信息化技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

鐘映銀

摘 要：近年來(lái)，信息技術(shù)在我國(guó)的各行各業(yè)中得到了較好的普及，在為人們生活提供便利、促進(jìn)行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)上，也帶來(lái)了社會(huì)生產(chǎn)和生活方式的變革。對(duì)于檔案管理部門(mén)而言，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需要，只有加快工作方式創(chuàng)新，促進(jìn)信息化技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的整體提升。筆者結(jié)合基層工作實(shí)例，主要分析了信息化技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，并針對(duì)目前我國(guó)檔案管理中信息化技術(shù)應(yīng)用的現(xiàn)狀及不足，提出了促進(jìn)檔案管理信息化水平提升的展望，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；檔案管理；影響；現(xiàn)狀；展望

檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及社會(huì)組織保管的，對(duì)于過(guò)去、現(xiàn)在正在發(fā)生的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等事務(wù)以及個(gè)人發(fā)展的有效記錄與保存，它能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展提供重要的參考資料，具有決策支持的效能，因此是我國(guó)重要的戰(zhàn)略資源[1]。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化、電子化已經(jīng)滲透進(jìn)我們生產(chǎn)和生活的方方面面，由此也引發(fā)了巨大的社會(huì)變革。在此背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)表現(xiàn)出了明顯的缺陷和劣勢(shì)，為此，我們必須正確認(rèn)識(shí)信息化技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，提起對(duì)信息化技術(shù)的正確認(rèn)識(shí)，從而確保檔案管理水平的提升。

1 信息化技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

信息化技術(shù)就是以計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)各種信息進(jìn)行高效的、高質(zhì)量的、高安全性的收集、整理、傳輸、利用的現(xiàn)代化技術(shù)。在社會(huì)信息化程度日益加深的情況下，國(guó)家檔案管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)要求將信息化技術(shù)有機(jī)融入到當(dāng)前的檔案管理工作當(dāng)中；而行政機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)，則擔(dān)負(fù)著整理國(guó)家重要行政管理信息以及個(gè)人信息的重要責(zé)任，涉及更多的國(guó)家機(jī)密，對(duì)于國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定的意義重大，將信息化技術(shù)應(yīng)用到行政機(jī)關(guān)檔案管理當(dāng)中，有利于重要、珍貴信息的有效保存，有利于檔案管理水平的提升，更有利于檔案價(jià)值的更好發(fā)揮。

1.1 信息化技術(shù)在檔案建立與保存方面的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案管理工作，都是以紙質(zhì)檔案為載體進(jìn)行信息的記錄工作，更有甚者還是采用手寫(xiě)材料的模式，在檔案資料的整理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)于人工力量的依賴性較大。行政機(jī)關(guān)檔案涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜，收集、整理、分類(lèi)、歸檔和保存工作中的難度較大，稍有不慎，就可能造成重要檔案的損毀和遺失，由此也會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的后果。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案的建立與保存等工作當(dāng)中，借助體系內(nèi)的內(nèi)網(wǎng)流程以及標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的文件格式，可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的迅速收集、傳輸和歸檔，減少了檔案收集整理中各種工作疏忽的發(fā)生。同時(shí)，以信息化技術(shù)為依托，促進(jìn)檔案的電子化管理，既可以實(shí)現(xiàn)檔案的多介質(zhì)保存，提升檔案管理的安全性；又可以有效克服現(xiàn)實(shí)檔案室環(huán)境中的各種不利威脅，這對(duì)于提升檔案保存的長(zhǎng)期性具有積極意義。

1.2 信息化技術(shù)在檔案存儲(chǔ)方面的優(yōu)勢(shì)

在檔案存儲(chǔ)工作中，利用信息化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)形式、存儲(chǔ)內(nèi)容的多樣化以及存儲(chǔ)總量的提升。首先，借助信息化形式，可以實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)形式和存儲(chǔ)內(nèi)容的多樣化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)多樣化的內(nèi)容需求，為此，引入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案的多介質(zhì)存儲(chǔ)，一方面可以保證檔案的安全性和完整性，另一方面還可以突破紙質(zhì)這一唯一形式，實(shí)現(xiàn)聲音、視頻、音視頻等內(nèi)容的多樣化保存，從而使檔案內(nèi)容更加詳實(shí)、材料更加生動(dòng)。對(duì)于檔案存儲(chǔ)量而言，將信息化技術(shù)引入到檔案管理工作當(dāng)中，可以借助電腦以及網(wǎng)絡(luò)空間的強(qiáng)大容量，實(shí)現(xiàn)更多材料向電子化的轉(zhuǎn)換，從而避免了現(xiàn)實(shí)檔案室面積緊張、條件不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題。

1.3 信息化技術(shù)在檔案利用方面的優(yōu)勢(shì)

檔案的有效利用，是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的直接形式，在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，如果需要進(jìn)行檔案的查閱和調(diào)取，通常需要在索引中進(jìn)行海量篩選，然后去檔案室相應(yīng)位置搬運(yùn)厚重的材料，這一復(fù)雜的工作程序已經(jīng)不符合現(xiàn)代社會(huì)簡(jiǎn)約化、碎片化的信息獲取需求。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案利用工作當(dāng)中，可以使檔案的查閱和調(diào)取更加方便，通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件的檢索功能，只需要輸入檔案號(hào)或者輸入關(guān)鍵詞，就可以顯示相關(guān)檔案內(nèi)容，調(diào)取相應(yīng)電子版資料之后也可以進(jìn)行直接的打印、傳輸?shù)裙ぷ鳎椒ê?jiǎn)單易行，因此可以大大提升檔案利用工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的深入挖掘[2]。

2 目前我國(guó)檔案管理中信息化技術(shù)應(yīng)用的現(xiàn)狀及不足

2.1 重視程度不足，檔案管理觀念較為落后

我國(guó)的行政單位對(duì)于檔案管理的重視程度不足，對(duì)于信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)也不夠，因此就目前而言，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案的現(xiàn)代化、信息化、電子化水平并不高，一些單位雖然已經(jīng)開(kāi)始嘗試電子化的檔案工作方式，但大多停留在電子索引的編制以及電子文件的收集方面，對(duì)于檔案管理工作的全程信息化技術(shù)采用較為不足，因此我國(guó)檔案管理技能水平提升的速度較慢。

2.2 檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，管理技術(shù)較為落后

就目前而言，行政單位不同部門(mén)都有自己的工作方式和材料收集、整理辦法，尚沒(méi)有形成規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作準(zhǔn)則，同時(shí)，完整性的、全過(guò)程化的檔案管理系統(tǒng)尚未建立，統(tǒng)籌檔案收集、文檔整理、文件檢索與檔案利用、檔案管理功能的全息平臺(tái)也沒(méi)有研發(fā)出來(lái)，這就導(dǎo)致很多檔案整理工作中的很多步驟都不能兼容，檔案整理方法、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)等工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺失，由此造成了我國(guó)檔案管理技術(shù)落后的現(xiàn)狀。

2.3 檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和綜合素質(zhì)亟待提升

在信息化背景下，我國(guó)行政單位檔案管理人員的工作能力已經(jīng)表現(xiàn)出了與工作要求之間的明顯的不適應(yīng)性。首先，大多數(shù)行政單位檔案室工作人員的年齡都偏大，他們對(duì)于新技術(shù)、新設(shè)備的理解和應(yīng)用不夠，學(xué)習(xí)能力較差，這就導(dǎo)致信息化技術(shù)的應(yīng)用面臨困境。其次，很多“體制內(nèi)”工作人員對(duì)于工作的態(tài)度不夠認(rèn)真、負(fù)責(zé)，特別是對(duì)于檔案管理這種“冷門(mén)”的工作內(nèi)容，他們更是缺乏必要的職業(yè)精神，工作中創(chuàng)新能力、進(jìn)取精神和積極性不高，有時(shí)甚至還會(huì)敷衍塞責(zé)、消極工作的現(xiàn)象，直接導(dǎo)致了我國(guó)行政單位檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程的停滯不前。

3 促進(jìn)檔案管理信息化水平提升的展望

3.1 重視檔案管理工作，加大對(duì)于信息化檔案管理的各項(xiàng)投入

行政單位應(yīng)該高度重視檔案管理工作，明確檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要地位，不斷完善檔案管理的相關(guān)制度，加大對(duì)于檔案管理工作的資金和人才投入，不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)水平，創(chuàng)設(shè)良好的信息化檔案管理環(huán)境，從而促進(jìn)檔案管理水平的提升，實(shí)現(xiàn)檔案的最大價(jià)值發(fā)揮。此外，為了形成積極向上的良好工作氛圍，行政單位還應(yīng)該不斷創(chuàng)新檔案管理制度，以更加明確的工作責(zé)任制度和獎(jiǎng)懲制度，綜合利用抽查、普查、自查、互查等多種方式做好工作檢查和考核，從而激發(fā)檔案管理人員工作中的積極性和使命感，確保檔案工作的健康發(fā)展。

3.2 推進(jìn)檔案管理體系改革，不斷推動(dòng)信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

加快探索整合全息檔案管理系統(tǒng)與平臺(tái)的建立，打通各個(gè)單位、各個(gè)部門(mén)之間的資料收集、傳輸與共享路徑，并通過(guò)更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的文件模式，形成高效、便捷的檔案管理“一條龍”體系。在信息化環(huán)境下，在社會(huì)對(duì)于檔案信息利用需求不斷提升的背景之下，行政單位檔案管理部門(mén)更是要格外重視檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性，通過(guò)檔案加密技術(shù)以及防電磁輻射泄露技術(shù)、防改寫(xiě)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，確保電子檔案，特別是涉密檔案的完整和真實(shí)[3]。

參考文獻(xiàn)

[1]吳青璟.檔案信息化建設(shè)與檔案管理[J].城建檔案，2018，（11）：11-13.

[2]張浩霖.信息化對(duì)檔案館管理模式的影響探究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2018，17（19）：261-262.

[3]林秀清.機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化建設(shè)研討[J].現(xiàn)代交際，2018，（20）：212-213.