信息化技術對檔案管理的影響

鐘映銀

摘 要：近年來，信息技術在我國的各行各業中得到了較好的普及，在為人們生活提供便利、促進行業發展的基礎上，也帶來了社會生產和生活方式的變革。對于檔案管理部門而言，傳統的檔案管理模式已經不能適應信息化社會發展的需要，只有加快工作方式創新，促進信息化技術在檔案管理工作中的有效應用，才能實現檔案管理工作水平的整體提升。筆者結合基層工作實例，主要分析了信息化技術對檔案管理的影響，并針對目前我國檔案管理中信息化技術應用的現狀及不足，提出了促進檔案管理信息化水平提升的展望，僅供參考。

關鍵詞：信息化技術；檔案管理；影響；現狀；展望

檔案是國家機關、企事業單位以及社會組織保管的，對于過去、現在正在發生的社會政治、經濟、文化等事務以及個人發展的有效記錄與保存，它能夠為社會發展提供重要的參考資料，具有決策支持的效能，因此是我國重要的戰略資源[1]。近年來，隨著科學技術的不斷進步，信息化、電子化已經滲透進我們生產和生活的方方面面，由此也引發了巨大的社會變革。在此背景下，傳統的檔案管理模式已經表現出了明顯的缺陷和劣勢，為此，我們必須正確認識信息化技術對檔案管理的影響，提起對信息化技術的正確認識，從而確保檔案管理水平的提升。

1 信息化技術對檔案管理的影響

信息化技術就是以計算機和通信技術為基礎，對各種信息進行高效的、高質量的、高安全性的收集、整理、傳輸、利用的現代化技術。在社會信息化程度日益加深的情況下，國家檔案管理機構已經要求將信息化技術有機融入到當前的檔案管理工作當中；而行政機關檔案管理部門，則擔負著整理國家重要行政管理信息以及個人信息的重要責任，涉及更多的國家機密，對于國家安全和社會穩定的意義重大，將信息化技術應用到行政機關檔案管理當中，有利于重要、珍貴信息的有效保存，有利于檔案管理水平的提升，更有利于檔案價值的更好發揮。

1.1 信息化技術在檔案建立與保存方面的優勢

傳統的檔案管理工作，都是以紙質檔案為載體進行信息的記錄工作，更有甚者還是采用手寫材料的模式，在檔案資料的整理過程當中，對于人工力量的依賴性較大。行政機關檔案涉及面廣、內容復雜，收集、整理、分類、歸檔和保存工作中的難度較大，稍有不慎，就可能造成重要檔案的損毀和遺失，由此也會帶來嚴重的后果。將信息化技術應用到檔案的建立與保存等工作當中，借助體系內的內網流程以及標準化、規范化的文件格式，可以實現檔案資料的迅速收集、傳輸和歸檔，減少了檔案收集整理中各種工作疏忽的發生。同時，以信息化技術為依托，促進檔案的電子化管理，既可以實現檔案的多介質保存，提升檔案管理的安全性；又可以有效克服現實檔案室環境中的各種不利威脅，這對于提升檔案保存的長期性具有積極意義。

1.2 信息化技術在檔案存儲方面的優勢

在檔案存儲工作中，利用信息化技術可以實現存儲形式、存儲內容的多樣化以及存儲總量的提升。首先，借助信息化形式，可以實現檔案存儲形式和存儲內容的多樣化，傳統的紙質檔案模式已經不適應現代社會多樣化的內容需求，為此，引入信息化技術，實現紙質檔案、電子檔案的多介質存儲，一方面可以保證檔案的安全性和完整性，另一方面還可以突破紙質這一唯一形式，實現聲音、視頻、音視頻等內容的多樣化保存，從而使檔案內容更加詳實、材料更加生動。對于檔案存儲量而言，將信息化技術引入到檔案管理工作當中，可以借助電腦以及網絡空間的強大容量，實現更多材料向電子化的轉換，從而避免了現實檔案室面積緊張、條件不達標等問題。

1.3 信息化技術在檔案利用方面的優勢

檔案的有效利用，是檔案價值實現的直接形式，在傳統的檔案管理工作當中，如果需要進行檔案的查閱和調取，通常需要在索引中進行海量篩選，然后去檔案室相應位置搬運厚重的材料，這一復雜的工作程序已經不符合現代社會簡約化、碎片化的信息獲取需求。將信息化技術應用到檔案利用工作當中，可以使檔案的查閱和調取更加方便，通過計算機軟件的檢索功能，只需要輸入檔案號或者輸入關鍵詞，就可以顯示相關檔案內容，調取相應電子版資料之后也可以進行直接的打印、傳輸等工作，方法簡單易行，因此可以大大提升檔案利用工作的效率和質量，實現檔案價值的深入挖掘[2]。

2 目前我國檔案管理中信息化技術應用的現狀及不足

2.1 重視程度不足，檔案管理觀念較為落后

我國的行政單位對于檔案管理的重視程度不足，對于信息化技術的認識也不夠，因此就目前而言，我國機關檔案的現代化、信息化、電子化水平并不高，一些單位雖然已經開始嘗試電子化的檔案工作方式，但大多停留在電子索引的編制以及電子文件的收集方面，對于檔案管理工作的全程信息化技術采用較為不足，因此我國檔案管理技能水平提升的速度較慢。

2.2 檔案管理缺乏標準化和規范化，管理技術較為落后

就目前而言，行政單位不同部門都有自己的工作方式和材料收集、整理辦法，尚沒有形成規范化和標準化的工作準則，同時，完整性的、全過程化的檔案管理系統尚未建立，統籌檔案收集、文檔整理、文件檢索與檔案利用、檔案管理功能的全息平臺也沒有研發出來，這就導致很多檔案整理工作中的很多步驟都不能兼容，檔案整理方法、分類方法、著錄標準等工作的統一標準缺失，由此造成了我國檔案管理技術落后的現狀。

2.3 檔案管理人員的專業水平和綜合素質亟待提升

在信息化背景下，我國行政單位檔案管理人員的工作能力已經表現出了與工作要求之間的明顯的不適應性。首先，大多數行政單位檔案室工作人員的年齡都偏大，他們對于新技術、新設備的理解和應用不夠，學習能力較差，這就導致信息化技術的應用面臨困境。其次，很多“體制內”工作人員對于工作的態度不夠認真、負責，特別是對于檔案管理這種“冷門”的工作內容，他們更是缺乏必要的職業精神，工作中創新能力、進取精神和積極性不高，有時甚至還會敷衍塞責、消極工作的現象，直接導致了我國行政單位檔案管理工作現代化進程的停滯不前。

3 促進檔案管理信息化水平提升的展望

3.1 重視檔案管理工作，加大對于信息化檔案管理的各項投入

行政單位應該高度重視檔案管理工作，明確檔案管理在企業發展中的重要地位，不斷完善檔案管理的相關制度，加大對于檔案管理工作的資金和人才投入，不斷提高檔案工作人員的綜合素質水平，創設良好的信息化檔案管理環境，從而促進檔案管理水平的提升，實現檔案的最大價值發揮。此外，為了形成積極向上的良好工作氛圍，行政單位還應該不斷創新檔案管理制度，以更加明確的工作責任制度和獎懲制度，綜合利用抽查、普查、自查、互查等多種方式做好工作檢查和考核，從而激發檔案管理人員工作中的積極性和使命感，確保檔案工作的健康發展。

3.2 推進檔案管理體系改革，不斷推動信息化技術在檔案管理中的應用

加快探索整合全息檔案管理系統與平臺的建立，打通各個單位、各個部門之間的資料收集、傳輸與共享路徑，并通過更加規范化和標準化的文件模式，形成高效、便捷的檔案管理“一條龍”體系。在信息化環境下，在社會對于檔案信息利用需求不斷提升的背景之下，行政單位檔案管理部門更是要格外重視檔案管理系統的網絡安全性，通過檔案加密技術以及防電磁輻射泄露技術、防改寫技術等先進技術，確保電子檔案，特別是涉密檔案的完整和真實[3]。

參考文獻

[1]吳青璟.檔案信息化建設與檔案管理[J].城建檔案，2018，（11）：11-13.

[2]張浩霖.信息化對檔案館管理模式的影響探究[J].產業與科技論壇，2018，17（19）：261-262.

[3]林秀清.機關檔案管理工作信息化建設研討[J].現代交際，2018，（20）：212-213.