高校基建檔案數字化流程與探索

程靖

摘 要：高校檔案數字化是高校檔案事業發展的大趨勢。基建檔案是高校檔案的重要組成，如何把基建檔案數字化工作做好，讓基建檔案在利用過程中更好地發揮作用，是檔案事業發展賦予檔案從業人員的重要任務。

關鍵詞：高校；基建檔案；數字化；流程

隨著高校的合并和擴招，高校檔案在規模和館藏方面都發生很大變化，加強高校檔案規范管理，使高校檔案資源更加準確、快捷地服務于社會，高校檔案數字化成為高校檔案發展的必然趨勢。高校基建檔案是高校發展過程中基礎建設的真實記錄，是高校檔案的重要組成部分，也是高校檔案數字化的重點。

1 高校基建檔案數字化的迫切性

1.1 歷史發展的必然。高校基建檔案是高校檔案的重要組成部分，檔案信息化是檔案事業的迫切需要，也是當今社會發展的趨勢，也是高校檔案事業發展的必經之路。

1.2 實體基建檔案的保護。目前高校檔案館保存檔案信息的形式多數是紙質、光盤、膠片、移動硬盤等載體，多數院校還是原始的管理方法，無法滿足社會對檔案工作的要求，尤其在檔案利用方面弊病較多。常見基建檔案的表現形式是：文書、圖紙、聲像等檔案并存，尤其是圖紙的大小規格不同，一般為AO～A5規格。圖紙因長期借閱查詢，容易破損，數字化對原始圖紙起到很好的保護作用，檔案利用是通過電腦系統查閱檔案。

1.3 提高基建檔案利用的效率。高校在發展，高校以前的建筑需要維修改造，所有這些都常常需要利用基建圖紙資料，隨著高校的不斷擴大，基建檔案庫存量也不斷地擴容，原始的檔案查閱方法工作效率低下，急需一份圖紙或文件，不能在很短時間內查找到。數字化后，在短時間內就能準確快速地滿足需求，大大提高了工作效率。

2 基建檔案的特點

高校的基建檔案的特點為：專業性。高校基建檔案有很強的專業技術性。成套性。基建工程是以一個獨立的工程項目，從開始申報、籌建到此項目完工，所產生的所有資料，都歸類為一個項目的基建檔案，具有成套性特點。利用性。基建檔案具有較強的現實利用價值，隨著建筑的竣工，以后此建筑的維護與改造，都要憑借這些圖紙。廣泛性與復雜性。高校不斷地發展，基建檔案也隨之增多，一個項目從籌備開始到竣工結束，會產生大量的圖紙、資料，這些材料涉及政府部門審批、設計部門，論證、施工單位，建設、監理單位，消防質監部門質量評定、設備供貨單位的合格證書、檢驗報告，等等。所有這些，都說明基建檔案具有鮮明的龐大、廣泛、復雜的多樣性。高校基建檔案的特點決定了做好基建檔案的歸檔和數字化，是高校基建檔案重要環節，是十分必要和迫切的。

3 高校基建檔案數字化流程

高校基建檔案數字化工作的流程如下：整理→移交→拆卷→修補→掃描→映像處理→數據核檢→重新裝訂→歸還→數據備份→數據掛接。

4 基建檔案數字化支持平臺

基建檔案數字化工作的順利完成離不開軟件、硬件及網絡平臺的支持。

4.1 硬件平臺：（1）工作室、庫房；（2）電腦、照相機、打印機、刻錄儀；（3）大型圖紙專業掃描儀、平臺掃描儀；（4）光盤、移動盤、服務器、終端機。

4.2 軟件平臺：（1）安全可靠的與硬件相匹配的計算機常用操作系統；（2）符合國家檔案管理規范、功能齊全、安全可靠、擴展性好、后期升級維護有保障的檔案系統，目前常用的是南大之星系統；（3）掃描系統；（4）圖片處理系統，常用的如PHOTOSHOP等圖片處理軟件。

4.3 網絡環境：網絡系統要符合國家信息安全、高性能的要求，數據網絡要相對獨立，與外網實行物理隔離管理。檔案收集和利用方面的數據交換，要分層授權，專人管理。

5 基建檔案數字化流程常見問題與對策

目前，由于經費緊張，高校的硬件設備落后，高校檔案數字化工作基本是由高校檔案館和專業的檔案外包公司合作完成，基建檔案也是如此。檔案的保密性特點與數字化外包工作模式的結合，加深了檔案數字化的難度與強度。通過本人的實際工作體驗，對基建檔案數字化過程中遇到的問題及解決方法作如下探討。

5.1 基建檔案移交前

5.1.1 糾錯核對。檔案館把數字化的檔案移交給外包公司前，檔案館工作人員應對所移交的所有檔案全部進行移交前的核對工作。即核對所有基建檔案案卷、卷內目錄與卷內實體檔案是否相符，若有錯，以卷內文件（或圖紙）為準進行修改，對漏編文件，及時做好插卷及電子版的錄入。如：1992-JJ12-1到1992-JJ12-10已經歸檔，在核對時發現有遺漏文件，應根據遺漏文件內容，決定插卷的檔號應接在案卷號10之后，還是在1到10序號中插卷。插卷時具體問題具體對待，要靈活運用。若圖紙重復，不要輕易銷毀，應對這份重復的圖紙保存，但不編卷。核對無誤后再將所有案卷、卷內目錄錄入計算機，建立機讀目錄庫，并打印目錄作為數字化的檢索工具。按照《檔案著錄規則》（DA/T18）等要求，規范檔案中目錄內容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求，如有錯誤的案卷題名、文件名、責任者、起止頁或頁數，應及時修正。

5.1.2 移交手續的辦理。檔案盒若是紙質，可考慮用鉛筆在脊背下角處小字注明每盒案卷數、文書與圖紙檔案的規格和總頁數，再做移交登記表統計，最后辦理移交。移交過程必須由檔案館工作人員和外包公司共同完成。將要掃描的檔案從庫房搬運到一個裝有監控的加工現場，對檔案逐一清點，確定無誤，雙方簽字移交。辦理移交時做好移交總盒數、總案卷統計、文書和圖紙檔案各規格紙張的總頁數統計，方便外包公司歸還檔案時盤點。

5.2 基建檔案移交后

5.2.1 拆卷、修補、整理、掃描及圖像處理。辦理完移交手續，檔案館把基建檔案移交給檔案外包公司，外包公司要對檔案進行拆卷、修補、整理、掃描、圖像處理、數據檢查、重新裝訂等工作。拆卷：是對需要數字化的卷宗進行拆解，不拆卷無法掃描，拆卷后，遇到破損或紙張較薄不能掃描的資料要進行修補后掃描。掃描時，要根據基建檔案幅面大小選擇掃描儀器，大幅面的圖紙可以選擇大幅面數碼平臺掃描，或者用數碼相機微縮拍攝轉換后再掃描。或者采用分塊掃描之后再拼接的方法。掃描后要對掃描數據進行檢查，有遺漏或者掃描不清楚、質量不合格的文件或圖紙必須重新掃描，保證掃描后的數據與實體資料一致。 掃描分辨率參數的選擇，原則上以清楚、完整，不影響利用效果為準。采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式進行掃描時，其分辨率一般建議選擇≥100dpi。特殊情況，如文字偏小、清晰度差的，可適當提高分辨率。需要進行OCR漢字識別的檔案，分辨率建議選擇≥200dpi。

5.2.2 圖片處理。數字圖像digital image表示實物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續圖像產生。在矩陣（或其他）網絡上采樣——連續函數，并在采樣點上將值最小化后的陣列。掃描后的檔案資料需要進行圖片糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理等圖像處理過程，以保證檔案上傳圖片的美觀。常用的是PHOTOSHOP軟件。掃描后的數據，必須按年代順序存放在一個獨立的文件夾中。圖像存儲格式為：采用黑白二值模式掃描時，一般用TIFF格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描文件時，一般用JPEG格式存儲。存儲壓縮率選擇是保證圖片清晰的情況下盡量減小存儲量為準。掃描后檔案數據庫里每一份文件的檔號，就是這份文件掃描后的圖像的文件名。

5.2.3 重新裝訂。拆卷、掃描后的檔案必須重新裝訂并歸檔。為了避免意外，最好由檔案外包公司獨立完成。重新裝訂時，應核對每盒每卷的年份、案卷號、頁碼順序、內容和本卷案卷是否相同。文書檔案同卷紙張大小不一的情況，圖紙檔案常常是A0～A5五種規格的圖紙并存，這些在重新裝訂時應特別注意不能出錯。重新裝訂的總盒數、總案卷數和移交清單必須一致。

5.3 掛接。檔案的掛接是利用計算機技術把掃描、處理、核對無錯的檔案資料數據上傳電腦，掛接在專業檔案管理系統的一個環節，即檔案系統里一個案卷的后連接就有一個對應的檔案實體電子版。上掛過程中，盡量按時間順序去做，每組上傳文件必須編序號，預防因為網絡速度上傳后出現的文件前后順序亂，使文件的連貫性造成混亂。基建檔案有成套性特點，在批量上傳時編碼尤為重要。在完成檔案數據掛接后，重新進入檔案系統，檢查掛接有沒有疏漏，核對無誤后，將實體檔案重新按順序整理裝訂后，按檔案移交手續歸還檔案館。

6 安全管理

6.1 目前檔案數字化工作是由檔案館和專業檔案外包公司合作完成的，所以，在檔案數字化過程中，高校檔案館負責人必須按照國家檔案局《國家數字化外包安全管理規范》嚴格執行。在檔案數字化過程中，采用科學有效的管理措施，建立權責明確，覆蓋檔案數字化全過程的崗位責任制，對檔案數字化全過程實行嚴格監督和管理，確保檔案實體與信息安全。

6.2 做好外包公司的資格審查工作。檔案數字化等于檔案數據的再整理。網絡時代，在數字化過程中，容易出現電腦病毒而導致數據丟失等情況，因此，一定要做好網絡安全工作，在數字化工作場地應裝有電子監控，使檔案數字化工作在安全可靠的環境中進行。

參考文獻：

[1]國家檔案局《數字檔案館建設指南》.

[2]國家檔案局《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31-2005）.

[3]檔案數字化加工流程及規范.http：//wenku.baidu.com/view/8635a00d27284b73f2425088.html.

[4]胡金鳳.高校基建檔案信息化管理的探索[J].內蒙古工業大學學報，2014（2）.

（作者單位：廣東技術師范學院檔案館 來稿日期：2018-12-22）