創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索

劉冰

摘 要：在經(jīng)濟(jì)增長速度不斷加快的背景下，單位的人事檔案管理呈現(xiàn)出規(guī)范化和科學(xué)化的傾向，在單位的生存和發(fā)展中占據(jù)著關(guān)鍵性的位置，在結(jié)合實(shí)際情況的過程中，需要對單位的人事檔案管理制度進(jìn)行及時調(diào)整，在適應(yīng)的過程中不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)。本文對人事檔案管理的重要性、遵循的原則、存在的問題和相應(yīng)措施等進(jìn)行了詳細(xì)分析，具有一定的借鑒性意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理制度；模式

在市場建設(shè)逐漸趨于完善，經(jīng)濟(jì)競爭日益激烈的環(huán)境下，單位的生存與發(fā)展面臨著比較嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，想要取得長足發(fā)展，必須對內(nèi)部的管理制度進(jìn)行不斷完善與調(diào)整，在歷史的洪流中迎接各種挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，增強(qiáng)自身的競爭力和影響力。人事檔案管理是單位管理中的一個重要方面，必須對單位的實(shí)際情況進(jìn)行詳細(xì)了解，創(chuàng)新人事檔案管理制度，采用新型的管理模式，促使事業(yè)單位保持良好的運(yùn)營。

1 創(chuàng)新人事檔案管理的重要性

人事檔案管理具有至關(guān)重要的作用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，作為行政管理一部分，人事檔案管理為單位各項(xiàng)規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據(jù)，在很大程度上影響著決策的科學(xué)性與有效性，對于決策的實(shí)施起著重要的推動作用。第二，人事檔案詳細(xì)記錄著個人的成長軌跡，為單位的人才錄用和選取提供了良好的參考性價值，有利于單位人才隊(duì)伍的不斷壯大，提升單位的盈利水平，增加單位的經(jīng)濟(jì)收益。第三，人事檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性與客觀性，它真實(shí)地記錄著當(dāng)事人在何時、何地進(jìn)行了何種的業(yè)務(wù)活動，是最真實(shí)的反映者，一方面保護(hù)著當(dāng)事人的個人利益，一方面明確個人的職責(zé)，減少不必要的糾紛。第四，人事檔案是一種教育資源，能夠在對員工進(jìn)行培訓(xùn)的時候，作為有效的教材和參考資料，由于其具有較強(qiáng)的說服力，因此能夠更加讓人信服，能夠有效激勵員工，提高員工的積極性與工作熱情。

2 創(chuàng)新人事檔案管理制度遵循的原則

2.1 人事檔案內(nèi)容應(yīng)與時俱進(jìn)，保證完整性

人事檔案記錄著個人的信息，因此，應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展的趨勢，與時俱進(jìn)，隨著時間和個人的成長進(jìn)行記錄，及時更新和完善，詳細(xì)記錄人事檔案的內(nèi)容，使其能夠準(zhǔn)確反映出實(shí)際情況，為單位檔案管理工作提供有益借鑒。同時，在記錄的過程中，需要將專業(yè)特長、工作能力、特殊榮譽(yù)等加入到人事檔案中，使檔案信息能夠不斷豐富和完善，發(fā)揮出實(shí)際性的作用和效果。

2.2 人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

在創(chuàng)新人事檔案管理制度的過程中，需要將標(biāo)準(zhǔn)化作為一項(xiàng)重要的依據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)化指的是在制定人事檔案管理制度的時候，結(jié)合單位的實(shí)際情況，細(xì)化各種條款和內(nèi)容，使制度中的內(nèi)容能夠解決檔案管理中的重要問題，滿足整體人員的需求，促進(jìn)單位檔案管理的優(yōu)化與進(jìn)步。在人事檔案管理工作中，需要詳細(xì)了解國家相關(guān)政策與法規(guī)，在法律規(guī)定的范圍內(nèi)，確保人事檔案的規(guī)范統(tǒng)一。

2.3 人事檔案管理要以服務(wù)為原則

在個人求職的時候，人事檔案是一項(xiàng)重要的依據(jù)和證明材料，在很大程度上反應(yīng)了個人的能力和素質(zhì)，記錄著個人的真實(shí)生活和個人經(jīng)歷，具有較高的參考價值。因此，在對人事檔案進(jìn)行管理的時候，必須樹立服務(wù)意識，將服務(wù)作為人事檔案管理的重要特色，滿足單位用人對人事檔案使用的要求，為求職者帶來較大程度的便利。

3 我國人事檔案管理制度現(xiàn)狀

與西方國家相比，我國在人事檔案管理中比較落后，雖然采取一定的措施進(jìn)行完善，但仍然存在著比較明顯的差距，許多弊端對人事檔案管理的正常進(jìn)行帶來嚴(yán)重阻礙。以下是對人事檔案管理問題的集中分析：

3.1 存在嚴(yán)重的人事檔案“棄檔”現(xiàn)象

當(dāng)前，在我國人事檔案管理中，很多人沒有意識到人事檔案管理的重要性，在很大程度上忽視了人事檔案的管理工作，很多人甚至不知道自己是否擁有人事檔案。在更換工作單位的時候，沒有及時將人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，長期下去，個人檔案將被拋棄和遺忘，造成個人信息的失真和斷層，不僅損耗了個人的利益，還會給人事檔案管理工作帶來一定的弊端，加重管理的負(fù)擔(dān)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前全國至少有70多萬流動人員的人事檔案無人理會，成為“棄檔”，這一問題需要引起充分重視。

3.2 缺乏完善的人事檔案內(nèi)容

現(xiàn)有的人事檔案管理與歷史、社會關(guān)系、個人素質(zhì)等有著密切聯(lián)系，在專業(yè)特長和工作能力等方面的內(nèi)容較少。在這種情況下，檔案內(nèi)容出現(xiàn)嚴(yán)重的缺失現(xiàn)象，片面性和局限性等非常明顯，不能全面反映出個人的實(shí)際情況和能力，在判斷個人的時候會出現(xiàn)一定的失誤，造成人才的缺失等現(xiàn)象，削弱了人事檔案管理的意義和價值。因此，必須創(chuàng)新人事檔案管理制度和模式，增強(qiáng)人事檔案管理的適應(yīng)性，使單位的管理能夠在正確的軌道上運(yùn)行。

3.3 缺少專業(yè)的人事檔案管理人才

人才在人事檔案管理中占據(jù)著關(guān)鍵性的地位，在社會不斷發(fā)展的過程中，人事機(jī)構(gòu)管理人員的重要性愈發(fā)凸顯，人們對相關(guān)人員的能力提出了更高的要求。當(dāng)前，我國人事檔案管理機(jī)構(gòu)人員的專業(yè)化水平較低，對人事檔案的管理造成一定的阻礙，大大降低了檔案管理的科學(xué)性與合理性，使檔案管理的工作效率受到嚴(yán)重影響。另外，人事檔案管理人員的能力與實(shí)際情況不適應(yīng)，兩者之間存在比較明顯的錯位，具有較強(qiáng)的不確定性。

4 創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的方式

4.1 打破現(xiàn)有人事檔案管理統(tǒng)一的現(xiàn)狀

當(dāng)前，單位和政府部門統(tǒng)一管理著人事檔案，存在著效率低下、漏洞明顯等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了管理的效果。人事檔案應(yīng)該是每一個公民都應(yīng)該具有的，然而在實(shí)際生活中，往往只有單位的正式員工才有人事檔案，給社會管理帶來一定的阻礙。因此，在人事檔案管理中，需要針對不同人群的不同需要，將各個社會屬性人員的人事檔案進(jìn)行針對性的轉(zhuǎn)移，使各個單位采取合適的方法進(jìn)行保存。在這個過程中，可以對檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的專業(yè)知識，提升檔案管理的技能，使人事檔案能夠充分發(fā)揮出自身的作用，記錄個人的成長與發(fā)展。對于自由職業(yè)者、農(nóng)民等人員，由于沒有固定單位，需要由當(dāng)?shù)厮诰游瘯虼逦瘯M(jìn)行管理，可以將信息進(jìn)行簡化，體現(xiàn)出最重要最關(guān)鍵的信息，為基層部門人事檔案管理提供便利，提高檔案管理的效率，增強(qiáng)人事檔案管理的針對性與有效性。

4.2 加大對于人事檔案重要性的宣傳力度

只有從思想上重視人事檔案管理工作，才能使檔案管理實(shí)現(xiàn)理想的效果。提高重視程度的一個重要方式就是加大宣傳的力度，因此，在實(shí)際管理的過程中，相關(guān)人員需要結(jié)合不同地區(qū)的特點(diǎn)，了解人群的不同需求和媒體接觸習(xí)慣，在此基礎(chǔ)上，選擇合適的多媒體工具，將人事檔案的重要性傳達(dá)給大眾，讓更多的人充分的認(rèn)識到人事檔案的重要性。在宣傳的過程中，需要將人事檔案管理的特點(diǎn)、存在的困難、常見的誤區(qū)等結(jié)合，統(tǒng)計(jì)出大眾最迫切需要了解的內(nèi)容，使人事檔案管理的內(nèi)容更加豐富，給受眾傳遞更多的信息，增強(qiáng)受眾對個人信息的保護(hù)力度。同時，可以將人事檔案管理的工作收入融入到人力資源管理工作中，明確相關(guān)工作人員的職責(zé)，強(qiáng)化整體員工的檔案管理意識，提高員工的積極性，在完成檔案管理工作的過程中，促進(jìn)單位的整體協(xié)調(diào)穩(wěn)定發(fā)展。

4.3 增強(qiáng)人事檔案的平等性

在人事檔案管理中，需要遵循平等互惠的原則，使各類人員、各個群體都能使用相關(guān)檔案，記錄自身的成長。當(dāng)前，我國人事管理制度作出相關(guān)規(guī)定，通常來講，只有政府工作人員、科研機(jī)構(gòu)研究人員、國有企業(yè)員工、高學(xué)歷人才等才能夠建立相關(guān)檔案，相對于整體人群來講，這部分群體占據(jù)的比例較小，在人事檔案管理中發(fā)揮的作用是有限的。在大范圍來講，不具備人事檔案的人員，在享受社會福利、就業(yè)、入學(xué)等方面會有一定的差別，存在較大的不公平性，不利于社會的穩(wěn)定和團(tuán)結(jié)。因此，針對這種現(xiàn)象，需要建立相應(yīng)的人事檔案制度，對檔案身份的限定等進(jìn)行消除，縮小不同群體之間的差別，強(qiáng)化各個單位和政府的職責(zé)，使管理過程能夠更加順暢和科學(xué)，不斷消除管理過程中的障礙，增強(qiáng)全社會的公平性與穩(wěn)定性，為社會的和諧發(fā)展做出積極有益的貢獻(xiàn)。

4.4 建立電子檔案管理制度

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存和管理的過程中，由于本身的特點(diǎn)，存在著攜帶不方便、容易丟失等特點(diǎn)，并且在保存的過程中，在環(huán)境和天氣等自然因素的影響下，往往會出現(xiàn)不同程度的損壞現(xiàn)象。而現(xiàn)在隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)和云存儲等手段為人事檔案管理提供了極大的便利，電子化是人事檔案管理的趨勢和方向，在實(shí)際管理的過程中，可以將科學(xué)技術(shù)與人事檔案管理的特點(diǎn)充分融合，使人事檔案管理體現(xiàn)出更多的科學(xué)化與合理化特征。在電子化的趨勢下，檔案信息的查找能夠更加快捷高效，在詳細(xì)整合的過程中，使檔案信息能夠?yàn)閱T工的成長與發(fā)展提供良好的支持。同時，需要加強(qiáng)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠利用先進(jìn)技術(shù)完成檔案管理中的各項(xiàng)工作，增強(qiáng)檔案管理的嚴(yán)密性與科學(xué)性，為檔案管理的順利進(jìn)行提供制度上的保障。

5 結(jié)束語

在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，人事檔案管理在單位的日常運(yùn)行中占據(jù)著越來越重要的位置，需要充分意識到人事檔案管理的關(guān)鍵性，找到人事檔案管理中存在的問題。在此基礎(chǔ)上，打破現(xiàn)有人事檔案管理統(tǒng)一的現(xiàn)狀，加大對于人事檔案重要性的宣傳力度，增強(qiáng)人事檔案的平等性，建立電子檔案管理制度等，使其能夠與單位的實(shí)際情況相符合。同時，需要借鑒先進(jìn)的國外技術(shù)，與國內(nèi)的管理現(xiàn)狀進(jìn)行雙向融合，為單位的健康穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，提升國家的整體經(jīng)濟(jì)實(shí)力。

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