關(guān)于新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性思考

曾永發(fā)

摘 要：隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，檔案的管理也發(fā)生了翻天覆地的變革，檔案的傳統(tǒng)物質(zhì)載體形式逐漸被數(shù)字載體所取代，數(shù)字化檔案引領(lǐng)了無(wú)紙化檔案發(fā)展過(guò)程；新形勢(shì)下的檔案管理模式也得到極大創(chuàng)新和發(fā)展。基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式中，工作效率低，準(zhǔn)確率不高，不利于檔案信息的使用。重視檔案管理工作創(chuàng)新，是每一位事業(yè)單位管理者應(yīng)當(dāng)重視的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 機(jī)關(guān)事業(yè)單位 檔案管理工作 創(chuàng)新性思考

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2019）02-00-01

一、導(dǎo)言

事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，檔案資料涉及的面非常廣，可以為事業(yè)單位的日常工作提供重要的信息。隨著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的到來(lái)，檔案管理的信息量在不斷增多，信息數(shù)據(jù)也變得更加復(fù)雜，事業(yè)單位檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，要做好事業(yè)單位檔案管理工作，就一定要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。

二、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題分析

1.各部門對(duì)檔案管理的重視程度不足

檔案管理工作是否能夠規(guī)范化進(jìn)行受很多因素影響，其中單位對(duì)檔案管理的重視程度就是一個(gè)極為重要的方面。但是當(dāng)前我國(guó)很多的單位并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，致使內(nèi)部檔案室條件極為簡(jiǎn)陋，甚至有些單位根本沒(méi)有為檔案管理工作留出一席之地。除此之外，有些單位舍不得投入資金來(lái)更新檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致其運(yùn)行設(shè)備落后陳舊，嚴(yán)重阻礙了檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。

2.我國(guó)檔案管理信息化程度較低

目前在我國(guó)仍然有很大一部分單位的檔案管理工作還在沿用傳統(tǒng)的管理方式，即通過(guò)人工收集、人工歸檔、人工查找的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理。這種檔案管理方式規(guī)范性很差，非常容易出錯(cuò)。不僅阻礙了檔案規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，而且也制約了檔案管理工作效率的提升。

3.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及道德素質(zhì)是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要因素之一，但是當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍較差。首先，由于單位對(duì)檔案管理工作不重視，導(dǎo)致了檔案管理工作人員缺乏對(duì)工作的責(zé)任感，降低了對(duì)工作的熱情和積極性。其次，由于單位在檔案管理人員的選用上存在一些問(wèn)題，直接導(dǎo)致檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足。再次，單位缺乏對(duì)檔案管理工作人員的后期培訓(xùn)，使其無(wú)法及時(shí)滿足規(guī)范化檔案管理工作發(fā)展的需要。最后，由于部分檔案管理工作人員道德素質(zhì)較差，對(duì)需要保密的工作內(nèi)容做不到保密。

4.檔案管理制度不完善，檔案管理規(guī)范化程度低

首先是因?yàn)闄n案管理工作極為復(fù)雜和繁瑣，稍有不慎就會(huì)因?yàn)槌绦蚧靵y而前功盡棄。其次由于當(dāng)前單位尚缺乏一套細(xì)致、完善、科學(xué)的管理制度作為工作支撐。最后是隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用，單位以往的部分檔案管理規(guī)章制度已經(jīng)不再適用于當(dāng)下。這幾方面因素導(dǎo)致目前有些單位的檔案管理制度不完善，規(guī)范化程度低。

三、基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新性措施

1.加大檔案宣傳，加強(qiáng)重視程度

機(jī)關(guān)檔案是正確決策的重要信息資源，也是寶貴的歷史財(cái)富。要加強(qiáng)的對(duì)檔案知識(shí)和相關(guān)制度的宣傳普及，加強(qiáng)全社會(huì)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，使公眾充分了解檔案工作的特征、性質(zhì)、意義等，引導(dǎo)人們正確看待檔案的價(jià)值，從而使公眾真正關(guān)心理解支持檔案工作。轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理的輕視。特別是單位和部門領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)講檔案工作納入議事日程，實(shí)實(shí)在在解決檔案工作中存在的問(wèn)題和困難。選拔業(yè)務(wù)精湛愛(ài)崗敬業(yè)的優(yōu)秀人才，出臺(tái)相應(yīng)表彰獎(jiǎng)勵(lì)政策，激發(fā)檔案管理人員的投身檔案工作的熱情和積極性。并且加大檔案經(jīng)費(fèi)資金投入，使單位檔案工作條件在信息化、現(xiàn)代化方面得到加強(qiáng)，能真正使檔案管理工作成為單位重要的工作崗位。

2.完善制度建設(shè)，加強(qiáng)制度保障

建立健全機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)章制度是推動(dòng)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化的重要途徑。一是完善各項(xiàng)檔案收集、保管、利用等制度，落實(shí)崗位責(zé)任制，切實(shí)改變檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)、失職等行為，強(qiáng)化檔案收集整理和技術(shù)歸檔移交的力度。二是加強(qiáng)檔案經(jīng)費(fèi)保障制度，切實(shí)提高檔案保管條件，檔案管理硬件基礎(chǔ)設(shè)施和升級(jí)設(shè)備都要得到保證。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員繼續(xù)教育經(jīng)費(fèi)保障，從軟硬件兩個(gè)方面加強(qiáng)保障，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

3.加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平建設(shè)

檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，需要管理人員具有精湛的業(yè)務(wù)水平。首先應(yīng)該對(duì)檔案收集整理編目保管檢索利用等工作流程熟練掌握，通過(guò)創(chuàng)建檔案工作科學(xué)化管理示范先進(jìn)單位來(lái)檢驗(yàn)和促進(jìn)本單位的檔案工作水平。其次在新時(shí)期檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案法律法規(guī)和檔案文獻(xiàn)編纂的知識(shí)，熟練運(yùn)用數(shù)字化辦公技術(shù)，對(duì)新時(shí)期檔案管理新技術(shù)新設(shè)備能得心應(yīng)手。這樣才能順應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。

4.推進(jìn)檔案管理方式的數(shù)字化

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步為檔案管理方式方法的創(chuàng)新提供了條件。電子政務(wù)的推行使檔案的歸檔整理產(chǎn)生了根本性變革，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的居民收到?jīng)_擊。為了適應(yīng)變革，國(guó)家檔案局頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等一系列法律法規(guī)，檔案管理工作者必須從當(dāng)前電子文檔的特點(diǎn)出發(fā)，采取相應(yīng)的對(duì)策做好電子文檔管理工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要構(gòu)建數(shù)字化平臺(tái)，充分利用數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享化，推動(dòng)基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理能夠充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)和作用，而要想促進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，就要求事業(yè)單位的所有人員都要加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范化管理的重視程度，并結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況來(lái)制定規(guī)范的檔案管理制度，落實(shí)制度，信息化時(shí)代要加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案的規(guī)范化管理，只有這樣才能全面促進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。

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