下崗失業人員的檔案管理問題思考

廖玉華

摘 要：下崗失業人員的檔案中，詳細記錄了該員工的職業個人經歷、政治面貌、工作業績、業務能力以及品德作風等各種信息資料。通常情況下，下崗失業人員的檔案都是由當地的勞動就業部門進行保存與記錄，這也是保證下崗失業人員合法權益的基礎依據。本文首先將分析目前我國在管理下崗失業人員檔案的過程中出現的各種問題，詳細闡述改善管理下崗失業人員檔案的具體措施，希望可以為相關單位和個人提供有用的參考，從而更好的保證我國下崗失業人員的根本利益。

關鍵詞：下崗失業人員；問題分析；檔案管理；應對措施

目前，我國下崗失業人員的檔案通常都是由其所屬企事業交給政府或者社會相關部門進行管理。由于檔案是國家為下崗失業人員發放保障與福利的基礎，相關部門就有必要加強對檔案的管理工作，更加科學、合理以及正規的保管下崗失業人員的檔案，這樣才可以更好的建立和諧社會。但是，通過觀察我國檔案管理工作的現狀，可以發現其中出現了很多的問題，不僅有下崗失業人員所屬企事業單位的問題，還有其自身的問題，這就亟需積極的探究問題的原因，并找到有針對性的解決方案。

1 管理下崗失業人員檔案過程中出現的問題

1.1 檔案管理單位過于復雜

目前，有很多下崗失業人員的檔案不是由一個單位進行管理，往往是由很多個單位和部門進行管理，這不僅很容易發生工作內容重復的問題，還極容易導致檔案的遺失或者是檔案出現錯漏。特別是隨著我國企事業單位體制的改革，現在企事業單位員工的檔案往往是由城市勞動服務部門進行管理。然而，過去企事業單位體制改革之前的檔案，卻仍然是由人事部門進行管理，這不僅會造成下崗失業人員無法有效的對養老保險進行續費，還會極大的影響后續養老金的領取以及退休的辦理等各種工作，導致其需要通過多個部門才可以完成相關的工作。

1.2 企事業單位缺乏對檔案管理工作的重視

檔案作為企事業單位員工的重要文字資料，對企事業單位員工有著非常重要的作用，堪稱職工的“第二生命”。然而，我國很多企事業單位缺乏對員工檔案的重視，尤其是一些馬上停產以及即將破產的企事業單位，這種問題就更加的顯著。而且，這些企事業單位的員工將主要的精力都放在了找工作上，完全沒有重視到自己的檔案問題。社會上流行的“說起來重要，排起來次權，用起來需要，忙起來忘掉”的“檔案無用論”的錯誤輿論也是現實的真實寫照。有很多的員工只有在需要使用檔案的時候，才會去找檔案，而在用不到的時候，忽視了對檔案的管理，通常都是交由企事業單位進行管理。同時，有些企事業單位的檔案管理人員缺乏良好的專業素質以及工作態度，沒有科學合理的對檔案進行整理、登記以及造冊，導致企事業單位員工的檔案很容易就會出現丟失、損壞等各種問題。

1.3 管理隊伍的建設步伐滯后

由于目前我國很多企事業單位都沒有對檔案管理工作加強重視，這就導致現代企事業單位在分配員工時，通常會將高素質的員工分配到其他的重點部門，而檔案管理部門通常都是分配一些素質不強的員工。并且，分配到檔案管理部門的員工通常缺乏專業的檔案管理知識，企事業單位也沒有重視對檔案管理工作人員的培訓工作，這就極大的影響了企事業單位檔案管理工作的質量。同時，現在有很多的檔案管理工作人員都是一些老員工，缺乏各種新知識，無法熟練的使用各種新設備，無法適應現代的新工作，導致其無法有效的利用信息化技術開展檔案管理工作。

2 改善下崗失業人員檔案管理工作質量的具體措施

2.1 需要提升檔案管理工作人員的責任心

隨著社會的發展、時代的進步，現代的社會環境相比過去有了很大的變化。我國現在有著十分龐大的下崗失業人員，這也極大的提升了檔案管理工作人員工作量以及工作難度。由于下崗失業人員的檔案信息資料會對各個用人單位的選拔和考量提供十分有用的參考，下崗失業人員的檔案信息是否健全，將直接影響到其能否再就業。這就需要檔案管理工作人員充分認識到檔案管理工作的重要性，提升對自身工作的重視，要以負責任、嚴謹、認真的工作態度對待自己的本職工作。并且，檔案管理單位還需要根據國家的相關法律法規，建立完善的檔案管理制度，要使每一個檔案管理人員都可以對自己的職責有充分的認識，積極的落實崗位責任制，從而有效避免出現檔案遺失的問題。同時，檔案管理部門還需要積極的收集下崗失業人員的檔案信息，使下崗失業人員的檔案信息進一步完善，還要對檔案管理工作人員的工作內容進行監督，最大限度的避免出現人為失誤。而且，由于檔案管理工作通常會與多個部門有關，這些部門和單位就要加強聯系，做好配合與溝通，從而更好的為下崗失業人員服務。

2.2 需要加強檔案管理工作的重視

想要提升檔案管理工作的質量，就要加強對檔案管理工作的重視。尤其是我國的政府部門，需要制定相應的法規或條例，更好的監督和檢查下崗失業人員的檔案。如果出現有檔案管理人員出現失職的問題，比如檔案審查不認真、沒有按照相關規章制度管理檔案以及隨意棄置檔案的問題，就要通過罰款或者通報批評的方式進行懲罰。而對于故意損壞檔案或者是偽造檔案的行為，就要堅決給予嚴重的行政處罰，根據情節的嚴重情況，采取調離或者是辭退等比較嚴重的懲罰措施。同時，現代的企事業單位需要使下崗失業人員認識到檔案管理的重要性，從而可以對檔案加強關注，一旦其發現有哪些信息的缺失，都要及時的進行處理。同時，還要明確自己檔案的具體去向，從而有效避免出現各種不必要的麻煩，還可以促使檔案管理人員工作質量的提升。

2.3 需要建立高素質檔案管理隊伍

檔案管理部門想要有效的提升檔案管理工作的質量，就需要建立高素質的檔案管理隊伍，尤其是要注重引進和培養高素質的檔案管理人才，才可以更好的完善檔案管理工作。特別是現代企事業單位在選拔或者分配檔案管理部門的人員時，要盡量選擇一些文化水平高、年齡適合以及工作態度好的工作人員，使檔案管理工作人員可以更好的完成相關工作。并且，企事業單位還需要注重培訓工作，不光要培訓新員工，還要積極的培訓老員工，使新老員工都可以更好的完成檔案管理工作。使檔案管理工作人員能夠更好的保護其中的檔案設施，防止出現檔案遺失的問題，增強其職業素質以及專業技能。

3 結束語

據《中國統計年鑒》的資料，我國原有國有企業的職工1.1億人，1998年國有企業職工人數則為5200萬人，而原為4000萬人的集體企業職工，更是銳減為1000多萬，這減少的7000多萬原有國有和集體企業的職工，除一部分到非公有制企業處，大部分人都有一段或長或短的下崗或失業的經歷。因而，保障下崗員工的權益是現代的重點問題。之所以會出現各種問題，與員工的檔案不明確有著十分緊密的聯系。因此，想要更好的保證我國社會的和諧問題，就要注重保護下崗員工的合法權益。這就需要我國的企事業單位能夠重視檔案管理工作，建立專業化的檔案管理工作隊伍，提升相關工作人員的責任心，避免檔案出現問題。

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