信息化時代提升檔案管理水平的策略與方法分析

梁小榮 陳偉

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化手段在各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，從而提升了工作效率、提高了工作質(zhì)量。在信息化時代，檔案行業(yè)引入信息技術(shù)建設(shè)對提升檔案管理水平有著十分重要的意義，本文闡述了信息化時代檔案工作在管理建設(shè)中存在的問題，并提出了提升檔案管理水平的幾點對策和建議。

關(guān)鍵詞：信息化時代；檔案管理；策略方法

檔案涉及各領(lǐng)域，檔案部門存在于各行業(yè)，檔案信息與各行各業(yè)有著十分密切的聯(lián)系，檔案管理水平的高低直接影響到每個行業(yè)的檔案質(zhì)量。因此，在信息化時代提升檔案管理水平不僅是檔案本身發(fā)展的需要，也可以為推進其他領(lǐng)域的發(fā)展提供可靠的信息資源保障。所以，有必要逐步引入先進信息技術(shù)手段，以期達(dá)到處理大量檔案數(shù)據(jù)資源，提升檔案資源的利用率，切實解決檔案管理過程中出現(xiàn)的新問題、新情況，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精準(zhǔn)化。

1 檔案管理建設(shè)中存在的問題

檔案部門在每個單位作為資料和信息儲存、利用的部門，其重要性應(yīng)該尤為突出。但檔案管理建設(shè)過程中由于長期得不到高度重視，并且受資金、人員等因素影響，主要存在以下三方面問題：

1.1 檔案管理重要性意識較低

長期以來，檔案部門雖然是每個單位的組成部分，但其重要性一直沒有引起重視，很多人都認(rèn)為檔案部門是邊緣部門，檔案管理很簡單，并不需要耗費太多的力量。甚至一些管理層認(rèn)為業(yè)務(wù)部門高效運轉(zhuǎn)才是單位工作重點，檔案部門只需要投入必要的管理經(jīng)費，能夠正常運轉(zhuǎn)就可以了。因此，檔案在進行管理建設(shè)的時候，單位給檔案部門設(shè)置的預(yù)算經(jīng)費比較低，有時在經(jīng)費偏緊的情況下，認(rèn)為檔案管理建設(shè)投入暫且放一放、緩一緩、等一等，特別在基層單位這種現(xiàn)象普遍存在，[1]結(jié)果直接導(dǎo)致基層單位的檔案管理質(zhì)量不能得到有效提升，服務(wù)水平止步不前。

1.2 檔案管理信息化水平較低

快速發(fā)展的信息化時代要求檔案信息化建設(shè)步伐必須緊跟不輟，但從現(xiàn)實的角度看，檔案信息化建設(shè)進程受到眾多因素的制約。一是檔案部門的許多設(shè)備比較陳舊，沒能做到及時更新，檔案儲存地方條件相對簡陋，隨著檔案數(shù)量的增多，儲存空間逐年減少。二是紙質(zhì)檔案沒有全部及時轉(zhuǎn)化為電子檔案，已轉(zhuǎn)化為電子檔案的也未能做到及時整理、歸類，無法使紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的“雙軌制”管理模式得以及時落實。

1.3 檔案管理專業(yè)化水平較低

檔案部門在崗人員普遍存在年齡偏大、學(xué)歷偏低、水平有限等現(xiàn)象，且大部分在崗人員為非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，或各部門轉(zhuǎn)崗人員，專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)相對檔案管理要求存在一定差距。再者，檔案人員得不到重視，在繼續(xù)教育、專業(yè)知識培訓(xùn)等方面的鍛煉機會相對較少，能力提升得不到有效保障。由于受客觀條件影響和制約，檔案部門特別是基層單位的專職檔案人員較少，兼職人員較多，這在很大程度上影響了檔案規(guī)范化管理水平的提高。

2 信息化時代提升檔案管理水平的重要意義

信息化時代提升檔案管理水平，就是利用先進的信息技術(shù)手段來更好地實現(xiàn)檔案的精準(zhǔn)化管理。檔案部門特別是基層單位的檔案數(shù)量大、類別多，并且有許多年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案珍藏價值高、保存難度大，這些檔案對保存條件和環(huán)境都有著很高的要求，很容易出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的損壞現(xiàn)象。運用先進的信息技術(shù)手段就能有效地解決歷史遺留問題，將紙質(zhì)檔案翻拍或掃描成為電子檔案，有效地解決了存儲空間和安全性問題，同時確保了檔案的完整性和查閱的便捷性，從而提升檔案的科學(xué)化管理水平。由此來看，提升檔案管理水平是很有必要，也有著十分重要意義。

3 提升檔案管理水平的對策和建議

信息化時代，檔案的作用越來越受到社會的關(guān)注和重視，這是社會發(fā)展的需要。提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和精準(zhǔn)化水平應(yīng)該從以下四個方面入手，從而提升檔案管理的有效性。

3.1 提升檔案管理的重視程度

首先，加強檔案管理的宣傳力度。在職工隊伍中樹立檔案意識，加強管理層和檔案人員對檔案管理的重視程度，從源頭上改變檔案管理可有可無、可大可小的觀念，應(yīng)該認(rèn)識到檔案作為單位整體不可分割的一部分，對單位的發(fā)展起到促進和推動作用。其次，強化檔案信息化建設(shè)的責(zé)任意識。將檔案信息化建設(shè)作為一項長效工作來抓，保證此項工作的長期性、持續(xù)性，在提高信息化建設(shè)水平的同時，促進檔案管理效率提高，使全體人員充分認(rèn)識到信息化建設(shè)是檔案管理的必然發(fā)展趨勢。最后，加強檔案信息化管理制度建設(shè)。運用創(chuàng)新和發(fā)展的思路，建立切實有效的檔案信息化管理制度，進一步規(guī)范檔案信息化管理的工作流程，落實檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，推動檔案信息資源的共建共享。

3.2 提升檔案信息化的建設(shè)水平

一是加大對檔案信息化建設(shè)的投入，引入檔案管理所需要的硬件和軟件，及時更換陳舊的檔案管理設(shè)備，做好日常維護。二是申請檔案管理信息化建設(shè)的專項資金，確保經(jīng)費的專款專用，以備后續(xù)軟硬件設(shè)備添置的需要。三是加強檔案資源建設(shè)，抓好檔案管理的云存儲。[2]建立不同類別的檔案資源數(shù)據(jù)庫，利用大數(shù)據(jù)分析手段等現(xiàn)代信息技術(shù)將收集整理好的檔案資源進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的行為分析、深度挖掘和信息推送，構(gòu)建集檔案管理與服務(wù)為一體的“一站式”檔案信息資源共建共享平臺。同時，提高電子檔案的管理水平，做好電子檔案的備份工作，定期檢測拷貝，保證電子檔案儲存的可靠性和安全性。四是規(guī)范檔案查詢、借閱、歸還等環(huán)節(jié)，加強數(shù)字化檔案的質(zhì)量監(jiān)管，保證檔案作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化。

3.3 提升檔案人員的專業(yè)化素質(zhì)

在進行檔案人員管理的過程中，一方面要按照檔案管理實際需要設(shè)置專兼職檔案員，并落實相應(yīng)的管理制度，加強對在崗檔案人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和學(xué)歷教育、繼續(xù)教育、職業(yè)道德教育，全面提高檔案人員的基本素質(zhì)和專業(yè)技能。另一方面，招聘檔案方面的專業(yè)人才以及加大對檔案人員信息化技術(shù)水平的培訓(xùn)力度，滿足檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的長遠(yuǎn)需求，充分調(diào)動檔案人員工作積極性，為提升檔案管理水平及信息化建設(shè)提供人力資源。

3.4 提升檔案管理的服務(wù)水平

檔案部門需要收集、儲存具有保存價值的原始資料，檔案工作的最終目的是收藏珍貴資料，用于服務(wù)社會、服務(wù)民生，因此提升檔案管理水平及信息化建設(shè)有著十分重要意義。通過檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)字管理平臺，按照檔案的類別、內(nèi)容、時效、密級等整理、分類，做好檔案管理工作，為提升檔案管理的服務(wù)水平奠定扎實的基礎(chǔ)。通過互聯(lián)網(wǎng)等方式，實現(xiàn)檔案的共享和調(diào)檔查閱的電子化，有效管理檔案查詢、借閱工作，既能為本單位各項工作服務(wù)，又能為社會、為民生服務(wù)，能最大限度地提高檔案利用率，提供了更為方便、快捷的服務(wù)渠道，從而提升檔案管理的服務(wù)水平。

4 結(jié)語

信息化時代，這是社會發(fā)展的必然趨勢，信息化建設(shè)推進各領(lǐng)域、各行業(yè)事業(yè)的快速發(fā)展，檔案行業(yè)也要適應(yīng)這個時代的潮流，加快建設(shè)檔案信息化，提升檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精準(zhǔn)化，更好地服務(wù)社會、服務(wù)民生，借助信息化、數(shù)字化等有效載體，發(fā)揮檔案資源的最大價值，為進一步推動社會發(fā)展充分發(fā)揮檔案作用。

參考文獻(xiàn)

[1]趙銳.基層檔案管理信息化建設(shè)途徑和策略分析[J].蘭臺世界，2018（11）：73-75.

[2]張琳.大數(shù)據(jù)時代檔案信息管理分析[J].蘭臺內(nèi)外，2018（04）：29.