電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理文件歸檔

高賓

摘 要：隨著電子政務(wù)系統(tǒng)的飛速發(fā)展，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問(wèn)題也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。為了促進(jìn)電子政務(wù)系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展，迫切需要解決這些問(wèn)題。目前，我國(guó)電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理還存在許多不足。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子政務(wù)；問(wèn)題分析；文件歸檔

電子政務(wù)建設(shè)作為信息化建設(shè)的重要組成部分，不僅極大地提高了政府機(jī)關(guān)的行政效率，而且提高了為公眾服務(wù)的能力。然而，電子政務(wù)的發(fā)展給傳統(tǒng)的檔案工作帶來(lái)了巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。檔案部門(mén)如何應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)，適應(yīng)電子政務(wù)發(fā)展的需要，做好電子檔案的歸檔管理是檔案部門(mén)迫切需要解決的重要問(wèn)題。

1 電子政務(wù)檔案管理的重要地位

電子政務(wù)檔案是指對(duì)具有保存價(jià)值的電子政務(wù)文件進(jìn)行篩選、整理和審查。電子政務(wù)檔案管理的主要內(nèi)容主要包括電子政務(wù)文件的收集、整理、歸檔、立卷、存儲(chǔ)和利用。在電子政務(wù)檔案管理需要注意三個(gè)方面，首先，政府文件的價(jià)值和相關(guān)文件備案單位電子政務(wù)檔案主要涉及傳統(tǒng)檔案管理的核心“收、管、用”，占主導(dǎo)地位的“收”和“管”，不像傳統(tǒng)的檔案管理，文件管理更加重視電子政務(wù)“用”；其次，電子政務(wù)檔案管理的重要內(nèi)容是建立統(tǒng)一的、可相互訪問(wèn)的信息資源共享網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。第三，與其他檔案管理相比，電子政務(wù)檔案保密管理審查更嚴(yán)格，因?yàn)閲?yán)格遵守保護(hù)國(guó)家秘密的要求，評(píng)審，管理和使用的文檔更詳細(xì)的，尤其是對(duì)于那些不適合電子政務(wù)檔案的信息披露，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

2 電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的問(wèn)題

2.1 文件歸檔存在的問(wèn)題

電子文件歸檔中存在的問(wèn)題可以分為技術(shù)障礙和管理缺陷。1）技術(shù)層面的障礙。主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：①業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要功能是處理業(yè)務(wù)，應(yīng)具有冗余低、效率高的特點(diǎn)，而文件管理是保證安全在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行，它需要高度的冗余；②電子政務(wù)系統(tǒng)可擴(kuò)展性有限，文件管理功能嵌入式面臨巨大挑戰(zhàn)；③管理的權(quán)威數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)部門(mén)比檔案部更完整，但當(dāng)清除累積的數(shù)據(jù)導(dǎo)致的變化聯(lián)系，檔案部門(mén)可能無(wú)法及時(shí)找到所需的文件，從而影響進(jìn)度的管理和維護(hù)。2）管理缺陷。管理權(quán)限不能得到保證。電子文件存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)的管理權(quán)限大于文件部門(mén)的管理權(quán)限；3）責(zé)任主體不明確。電子文件管理權(quán)限實(shí)際上是由檔案、業(yè)務(wù)部門(mén)管理的

2.2 各部門(mén)分擔(dān)，一旦發(fā)生損失或篡改，責(zé)任歸屬難以確認(rèn)

安全保障不足。目前，電子文件的安全性面臨很多問(wèn)題，從影響因素的角度可以分為以下三個(gè)方面：1）技術(shù)原因。系統(tǒng)的技術(shù)水平直接關(guān)系到電子文件的安全性。一旦出現(xiàn)黑客攻擊、病毒、軟硬件漏洞、系統(tǒng)設(shè)備故障等情況，電子文件就會(huì)丟失或損壞。2）社會(huì)或自然因素。例如，檔案保管場(chǎng)所本身的條件、火災(zāi)、地震等因素都會(huì)產(chǎn)生很大的影響。3）管理問(wèn)題。例如：權(quán)限不明，操作不規(guī)范，人員失誤等。

2.3 整合共享方式不統(tǒng)一

電子檔案整合共享概念的內(nèi)涵非常模糊，從廣義與狹義，宏觀、中觀與微觀層面看均具有不同的內(nèi)涵，這也就造成了電子檔案整合共享不能避免的復(fù)雜性。此外，整合共享具有很多的模式，就檔案實(shí)體而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中經(jīng)常遇到途徑單一或多樣、橫向或縱向的體制、一致或異構(gòu)的系統(tǒng)等矛盾，所以根據(jù)實(shí)際情況來(lái)看，整合共享的途徑、方式會(huì)有各種各樣的模式，不能統(tǒng)一。

2.4 電子檔案移交不規(guī)范

在檔案雙軌制背景下，電子檔案的流轉(zhuǎn)面臨著一些問(wèn)題。1）檔案之間缺乏有機(jī)聯(lián)系。在當(dāng)前的電子文件傳輸中，大部分的傳輸都是單個(gè)電子數(shù)據(jù)，不能形成完整的反映文件，使文件的傳輸缺乏相關(guān)性。2）文件元數(shù)據(jù)不完整。雙軌系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)使人們產(chǎn)生了依賴(lài)備份的心理，導(dǎo)致了交接工作的不規(guī)范和元數(shù)據(jù)的丟失。3）交接工作效率有限。由于紙張和電子文件交付的時(shí)間差，大大增加了工作量和成本。

2.5 前端控制與全過(guò)程監(jiān)控的矛盾

在現(xiàn)實(shí)中，前端控制與全過(guò)程監(jiān)控存在一定的矛盾。前端控制和全過(guò)程監(jiān)控是基于檔案部的位置，從一開(kāi)始就需要對(duì)電子文件進(jìn)行全過(guò)程管理。然而，兩者之間存在著一定的矛盾。如果實(shí)行全過(guò)程管理，檔案部門(mén)是主要管理者，就不需要對(duì)前后環(huán)節(jié)進(jìn)行同樣的規(guī)劃和管理。但是，如果重視前端控制，那么檔案部門(mén)就會(huì)成為后期環(huán)節(jié)的管理者，所以對(duì)之前環(huán)節(jié)的管理也就不難實(shí)現(xiàn)了。

3 電子文件歸檔管理工作對(duì)策分析

3.1 提高對(duì)電子文件管理的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感

電子公文的歸檔管理是各級(jí)公文部門(mén)和檔案部門(mén)共同面臨的新課題。檔案信息資源與電子政務(wù)環(huán)境息息相關(guān)，檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)管理和有效利用。因此，從電子政務(wù)建設(shè)、信息資源建設(shè)的高度，在新形勢(shì)下做好檔案基礎(chǔ)服務(wù)工作，為全面建成小康社會(huì)服務(wù)的高度，深刻認(rèn)識(shí)電子文獻(xiàn)歸檔的現(xiàn)實(shí)意義和重要作用。電子檔案歸檔是當(dāng)前信息資源建設(shè)的一個(gè)重要方面，信息資源的建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用是信息化的核心任務(wù)，是貫穿信息化建設(shè)過(guò)程的主線，是取得實(shí)際成果的關(guān)鍵。檔案信息資源是信息資源的重要組成部分。對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光。在電子政務(wù)、電子商務(wù)、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)逐步實(shí)施的新形勢(shì)下，電子公文將成為各單位制作公文的主要形式，進(jìn)而成為檔案信息資源的重要來(lái)源。

3.2 與時(shí)俱進(jìn)，逐步探索電子檔案歸檔的新思路和新措施

第一，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視。從項(xiàng)目批準(zhǔn)，示范，研究和開(kāi)發(fā)的電子政務(wù)項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際操作，檔案部門(mén)要提前介入每一階段確保電子政務(wù)文檔歸檔的電子政務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，作為一個(gè)必要的元素包含在計(jì)劃，使管理功能的電子政務(wù)系統(tǒng)完整的和完整的。第二，有關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)合作和共同管理。也就是說(shuō)，文件、檔案、信息化等部門(mén)在日常工作中要注意與基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的相互關(guān)系，同步有機(jī)運(yùn)行，協(xié)調(diào)發(fā)展。三是檔案部門(mén)要主動(dòng)參與電子政務(wù)建設(shè)，自覺(jué)參與電子文件的歸檔管理，確保電子文件的可持續(xù)使用。在電子政務(wù)環(huán)境下，檔案工作與文獻(xiàn)工作的界限越來(lái)越模糊，檔案管理的一體化是必然趨勢(shì)。為了保證電子文檔歸檔后的真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可讀性，必須從電子文檔生成之初就進(jìn)行相關(guān)控制，如元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性和完整性。檔案部門(mén)不主動(dòng)開(kāi)展這些工作，可能會(huì)造成電子文件歸檔后數(shù)據(jù)不完整，影響電子文件的真實(shí)性、完整性和可靠性，造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

3.3 努力開(kāi)創(chuàng)電子檔案管理新局面

第一，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)電子文件歸檔管理。電子文檔歸檔是一項(xiàng)新的工作，需要以科學(xué)的態(tài)度和發(fā)展的眼光來(lái)看待每一個(gè)問(wèn)題。與紙質(zhì)文件相比，電子文件對(duì)檔案管理的技術(shù)要求更高，對(duì)管理人員的科技素質(zhì)要求更高。此外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，以及我國(guó)行政管理體系的不斷完善，電子文檔歸檔管理的方法和手段也將不斷發(fā)生變化。因此，有必要以科學(xué)的發(fā)展觀指導(dǎo)電子檔案的實(shí)踐，不斷研究新問(wèn)題，取得新突破。第二，發(fā)揚(yáng)合作精神，推進(jìn)電子文件歸檔管理。電子文檔歸檔管理的一個(gè)突出特點(diǎn)是文檔管理與檔案管理的結(jié)合更加緊密。

隨著電子政務(wù)的深入發(fā)展，政府部門(mén)原有的業(yè)務(wù)流程和工作模式發(fā)生了很大的變化。因此，用于記錄政府活動(dòng)的文件、文件內(nèi)容、表格和程序也會(huì)相應(yīng)改變。它帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，檔案行政管理部門(mén)的工作，與此同時(shí)，電子政務(wù)系統(tǒng)在我國(guó)檔案管理的過(guò)程中也出現(xiàn)了很多新的問(wèn)題，因此，在這種情況下，電子檔案工作部門(mén)應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)并制定相應(yīng)的措施來(lái)解決每個(gè)鏈接的問(wèn)題，只有做好工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，使電子政務(wù)系統(tǒng)的文件管理水平將會(huì)改善。

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