電子文件時代文檔一體化管理措施探討

田曉輝

摘 要：隨著信息技術的發展，我國的文件管理已經進入電子文件時代。電子文件成為辦公系統中主要文件形式，且人工管理逐漸被電子管理所取代。電子文檔管理具有高效率、易存儲的優勢，且文檔一體化管理的實施，保證了文件信息資源得到最大限度的開發和利用。因此，在電子文件時代，文檔一體化管理是文檔管理工作的必然趨勢。本文闡述了電子文件時代文檔一體化管理的含義及必要性，并提出了建設電子文檔一體化的相關措施，希望為相關單位加快文件一體化建設提供有益的參考。

關鍵詞：電子文件；文檔一體化管理；檔案

1 文檔一體化管理

文檔一體化管理指的是運用文件生命周期的理論，從公文和檔案管理工作的全局出發，將其融入統一的管理系統中，使之成為一個有機的整體，實現對文件的全過程管理和檔案信息的前端控制，達到文件與檔案資源的最佳管理和利用效果。推行文檔一體化管理就是要消除文檔工作和檔案工作的障礙，實現兩者之間信息的共享，促進文檔管理一體化發展。

2 實行文檔一體化管理的必要性

1）辦公處理自動化的需要。文件管理工作的改革是辦公自動化實現的前提。辦公室工作要實現自動化管理，必然要建立無障礙的信息交流渠道，保證辦公信息的及時傳達，而統一的檔案文件管理體系是實現這一目標的有效途徑，文檔管理一體化使文件管理部門與檔案管理部門合并交融，其信息實現流通共享，使得各部門與人員可以及時地溝通和獲取信息，為辦公自動化系統的建立創造了重要的基礎。

2）檔案館自身發展的需求。傳統的檔案管理模式以紙質為主要載體，將各單位和部門的文件資料收集立卷，并定期交于檔案室歸檔、保管并為社會提供利用。然而隨著我國進入電子文件時代，傳統的檔案管理模式已無法有效管理逐漸增多的電子文件。為了檔案工作能夠與時俱進，緊跟時代的步伐，檔案館必須實行文檔一體化管理模式，對電子文件實行全程管理。

3）文檔一體化的優勢。電子文件時代實現文檔一體化具有十分明顯的優勢，具體從以下兩個方面進行分析：一方面， 文檔一體化將文件與檔案部門生成的資料信息歸入統一的管理系統中，有利于兩者之間的資源共享；另一方面，文檔一體化有利于提高工作效率。文檔一體化管理借助現代網絡技術，對文檔實行整體管控，即從文件的錄入、歸檔、分類等環節都是利用計算機進行操作的。強大的文檔管理系統實現了文件和檔案的多途徑檢索和一次性輸入、輸出，避免了文件部門和檔案部門的重復記錄，也加強了兩者之間的信息溝通。另外，文檔一體化管理大大減少了文件檢索的程序，提高了文件的查找效率，對于檔案整理工作的效率有很大的促進作用。

3 推進文檔一體化管理的措施

1）加強文檔一體化意識。文檔一體化不僅是信息時代的發展要求，而且是提高文檔工作效率的重要途徑。單位領導和管理部門必須認識到檔案一體化管理的重要性，加強各文檔管理部門之間的溝通交流，統一探討實現文檔一體化管理的有效途徑。文件管理部門與檔案管理部門改變傳統的“各自為政”管理觀念，樹立宏觀、整體的思想，發揚合作精神，共同致力于檔案的一體化發展。此外，相關高層領導需要將文檔一體化建設融入單位的長期規劃中，以增強檔案管理相關人員的文檔一體化管理意識，從而保證文檔一體化管理的推行有良好的環境和氛圍。

2）完善文檔一體化管理體制。傳統的文檔管理存在人員職責不清、界限模糊、管理分化等缺點，管理體制的混亂嚴重影響了機構的正常運行，因此，檔案部門必須盡快實現文檔一體化管理，完善文檔一體化管理體制，明晰各部門關于文檔管理的具體崗位職責和權限。我們具體從兩方面著手來完善文檔一體化管理體制，具體如下：一方面，機構要設立專業的行政管理部門，承擔溝通文件管理部門和檔案管理部門的中間角色，并對文檔管理工作進行統一的協調規劃，監督指導檔案管理部門和文件管理部門實施文檔一體化管理的辦法、政策，并對其實施效果進行分析評估。另一方面，機構要實行整體的管理模式，保證實現文檔的收集、登記、分類、歸檔立卷、標目錄等一系列流程的全面控制和綜合管理，保證現行工作事物處理與立卷同步進行，使文檔在處理結束的同時完成歸檔，使文檔管理改變以往領導組織獨立、操作程序重復的不利局面，促進文檔管理的進一步發展。

3）建立健全文檔一體化標準。我們需要從以下三個方面來建立健全文檔一體化標準：一方面要完善原有的文檔管理標準，對于相矛盾的規范進行修訂，為文件管理與檔案管理的協調統一奠定良好的政策基礎；另一方面，要增添有關文檔一體化管理的相關標準，具體包括：一是有關人員的管理標準，包括明晰電子文件管理人員的崗位職責，明確用戶的權利和義務，判斷電子文件信息資源合法性；二是有關文件內容的管理標準，包括電子文件數據標準、電子文件管理標準規范，如電子文件存儲格式、電子文件保管期限表等；三是有關技術的管理標準，包括電子文件交換技術規范，電子文件移交技術要求、數據存儲壓縮格式規范等。

4）建立完善的文檔一體化管理系統。建立完善的文檔一體化管理系統，需要從多方面入手。一是建立一體化的領導結構，并按照“文件生命周期”統籌安排文檔管理工作，實現文件管理與檔案管理的對接與整合，從而實現文檔一體化管理的目標。二是構建檔案管理的評價機制，以此監督并指導有關部門文檔管理的實施，推動檔案管理建設的可持續發展。三是加大資金投入，配備全套的檔案管理硬件設施，同時引進先進的管理軟件，統一規劃文件與檔案的網絡系統，以保證文檔管理的高效率與長期性。

5）提升軟件研究與開發力度。文檔一體化管理實現的重要基礎就是管理軟件的應用。一款先進的文檔管理軟件，能夠有效整合文檔的收集、歸檔、檢索、利用等一系列服務，大大減少了管理的人力成本，同時也提高了文檔管理工作的效率。以文檔檢索為例，先進的文檔管理系統可以精確地篩選文件類別，快速查找相關文件，符合快節奏生活下人們的實際需要。因此，檔案相關部門應加大投資，引進并開發先進的文檔管理軟件或系統，以提升文件的流通貢獻，同時擴大檔案服務范圍，以促進文檔管理的一體化發展。

4 總結

綜上所述，文檔一體化管理是電子文件時代發展的必然要求，也是高效完成文件和檔案管理工作的有效手段。文檔管理的一體化建設從根本上改變了文件管理和檔案管理相脫節的狀況，有利于統籌管理文件的收集、整理、檢索等整個流程，極大地促進了文檔管理的規范化，提高了工作效率，同時加強了各個部門的信息交流，實現文檔資源的共享，為用戶提供了更加便捷的服務。電子時代文檔一體化管理是檔案工作的必然趨勢，要想實現文檔一體化管理，這就要求領導和全體員工充分意識到文件一體化管理的重要性，單位要建立健全文檔一體化管理體制和系統，同時加強資金投入，完善基礎設施，并利用信息技術提高文檔的電子化水平，從多方面入手，全面加快一體化管理步伐。

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