信息化建設在醫院檔案管理中的作用分析

杜麗紅 許楠楠

摘 要：隨著我國醫療體制的改革，醫院檔案管理的信息化建設不僅是醫院自身檔案管理工作的需求，也是提升醫院管理能力更好地服務社會的發展需要。本文主要對引入現代化計算機信息技術，提高醫院檔案管理效率，充分發揮檔案的利用價值，以彰顯檔案管理的科學性、高效性，促進各項工作發展。

關鍵詞：信息化建設；檔案管理；作用

醫院檔案是醫院管理中的一部分，是促進醫院健康發展不可或缺的最原始的、最真實的重要資料。要依據醫院的內部人事配備、財務控制、部門業務等實際情況，對文件、圖表等不同形式的信息進行管控和調用，借助信息化技術充分利用好這份無形資產，為醫院的人才工作、設備投入、技術研究提供方向和條件。不可否認，檔案信息化管理對醫院來說具有不可忽視的價值。

1 信息化建設在醫院檔案管理工作中的重要性

1.1 提高醫院管理水平

我國絕大部分公立醫院都已經全面建成了信息化辦公系統，基本實現了信息化檔案管理，有效提高了人員的工作效率，突破了傳統管理模式的局限性，醫院的醫療服務效率和水平得到了廣泛提升，臨床服務質量更高，滿足了社會對醫療服務的需求。現代化信息技術為醫院的檔案管理改革提供了新的發展平臺，基于跨流程、跨科室、跨時間、跨人群的角度，豐富了醫院的醫療信息資源。醫院的主要工作是治療疾病，保證人的生理健康，這是一項技術含量較高且風險性較大的工作，涉及的知識、技術、資料、人員信息較多，而科學規劃檔案管理工作，整合人力資源、科技資源、設備資源、后勤資源等，將其以電子檔案的形式保存在計算機中，提高其利用率，拓寬使用范圍，有利于決策人員可以更好地把握醫院的行政、人事等信息變化狀況。

1.2 提供決策依據

借助計算機系統、網絡技術可將醫院的檔案進行分類保存和利用，便于及時查閱和參考。電子檔案擺脫了傳統紙質檔案保存期短、字跡容易模糊的缺點，可為歷史借鑒和決策提供必要依據，可更好地服務于醫院的戰略性發展目標。

2 如何加強檔案管理信息化建設

醫院檔案管理工作是凸顯醫院對內部管理、規劃發展的重要手段，這些資源和信息都是醫院完善服務體系的有力支撐。檔案系統信息化，是保護、保存檔案的現實需要。在引入信息化技術后，檔案的保存、查詢可在電腦上同步進行，有利于保護原始檔案和數據，延長檔案壽命；其次，可有效釋放人力，大幅提高工作效率，降低了成本。第三，信息化建設有利于滿足醫院對人力資源的需求，特別是人事檔案管理的信息化對于醫院的改革與發展來說具有重要意義。實現人事信息的智能化檢索和網絡傳輸，擴大了其內涵和外延，增強了工作人員對人事信息的綜合分析能力，為醫院的可持續發展奠定基礎。

2.1 完善檔案管理制度

要實現檔案管理信息化建設，首先就要立足制度建設，以全新的運行機制支撐新技術的改革，發揮電子文檔的特點和優勢，并結合醫院的自身發展狀況，完善頂層設計，制定一套科學完整的管理制度，讓檔案信息化建設變得有章可循，提高檔案資源的后期利用率。要著重培養職工的專業化知識，特別是計算機辦公軟件的應用，從管理層入手，提高他們的管理意識，從源頭上解決檔案管理中出現的各種難題。在人員選拔上要以責任心強、信息化知識高、工作效率高為主，加大培訓力度，讓他們全面理解信息化技術引入的重要任務。其次，要給予檔案管理工作充足的資金支持，配備最新的電子信息設備和軟件，提高運行效率。

2.2 加強信息安全監管

醫院檔案較多，狹義上來講，檔案信息化建設有利于保障醫院醫療信息資源的安全性。對于一些機密要文和醫護人員調配信息，這些都不允許對外泄露，以免制約醫院體系的發展。醫院要配備專業人員進行檔案保密工作，設置信息公開級別，完善信息查詢系統，研發全新的身份驗證體系，提高信息保密的有效性。當前醫院的檔案信息化建設尚處于初級階段，難免會遇到許多技術難題。如計算機安全防御，避免黑客的盜取等。信息化技術為醫院的檔案管理工作帶來了極大的便利，但也要注意信息化帶來的潛在危險，加強對紙質檔案的保管。

2.3 明確信息化建設的核心工作

近年來公立醫院的檔案信息化管理工作已逐步進入正軌，但仍然存在核心信息利用不高的問題，造成檔案管理工作的困難，不便于后期查閱。要發揮檔案信息化建設的作用，就要明確醫院檔案信息化管理的核心內容，如醫院各行政、后勤職能部門文書檔案、職工人事檔案等的收集、整理、歸檔，要提高檔案科的管理效率，就要立足信息化技術、互聯網技術、計算機技術的綜合運用，優化檔案調取和使用程序，讓各部門的信息借閱工作變得更加持續可靠。

2.4 提升人員綜合素質

為了順應現代社會的發展和群眾對醫療服務質量的需求，檔案管理部門要完善相關電子設備以供使用。對于參與檔案管理工作的人員，應注重對管理資質和文件檔案分析效率的考察。當前大多數檔案管理人員都缺乏必要的工作素養，這在很大程度上制約了信息化技術的深入。因此，要促進信息化建設與檔案科學管理的有效結合，就要讓管理人員意識到信息建設的重要性，著重培養工作人員對信息技術和辦公系統的利用能力，定期開展考評工作，借助考評結果進行針對性培訓，綜合提高工作能力。特別是對多媒體、計算機的應用能力，充分掌握計電子文檔的歸類原則，拓寬理論基礎，為順利實施信息化建設和管理改革保駕護航。

2.5 完善設施配備

傳統的檔案管理多以紙質或圖片的形式進行，這種方式較為傳統，容易受外界不良環境影響，同時也加大了檔案保管、開發、利用的難度。推進檔案信息化建設，首要的是軟硬件設施的配備，有效運用現代化信息技術。將計算機特有的數據庫統計、分析功能融入到信息系統匯總，實現大量數據的安全存儲，從而節省空間，便于查找。對于數據庫軟件，也要及時完善查詢系統、存儲系統、多媒體系統的功能。充分利用數字化技術，特別是在文件規范制定上面，要在全面展示檔案內容的同時，以文檔的方式實現。對于過去的信息資料，也要詳實錄入到計算機，以便查找。

醫院檔案信息化管理能夠進一步反映醫院本部在某個時間段醫院各行政、后勤職能部門文書檔案、職工人事檔案等的收集、整理、歸檔、立卷、利用情況。推動醫院檔案管理信息化建設，有利于直觀地看到檔案與信息技術的內在聯系，凸顯醫院管理的科學性和時效性，提高管理工作效率。

3 結論

總而言之，信息化建設對于醫院的檔案管理來說具有十分重要的意義，特別是在信息技術高速發達的今天，醫院要適應社會發展要求，就要立足提高整體醫療水平，改變傳統的信息采集和處理方式，制定一套完整、現代的檔案管理體系，優化流程、信息共享，為醫院的縱深發展提供參考依據。

參考文獻

[1]金鑫.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位探討[J].科技創新導報，2018（17）.

[2]邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥，2017（02）.

[3]浦曉雯，夏開建，張軍朝.基于大數據驅動的醫院檔案管理數據分析方法與應用決策[J].山西檔案，2016（05）.