試論醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策

王旭華 康延江

摘 要：醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院發(fā)展至今的各類信息，檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院管理和醫(yī)院后續(xù)發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。本文闡述了在當(dāng)前的市場(chǎng)環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，在醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中存在的問(wèn)題，并根據(jù)這些問(wèn)題提出了相關(guān)的解決對(duì)策，為醫(yī)院檔案管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理；檔案管理；工作問(wèn)題；解決對(duì)策

醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史的記錄，其中包含的信息可以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人做出的工作計(jì)劃以及管理決策提供可靠的依據(jù)。醫(yī)院檔案內(nèi)容極為復(fù)雜，其中涉及到大量的文字、圖表以及聲像資料，不僅保存不易而且在管理方面也頗具難度。需要不斷的優(yōu)化檔案管理方案，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理學(xué)專業(yè)知識(shí)與醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況，才能及時(shí)解決檔案管理中面臨的問(wèn)題，做好檔案管理工作。

1 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)薄弱，重視程度不高

目前，大多數(shù)的醫(yī)院管理人員對(duì)檔案管理工作都不夠重視，醫(yī)院管理人員的檔案管理意識(shí)非常薄弱。這就造成了檔案管理人員工作效率低下，醫(yī)院存儲(chǔ)的檔案也非常容易出現(xiàn)丟失、損毀的現(xiàn)象；而檔案的零散和不全面存檔也增加了檔案管理的難度，形成了惡性循環(huán)[1]。

1.2 檔案管理工作制度不健全

大多數(shù)醫(yī)院在檔案管理工作中沒(méi)有建立完善的管理制度，對(duì)于檔案管理工作內(nèi)容和方法也缺乏明確的定義和規(guī)范，對(duì)于檔案管理人員的工作行為也沒(méi)有相應(yīng)的約束，這也是導(dǎo)致當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量難以提升的原因之一。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

由于管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏重視，許多醫(yī)院的檔案管理人員是由醫(yī)師兼任的，醫(yī)院內(nèi)并不存在專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，完全不能勝任檔案管理工作。已經(jīng)構(gòu)建了檔案管理團(tuán)隊(duì)的醫(yī)院也往往存在檔案管理人員素質(zhì)不高的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的高效開(kāi)展。

1.4 檔案管理工作信息化水平不高

檔案管理工作內(nèi)容非常復(fù)雜，而且醫(yī)院的大多數(shù)檔案都是以紙質(zhì)文件的形式存在的，非常不利于保存，許多古老的文件已經(jīng)由于保存不當(dāng)出現(xiàn)了損毀。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是當(dāng)代醫(yī)院檔案管理的發(fā)展必然，是提高檔案管理成效的必要方法。

2 醫(yī)院檔案管理工作問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1 提高檔案管理意識(shí)

檔案管理工作是現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展方向制定有重要作用。為了提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，管理人員必須要提高管理意識(shí)，從根本上重視檔案管理工作。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人和檔案管理人員應(yīng)該要轉(zhuǎn)變思想，提高管理意識(shí)，要重視檔案管理工作的內(nèi)涵。許多的管理人員認(rèn)為醫(yī)院檔案中保存的是醫(yī)院過(guò)去的信息，與當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展并沒(méi)有關(guān)系，自然也無(wú)法提高對(duì)檔案管理工作的重視。為此，必須讓醫(yī)院高層和管理人員意識(shí)到醫(yī)院留存的檔案是醫(yī)院發(fā)展至今的全紀(jì)錄，是醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的基石，對(duì)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展計(jì)劃的制定具有一定的指導(dǎo)意義。

此外，還應(yīng)該要加強(qiáng)管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)，檔案管理人員必須用先進(jìn)的現(xiàn)代檔案管理理念和方法進(jìn)行檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。在管理工作中，工作人員還需要提高自身的責(zé)任意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到自己的工作任務(wù)和職責(zé)，做好分內(nèi)工作，切勿出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象。還要做好思想宣傳工作，讓醫(yī)院全體人員都提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視，這樣醫(yī)院工作人員在借閱檔案時(shí)才會(huì)加倍小心，避免損毀檔案為醫(yī)院造成不可挽回的損失。

2.2 完善醫(yī)院檔案管理制度

“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，醫(yī)院必須構(gòu)建有效的檔案管理制度才能對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)判和約束，才能促進(jìn)檔案管理工作的高效開(kāi)展。必須在醫(yī)院中建立和完善檔案管理制度，不僅要對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行明確的規(guī)范和定義，還需要對(duì)檔案管理工作人員的職責(zé)和行為進(jìn)行界定和評(píng)估[2]。同時(shí)，要設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)督部門(mén)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督，通過(guò)必要的管束提高檔案管理工作效率以及檔案資源的利用率。

要完善醫(yī)院的檔案管理制度，首先需要將醫(yī)院明文規(guī)定的管理規(guī)范以及工作中默認(rèn)的習(xí)慣操作結(jié)合起來(lái)，根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的具體需求，重新制定完善的管理規(guī)章制度。然后，根據(jù)醫(yī)院檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及相關(guān)的法律法規(guī)，嚴(yán)格制定醫(yī)院檔案借閱的各項(xiàng)規(guī)定；并制定醫(yī)院檔案管理工作人員與檔案借閱人員的保密規(guī)定。以規(guī)范的、明確的管理制度和有執(zhí)行力與威懾力的監(jiān)督制度來(lái)保證檔案的安全以及檔案管理工作的高效開(kāi)展。

2.3 組建高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)

擁有高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案高效管理的基礎(chǔ)。只有管理人員轉(zhuǎn)變思想提高重視，充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的重要性，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的良好管理。為此，醫(yī)院必須要加強(qiáng)對(duì)原有檔案管理人員的培訓(xùn)，并聘用高水平的檔案管理人才來(lái)擴(kuò)充醫(yī)院的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為檔案管理工作提供良好的人力資源支持。

首先，必須要提高檔案管理人員的管理意識(shí)，要讓檔案管理人員明確檔案管理的內(nèi)容和意義，充分了解醫(yī)院檔案的范圍和職責(zé)；還要讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的重要性，這樣才能提高管理的效率。其次，需要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。要對(duì)醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括現(xiàn)代檔案管理學(xué)及醫(yī)院檔案管理相關(guān)法律法規(guī)；邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專業(yè)人士進(jìn)行講座，并加強(qiáng)與同行業(yè)之間的交流，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)共享實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想道德建設(shè)，要讓檔案管理人員提高敬業(yè)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，做好本職工作，實(shí)現(xiàn)工作方法的創(chuàng)新與發(fā)展。

此外，還需要通過(guò)招聘專業(yè)人才來(lái)擴(kuò)充檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高團(tuán)隊(duì)管理水平。醫(yī)院應(yīng)該要聘用擁有檔案管理專業(yè)知識(shí)和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的人才來(lái)負(fù)責(zé)醫(yī)院的檔案管理工作。要加強(qiáng)對(duì)所有檔案管理人員的培養(yǎng)和監(jiān)督，明確管理制度，提高管理質(zhì)量和效率。

2.4 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

要提高檔案管理工作質(zhì)量首先應(yīng)該要提高對(duì)檔案存放的重視。醫(yī)院中有許多古老的資料都是用紙質(zhì)文件存檔，無(wú)論是手寫(xiě)材料還是印刷材料都會(huì)受紙張本身的壽命限制，在保存方面極為不易。為了延長(zhǎng)檔案的使用壽命，不僅需要妥善保管，還需要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案以電子檔案的方式予以保存，這樣能避免因檔案保存不當(dāng)而造成的損失。同時(shí)建設(shè)檔案管理信息化，也能節(jié)省檔案管理工作人員的時(shí)間和精力。通過(guò)使用科學(xué)的管理系統(tǒng)，可以對(duì)錄入的各項(xiàng)文檔實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類歸檔，節(jié)省了人工分類和整理的時(shí)間；同時(shí)電子檔案管理系統(tǒng)也能夠簡(jiǎn)化檔案借閱和歸還的流程，對(duì)檔案的入庫(kù)、出庫(kù)也可以進(jìn)行更加詳細(xì)、安全的記錄，提升檔案的安全性與保密性[3]。

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化還可以打破檔案查閱的時(shí)間和空間界限。將醫(yī)院現(xiàn)有的檔案都整理到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，醫(yī)院工作人員可以隨時(shí)進(jìn)行查閱，不需要借助檔案管理工作人員的幫助，也可以自行查找和瀏覽，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的高效性，也提高了醫(yī)院檔案的利用率。同時(shí)，醫(yī)院之間也可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享，這樣就免去了實(shí)體檔案的傳遞，避免在交接過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，促使檔案在醫(yī)學(xué)發(fā)展當(dāng)中發(fā)揮更加深遠(yuǎn)的意義。由此可見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是提高檔案管理工作質(zhì)量的必然。

3 結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的意義。為了高效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的記錄、歸檔、保存以及查閱工作，醫(yī)院管理人員應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，組建高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)，以先進(jìn)的檔案管理理念和方法解決當(dāng)前醫(yī)院檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題，促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]董新剛.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2015，7（01）：33-34.