核電工程檔案數字化實踐及應用

查鳳華

【摘要】以田灣核電站一期工程檔案數字化現狀為例，提出數字化基本原則和數字化對象確立原則，梳理檔案數字化工作的流程，以圍繞核電十年定期審查專項，集中開展檔案數字化并建立專題知識庫為例，用事例說明開展檔案數字化的必要性和促進核電業務工作開展的重要作用。

【關鍵詞】數字化;檔案;核電;工程

一、檔案數字化現狀

核電安全性對項目建設和運行要求嚴格，文檔信息化建設要求支撐各項業務，以田灣核電站為例，一期工程已形成約12萬卷檔案，保管期限30年及其以上且利用頻度較高檔案，已實現數字化，為創建數字檔案館，提供多方位文檔知識服務打下良好基礎。

二、檔案數字化基本原則

為使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足公司對檔案利用的需求。1.建立業務系統原生電子文件優先利用原則。2.外包為主和內包為輔相結合的數字化原則。3.檔案數字化副本與紙質檔案同步歸檔原則。4.非涉密且利用頻度高優先檔案數字化原則。5.國密和核心商密禁止檔案數字化外包原則。

三、數字化對象確定原則

（一）保密性原則。檔案數字化必須是內部公開、外部公開、工作秘密、普通商密檔案，并符合公司保密管理規定。

（二）價值性原則。保管期限為永久或長期，且利用頻度高的檔案，優先列入公司檔案數字化范圍。為了方便利用，大部分歷史檔案已開展數字化。運行日志、水和油分析記錄、投標文件、射線底片、巖芯、運行記錄卷紙，利用頻度低或信息敏感未列入檔案數字化范圍。

四、數字化工作的流程管理

檔案數字化工作完成方式有內包和外包兩種方式。國家秘密和核心商密檔案及其他包含敏感信息的檔案，需要嚴格控制知悉范圍，檔案數字化不得外包，由內部專業人員負責完成。其他建議采取外包，與外包單位簽訂安全保密協議，明確保密責任和義務。文檔人員負責檔案數字化前準備、數據驗收、上傳至ECM系統。以紙質檔案數字化為例，主要包括數字化前準備、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、掃描移交、驗收入庫等環節。

（一）數字化前準備。文檔人員應對待掃描的檔案進行整理，補充著錄缺少元數據信息。破損嚴重、紙張不平整的紙質檔案，應先進行修復和壓平處理。記錄案卷級、文件級檔號和頁數，補充錄入缺少必填信息。剔除重復件和不宜上網發布的檔案，再移交掃描，以備后查。

（二）檔案掃描。掃描環節包括拆除裝訂、選擇合適掃描方式及分辨率、恢復裝訂。公司保存歷史檔案紙張質量較好，采用高速掃描，少量過薄、過軟檔案采用平板掃描，拆除裝訂物時注意保護檔案不受損害。掃描完成后應恢復裝訂，保持檔案的排列順序不變。分辨率不得低于300dpi，當清晰度不夠時適當提高分辨率。

（三）圖像處理。圖像數據質量檢查。當發現不符合圖像質量要求時，應重新對圖像進行糾偏、去污、裁邊處理。發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。公司接收的超長、超寬大型工程圖紙，分區掃描并合并成一副圖像。

（四）圖像存儲。存儲格式推薦采用JPEG、PDF格式，為了讀取方便一般以PDF格式保存，并以唯一對應的檔號命名，以便電子文件命名和ECM系統內錄入的文件編碼進行匹配，批量上傳到系統中。

（五）掃描后登記。掃描人員在掃描完成后，登記掃描方式、頁數、掃描人。核對每份文件實際掃描頁數與檔案整理時填寫的頁數是否一致，檢查著錄信息和檔案掃描件是否有缺失錯誤，再進行數據驗收。

（六）數據驗收。檔案數字化工作量巨大，僅僅依靠人工難以全面完成，文檔人員以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件的總體質量，抽檢率不得低于5%，若錯誤較高，加大抽檢范圍，加強對外包單位信息反饋和考核管理。驗收合格后，填寫檔案數字化登記表，將掃描文件及時導入到ECM系統中。

五、數字化成果應用

以圍繞核電十年定期審查專項，集中開展檔案數字化并建立專題知識庫為例，為了保障遠離田灣現場200余人專家團隊電子查閱文檔，在集中審查半年內，對相關6萬余件記錄報告，3000余卷檔案，約500萬頁集中數字化，并對錄入錯誤信息及時糾正，為十年定期審查節省工期，也減少了各路專家車馬勞頓。

針對核電十年定期審查項目，文檔人員聯合業務技術人員在ECM系統建立專題知識庫，將歷時三年，涉及多個外部單位和內部處室協同工作的報告成果，包括技術規格書、經驗反饋、往來函件、審評問題單、組織機構、審查報告共280余份文件形成電子化匯編，其中對106份審查報告按照14個審查要素細化分類，形成樹狀知識庫，一鍵查找，既是本次項目成果展示，更為田灣核電下一個十年定期審查提供借鑒。

總之，開展檔案數字化是核電企業開發檔案信息資源、建立數字檔案館的重要環節，也是對歷史檔案進行全面檢查、查漏補缺的有利時機，需注意檔案安全和保密。通過與業務人員合作開展多樣化電子化檔案專題編研，并通過業務系統原生電子文件向ECM系統自動歸檔，將“存量檔案數字化，增量檔案電子化”落到實處，公司致力于為用戶提供更加便捷的文檔知識服務。

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