信息化時代檔案管理的安全問題探析

吳明裕

摘 要：檔案信息化屬于國家信息化戰略推進的表現，能實現檔案管理水平與服務效率的提升，滿足社會經濟發展需求。在檔案信息化不斷推進過程中，高新技術在管理工作中的應用更加頻繁，這為檔案安全問題帶來了嚴峻考驗。那么信息化背景下如何使檔案管理安全性得到保障呢？本文則結合實際，給出幾點落實策略。

關鍵詞：信息化時代；檔案管理；安全問題

檔案為組織、機關及個人在社會活動里直接產生的具備保存價值的圖表、文字、音象與其它不同樣式與載體的歷史記錄，它屬于一種信息資源，是信息與載體的統一體[1]。在科技飛速發展的21世紀，檔案管理信息化已變成一種趨勢，但“互聯網+”時代實質即是一個萬物互聯的大數據時代，催生了信息風險的出現，數字檔案資源自形成、保管至利用等一系列環節安全風險大大提升，故而有必要對信息化時代檔案管理安全問題展開研究，保證數字檔案資源安全性。

1 檔案信息化管理的意義

1）檔案信息傳遞量與服務對象數量增多。檔案資源數字化管理后，不會占用太多空間，且資源使用不受時間、空間限制，只要有網絡和移動設備，均可進行檔案資源查詢，服務對象數量增加。

2）能夠24h為使用者提供檢索服務，且使用者可自主下載、查閱所需檔案原件，無需再到檔案室進行紙質檔案查閱，減少了查閱者負擔，也提高了管理者工作效率，大大節省了人力、物力與財力。

3）檔案資源信息化管理后檢索方便，傳播速度快，可為使用者供給個性化服務，更符合現代企業管理要求。

2 信息化時代檔案管理的安全保障策略

2.1 增強檔案信息管理人員整體素質

一方面，樹立正確的信息化檔案安全管理意識。從事檔案管理的相關工作人員需對信息化時代檔案管理安全性有正確的認識，加強保密安全宣傳教育，使其他人均了解到加強檔案安全保密的關鍵性，從而積極主動配合做好安全保密工作，只要全員均樹立較強的檔案安全責任意識，必然能使檔案安全得到保障，更好發揮檔案信息作用。同時，檔案管理人員應主動學習相關法律法規制度，做好自身行為約束，嚴格按照規章制度辦事，形成嚴謹認真的工作作風，確保檔案資源不丟失、不散亂、不損壞，全面發揮檔案的留史、存憑、育人作用，保障檔案資源安全性，為企業發展與干部職員進行資料查閱供給便利性。。

另一方面，應定期組織檔案管理人員參加培訓，增強管理人員的信息化檔案安全管理能力，幫助其了解先進管理理念與管理方法，組建一支紀律嚴明、政治合格的檔案信息管理隊伍，促管理服務水平提升，保障檔案資源安全。

2.2 制定完善的檔案信息安全管理制度

要保證檔子檔案安全性，則離不開完善、合理的電子檔案管理制度，因此就要求相關人員依照《檔案法》《電子文件歸檔與管理規范》《保密法》等一系列法規條例，制定與單位發展實際相符的規章制度（如歸檔制度、銷毀制度、查閱制度、保密制度與管理保護制度等），明確崗位工作人員職責，規范工作流程，并根據單位不同階段的發展情況與信息化發展趨勢進行制度的合理調整，使檔案信息化管理工作的開展有章可循，有法可依。另外，需制定科學的、實踐操作性較強的獎罰制度，若檔案管理人員管理工作做的出色，領導需給予一定的表彰，以此來增強他們的工作積極性[2]。若因管理人員粗心大意而導致檔案資源丟失或信息被篡改，則應根據情況作出嚴厲懲罰，提高制度威嚴性。

2.3 加強檔案信息系統安全管理

第一、針對網絡上共享使用的檔案信息需作加密與訪問控制，避免檔案信息在使用與傳輸時遭到不法分子的惡意破壞與利用。網上檔案信息加密具體有脫機存儲加密、通信加密與聯機加密三類。檔案信息經加密處理，在網絡上進行傳輸與使用則不會出現失密與篡改等情況，而非授權用戶則無法進行檔案資源訪問。

另外，對檔案信息資源實施訪問控制，結合不同檔案信息的保密性質，進行使用對象身份認證（如密碼認證、指紋認證等），用戶僅可根據授權范圍進行不同類別檔案資源的使用。

第二、依靠漏洞掃描技術、防火墻、仿寫措施、簽署技術、殺毒軟件以及入侵檢測系統的安裝，來保證檔案資源安全性。其中的監控技術，屬于訪問控制技術的一種，即于檔案館內網和外網間增設障礙，即防火墻，實現對進出兩大方向的數據系統通信的監控及鑒別，避免他人非法進行資源訪問[3]。而仿寫措施實質即使用特定軟件使電子文件保持于只讀狀態，這樣用戶在進行檔案信息閱讀時則僅可閱讀到對應的文件信息，但不能進行信息的改動。同時，使用者經一次性寫入式光盤可做到一次寫入、多次讀出，可進行信息追加，但卻無法將原本信息擦除。如此可很好的進行檔案資源信息共享，為需要的人提供檔案信息，也可避免用戶隨意進行電子檔案內容的改動，使檔案資源真實性更有保障。

第三、電子檔案歸檔應規范，目錄與指引應簡明。電子檔案歸檔前需作全面仔細檢查，確保信息正確。歸檔時需依照規定格式保存。同時，涉密檔案應及時生成電子檔案文件并備份，一份封存，一份使用，預防因管理上的一時疏忽而導致信息被改動；對辦公過程中產生的具備公文性質的文件，一旦生成嚴禁隨意改動。若因情況特殊而不得不改動，需經嚴格審批，并保留改動痕跡。

第四、一般情況下，電子檔案主要通過脫機模式保存于磁與光介質中，不過截面材料存在一定差異，化學穩定程度也有所不同，故而管理人員需根據檔案特征分類保存，提高電子檔案資源的安全性。另外，需為電子檔案供應適合磁、光介質保存的環境，遠離強磁鐵和有害氣體，并且應加強對所保存電子檔案載體的檢查校正，避免因人為因素而引起資料錯亂，造成嚴重經濟損失。

2.4 強化電子檔案管理安全設施建設

檔案室是確保檔案安全性的前提與基礎，故而應加強檔案室內安全設施建設。一方面，所選擇的檔案室應位于向陽通風之處，有抵御自然災害的能力；另一方面，檔案管理需嚴格根據檔案室“八防”要求，做好溫濕度控制系統、防盜系統與滅火系統等一系列安全設施的配備，為檔案信息化管理工作的開展創造良好條件。

3 結論

信息化檔案管理屬于信息技術飛速發展下的產物，可使檔案管理更具活力，為使用者進行檔案資料查閱供給便利性。在檔案載體日益豐富與檔案管理所處環境復雜多變的背景下，諸多因素均對檔案安全性造成了威脅，故而應從安全設施建設、制度完善、技術應用、人員素質提升等多方面著手，保障檔案信息安全性。在后續工作中，有必要繼續探索更多可行策略來提高檔案信息化安全管理水平，使檔案更好的為企業發展服務。

參考文獻

[1]李小瑩.試論信息化時代如何做好檔案管理的創新及發展[J].辦公室業務，2018（02）：91-98.

[2]王學武，馬迎秋，于長海.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策探析[J].中國衛生產業，2017（17）：65-66.

[3]王桂萍.加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的思考[J].辦公室業務，2013（11）：139-142.