待遇。四是提高對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)。檔案管理工作人員自身要提高檔案管理的認(rèn)知水平，增強(qiáng)職業(yè)責(zé)任感；要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重自身素質(zhì)的提高，掌握先進(jìn)的科學(xué)管理方法，強(qiáng)化職業(yè)技能的訓(xùn)練，同時(shí)要加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，調(diào)動(dòng)工作積極性。

3 做好新形勢下的檔案管理工作

面對(duì)新時(shí)期檔案管理工作的需要，如何履行檔案管理人員的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)，如何做好新形勢下的檔案管理工作呢？筆者認(rèn)為：

3.1 做好檔案管理，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度

作為檔案管理人員來說，第一要敢于擔(dān)當(dāng)，充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性。以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，提高關(guān)注度。第二要愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿意不滿意。第三要積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案意識(shí)。個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的。第四要努力服務(wù)，為使各項(xiàng)工作健康有序發(fā)展，及時(shí)地提供信息。使檔案發(fā)揮其不可估量的作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

3.2 做好檔案管理，提高專業(yè)知識(shí)水平

要加強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。要掌握管理技能。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。要提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要發(fā)揮自身主動(dòng)性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。其次要接受繼續(xù)教育，充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)提升自身素質(zhì)在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要作用和實(shí)際意義。再次，要認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員素質(zhì)的不斷提高。

3.3 做好檔案管理，建立完善相關(guān)制度

一是要明確檔案工作的管理權(quán)限。檔案管理工作中要想做到“各司其職、各盡其責(zé)、人盡其才、才盡其用”，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案工作的職責(zé)進(jìn)行劃分，明確檔案部門、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的管理權(quán)限。二是要完善檔案管理的工作制度。根據(jù)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的需要，制定一系列完善的管理工作制度，比如，檔案歸檔環(huán)節(jié)要有歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求、控制歸檔數(shù)量等具體要求；檔案利用環(huán)節(jié)要明確檔案利用的方式、方法、規(guī)定查閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)等。三是要強(qiáng)化檔案執(zhí)法的監(jiān)督機(jī)制。《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的頒布給檔案管理工作提供了法律依據(jù)，也給檔案執(zhí)法監(jiān)督工作提供了法律保障。檔案管理工作在進(jìn)一步強(qiáng)化檔案執(zhí)法的監(jiān)督檢查機(jī)制同時(shí)，相應(yīng)建立一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的檔案執(zhí)法隊(duì)伍，確保有崗、有位、有責(zé)，完善激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理工作的積極性。

新時(shí)期檔案工作的地位和作用日益突出，作為眾多檔案管理工作人員中的一員，只有進(jìn)一步加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升個(gè)人素養(yǎng)，不斷增強(qiáng)檔案責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，才能全力推進(jìn)檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展。