新時代法治建設背景下合同檔案管理淺析

劉元嬌

摘 要：合同檔案資料是機關事業單位工作的歷史記載，它記錄著合同相對方在民事活動中所發生的實際情況；也是部門跟蹤合同履行情況、發掘法律隱患、維護正當權益的重要參考資料。為了進一步規范機關事業單位合同簽訂程序，提高財政資金使用效益，從源頭上防止和化解法律風險，我局對近年來合同檔案進行梳理，結合工作實際，對合同簽訂工作基本情況進行綜合分析，充分發揮合同檔案在規范民事活動、服務法治建設、實現陽光行政等方面的重要作用。

關鍵詞：新時代；法治建設；合同檔案

1 合同檔案基本情況

1）從檔案數量上看，呈現逐年增長趨勢。2014年，威海市人社局共建立合同檔案15卷，2015年為35卷，2016年為47卷，2017年為59卷，2018年為97卷。近5年以來，合同檔案數量呈現逐年增加態勢，2015-2018年分別比2014年增長了133.3%、213.3%、293.3%和546.6%。詳見圖1：

檔案數量持續穩步增長說明了系統內法治意識的不斷提升。近年以來，我市相繼出臺了《市級機關事業單位簽訂合同管理辦法》、《關于加強合同管理工作的通知》，在對合同立項、協商、擬稿、審查、報批等程序進行規范的基礎上，首次將加強合同檔案管理作為單獨章節予以說明，明確了完善合同檔案管理制度、檔案材料使用和整理歸檔要求，切實將合同檔案作為合同履行或法律維權的重要依據。2016年度，國家、省、市分別出臺了推進法治政府建設的實施綱要，我局也制定出臺了推進“法治人社”建設實施意見，在新的歷史條件下，法治思維逐漸成為機關事業單位的慣性思維，以法治方式推動合同規范化意識不斷增強。

2）從檔案類型看，呈現多元化趨勢。2014-2018年，威海市人社局合同檔案類型主要有政策宣傳類、委托類、租賃類、買賣類等4大類。近5年以來，合同檔案類型多元化，說明政府部門進一步轉變思想理念，充分發揮市場機制作用，通過購買服務的方式進一步提高了公共服務水平和財政資金使用效率，滿足了服務對象的多元化、個性化的需求。詳見圖2：

3）從檔案跟蹤情況看，合同備案率不斷提升。為防止陰陽合同發生，預防法律風險，我局加強合同備案管理，對各科室、單位合法性審核并通過的合同，要求簽訂合同后5個工作日內，將正式文本向局有關科室及市法制辦備案，并加強合同履行情況跟蹤調度，每季度統計合同履行情況，準確掌握分析履行進度、義務履行、權利行使、爭議苗頭等相關內容。從近3年情況看，2016年簽訂的47個合同文本，及時備案率為80.9%；2017年簽訂的59個合同，及時備案率為84.4%，2018年簽訂97個，及時備案率為95以上%。詳見圖3。

2 合同檔案存在的問題

從全省范圍上看，我市較早在機關事業單位開展民事合同管理工作。我局各有關科室、單位對合同簽訂的流程意識越來越重視，對檔案材料留存也比較到位，確保了財政資金使用效率，保障了法治工作的規范有序。近幾年，我單位無一起因合同簽訂不當引起的民事糾紛案件，在合同檔案檢查工作中，我單位一直受到市政府法制辦的好評。但就當前合同檔案管理中發現，合同檔案科學化、信息化建設還需進一步加強。

一是檔案制度不完善。當前尚未制定我局檔案管理具體制度規范，各類一般性業務檔案材料特別是合同檔案的歸檔、保管、借用等沒有規范的操作流程，不利于檔案集中統一管理。

二是檔案管理人員匱乏。在就業、社保、人事等與“人”的權益息息相關的業務方面，我局都高度重視檔案管理，配有專門的科室、人員，建設了規范化的檔案室。但在綜合性業務檔案方面，未能配備專或兼職檔案管理人員，業務檔案材料管理力量薄弱，目前合同檔案原始材料均由承辦科室、單位各自保管，比較分散。在人員素質方面，由于兼職人員忙于日常業務工作，平時參加檔案管理培訓較少，檔案知識積累不足，檔案立卷、保管、借用等專業化水平有待于提高。

三是基礎設施建設不符合要求。當前，局機關還沒有設立專門的業務檔案室，檔案資料沒有集中管理，容易導致檔案不規范、檔案材料丟失等現象，給合同管理工作的正常開展造成被動影響。同時，檔案信息化、數字化建設相對滯后，軟硬件設施配備不足，不符合檔案管理工作的有關要求。

3 對策措施

一是從完善制度入手，為合同管理系統化提供制度保障。按照上級檔案管理要求，研究制定我局綜合性檔案管理有關規定，堅持高標準、嚴要求，進一步建立健全組織領導，落實檔案管理工作責任，明確業務檔案室建設標準、操作流程、管理規范、查詢使用和工作要求等方面的內容，確保合同檔案在內的所有綜合性業務檔案材料集中統一管理。

二是從增強力量抓起，為合同管理科學化提供人員保障。首先，要配強配齊能夠勝任檔案管理工作的專、兼職檔案管理人員，讓專業人干專業事，提升檔案管理標準化水平。其次，加強從業人員業務知識指導，通過邀請市檔案局專家授課、觀摩先進單位檔案管理模式、參加檔案專業繼續教育培訓等方式，進一步提升檔案管理人員的專業化水平。再次，進一步梳理檔案管理人員崗位職責，明確崗位風險，制定防范措施，增強合同檔案管理的精細化水平。

三是從配強設施做起，為合同管理規范化提供基礎保障。建設高標準綜合業務檔案室，配備防盜門（窗）、檔案柜、溫（濕）度計、除濕機、滅火器等設施設備，符合防火、防盜等要求。充分利用信息化水平，建立合同檔案基本信息庫，加強大數據分析與利用，推動紙質檔案和電子檔案相融合，為提升合同管理質效提供有力的基礎數據支撐。