對培養獨立院校檔案人員綜合素質的思考

朱蓉

【摘要】獨立院校由于其特殊性，培養檔案人員的綜合素質很有必要，以此跟上檔案事業發展的步伐，推動學校健康發展。

【關鍵詞】獨立院校;檔案人員;素質培養

隨著現代社會政治、經濟、文化活動的快速發展，檔案信息的獲取量越來越大，檔案事業隨之不斷發展，對檔案人員的綜合素質要求亦隨之不斷提高。獨立院校由于其建校時間短及民營辦學等特殊性，往往會更注重教學、科研等方面的建設工作，突顯自己的辦學優勢，快速提升學校的知名度，從而順利完成每年的招生任務。檔案工作的好壞被認為對學校的總體發展不會產生重大影響，因此學校對檔案工作的投入非常有限，對檔案人員的挑選也不夠嚴謹，造成了獨立院校檔案人員綜合素質普遍偏低的現象，從而影響了獨立院校進一步健康發展。

由于大環境下整體生源逐年減少，獨立院校面臨著更大的挑戰和壓力。個人認為，獨立院校要想在競爭中嶄露頭角，穩步發展，不僅要重視教學質量等硬指標的建設，也要重視提升校園文化建設等軟實力。而檔案建設是校園文化建設的重要組成部分，檔案人才資源又是檔案建設發展的第一資源，是整個檔案工作諸要素中最為活躍、起決定作用的因素。因此，獨立院校檔案人員的綜合素質培養顯得尤其重要。

一、獨立院校檔案人員現狀

獨立院校檔案管理工作起步較晚，除少數獨立院校檔案管理達到了“AAA”水平外，大部分與省部屬院校相比存在很大差距。一般來講，較多獨立院校只配備很少的專職檔案人員，這些人員要么是從學校其它崗位上調配，要么返聘外校已退休的檔案人員，很少引進年輕的專業的檔案人才。由于獨立院校的民辦性質，檔案工作默默無聞、枯燥單調且不受重視的特點，使檔案人員更難以在工作中找到自身價值，隨時都可能選擇新的更好的工作，因此造成檔案人員頻繁變動，檔案隊伍無法穩定的現象。返聘已退休的檔案人員，雖然具有較豐富的檔案工作經驗，但由于年齡、身體等各種因素，缺乏掌握現代檔案管理手段的能力，亦造成檔案隊伍無法穩定、檔案工作停滯不前的現象。同時，檔案工作硬環境得不到有效改善，整體業務技能無法提升，現代管理水平無法提高，檔案人員“巧婦難為無米之炊”，因此檔案人員綜合素質無法得以培養提高，檔案工作滯留在重保管、輕利用、徘徊不前的狀態。

二、獨立院校檔案人員綜合素質要求

檔案人員的綜合素質是指從事檔案工作必須具備基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養，管理及分析處理問題的能力。江澤民同志曾指出：“現代檔案工作者一定要有豐富的、廣博的知識，政治、經濟、科學、文化方面的知識都要懂一點，還要學習一點外語。”這就是對檔案人員的綜合素質提出了新的要求，不僅要注重職業道德修養，注重忠信、求是的工作精神，而且要不斷提高現代化的管理水平，不斷提升自身的文化水平，不斷提高自己的服務意識，完成從“保管員”到“多面手”的轉化。獨立院校的檔案人員亦以新要求為準繩，使自己成長為一名優秀的檔案管理工作者。

三、獨立院校檔案人員綜合素質培養

（一）具有堅持原則的政治品格。獨立院校的檔案工作雖然與省部屬院校相比更顯默默無聞，但責任一樣重大，不可或缺。學校在教學活動中產生的文字、聲像等一切檔案材料，無論是秘密的還是公開的，最終都會匯集到檔案部門，而所有檔案的利用活動也會在檔案部門產生，這就要求所有檔案人員必須具有堅持四項基本原則，堅決擁護黨和國家各項法律法規和方針政策的思想品質，具有敏銳的政治意識，具有嚴格保密的政治品格，自覺遵守《檔案法》《保密法》。無論從檔案材料的廣泛收集上，妥善保管上，還是利用范圍上，要本著對組織和個人負責的態度，堅持原則，做到該收的檔案材料堅持收，該保密的檔案材料堅決保密。對于各類檔案的利用，必須履行嚴格的借閱手續，這樣才能保證檔案的安全性。因此，堅持原則的政治品格是做好檔案工作的前提，是體現檔案工作實際意義的保障，是檔案人員綜合素質培養的最基本要求。

（二）具有愛崗敬業的思想品質。由于獨立院校檔案人員配備較少，收集的檔案材料總數量雖然比省部屬高校少，但省部屬高校的檔案工作已經系統化、規范化和科學化，檔案人員科學分工，各司其職，而獨立院校的檔案人員所面臨的檔案業務，涉及到綜合檔案所有類別的管理工作，有的院校還包含全校所有學生檔案的管理工作，即要求他們必須成為檔案管理的復合型人才，才能完成日常的工作任務。以某獨立學院檔案工作為例，其綜合檔案室歸屬學院辦公室，專職檔案人員兩名，負責全院所有行政部門和系部的檔案歸檔工作，類別亦涉及到黨群、行政、教學、科研、基建、儀器設備、出版、財會、聲像、實物十大類，同時管理全校萬余份學生檔案，這就要求檔案人員不僅要全面具備綜合檔案所有類別的歸檔能力，保質保量地完成每年的歸檔任務，也要對學生檔案的收集、整理、利用、轉遞的程序了如指掌，精準高效地完成每年重要的、直接影響學生就業的學生檔案的流轉工作;不僅要具有承受巨大工作量的知識和體能儲備，更要具有足夠的責任感和事業心。檔案人員對待綜合類檔案的收集、整理、鑒定、編目、統計、保管及利用等每一個系統環節，都要認真細致，精益求精，謹防漏歸、錯歸、遺失，以免在利用時無法查找或者無效利用。而學生檔案是證明個人經歷的不可復制的原始憑證材料，是個人人事檔案的重要組成部分，一旦檔案人員出現工作疏忽，導致檔案資料錯裝、漏裝、錯轉、遺失，都將影響到學生就業、轉正定級及職稱晉升等，給學生帶來不必要的困擾。因此如果不具有愛崗敬業的思想品質，就不能把敬重工作與敬業意識有機地統一起來，將容易在繁重、清苦的工作中產生抱怨情緒和松懈思想，從而導致在工作中產生嚴重的錯誤。

（三）具有甘于奉獻的價值追求。眾所周知，檔案工作是一項無利可圖的幕后工作，具有“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的特點，因此檔案人員必須具備不圖名、不圖利、心甘情愿為檔案事業奮斗的奉獻精神，才能在工作中迸發更大的熱情，埋頭苦干，兢兢業業。獨立院校的檔案工作規范時間短，領導檔案意識淡薄，認為檔案工作是輕而易舉的事，無需學問，誰都能干，再者認為檔案工作不能給學校帶來直接經濟效益，從思想上未能引起足夠的認識和重視，因此不能給予檔案工作較好的工作環境和應有的待遇。獨立學院檔案人員如果不具備甘于奉獻的價值追求，耐不住寂寞，經不住誘惑，調不好心態，則會缺乏主動征收，反復催收檔案材料的工作熱情，出現“交多少，收多少;有多少，用多少”的消極被動狀態，從而造成記載著學校歷史發展，承載著彌足珍貴文化信息和大學精神的檔案資料嚴重流失，對學校未來發展，對學校校園文化建設都會產生不可估量的損失。

（四）具有勇于創新的執著精神。在信息化技術和網絡技術的新時代，隨著電子檔案和音像檔案等新型載體檔案的出現，獨立院校檔案人員要及時改變傳統思想觀念，及時調整知識結構，與時俱進，終生學習，以適應新形勢下檔案工作的需要。作為一名優秀的檔案人員要積極參加有關檔案專業知識的學習，不斷汲取新知識，拓寬新領域，增強運用現代科學技術管理檔案的能力;要選擇優秀單位參觀學習，取長補短;積極參加學術活動，多與優秀的檔案人員交流，抓住機會提高自己的專業水平;加強自身的表達能力、綜合分析能力，將自己打造成一個“一專多能”的復合型檔案人才。只有善于學習的檔案人員才具備開拓創新的理論和實踐基礎。創新就是進步，創新才能發展。一味循規蹈矩，墨守成規，談何創新。如果具備開拓創新的執著精神，將在檔案工作的各個環節得以體現。從小的方面講，我們可以通過創新，改變以往的工作方法，從而提高工作效率。由于獨立院校檔案工作環境有限，檔案工作開展難度較大，那么檔案人員就要開動腦筋，主動與相關部門溝通交流，借助其他部門的行政職能，共同完成多部門與檔案相關的工作。以我校工程技術學院每年收集新生檔案為例，檔案人員利用湖北省教育廳對新生入學資格審查的時間要求這一契機，主動與學院招生與就業部門溝通，聯合發出收集并核查新生檔案的通知，既能在很短時間內將新生檔案收集齊全，又保證了檔案不能私自拆封的嚴肅性，相關部門利用檔案室這一嚴肅的工作場地，現場開封，嚴格審查。多項工作一次性完成，即免去了學生工作部門的重復工作又大大提高了相關部門的工作效率和工作質量。從大的方面講，通過開拓創新，在檔案意識和檔案技術上更上一層樓。獨立院校檔案人員應以全新的意識開展檔案工作，順應時代發展，迎接信息時代的到來。隨著信息高速公路的迅速發展，互聯網技術的廣泛應用，檔案人員在掌握熟練的電腦技術基礎上，在檔案管理現代化、規范化和科學化上下功夫，從根本上摒棄傳統的檔案管理模式，拓寬檔案工作的領域。無論從檔案的分類整理，庫房管理、借閱利用還是編篡編研上，都要不斷摸索新的高效的管理辦法，不僅能方便迅捷地提供利用，而且能提升檔案工作的檔次，從而達到檔案走進人心，檔案拓寬視野的效果。

（五）具有樂觀向上的人生情懷。獨立院校檔案人員每天工作內容繁雜，工作任務艱巨，而檔案部門又是學校的一個服務窗口，服務對象是數以千計的全校師生員工及學生家長等校內外人員。他們如果不具備樂觀向上的人生情懷，淡薄名利，樂為人梯，在服務態度上不能做到主動、熱情、耐心、及時，在服務語言上不能做到文雅、和氣、謙虛、禮貌，在服務效果上就不能達到讓利用者“焦急來，滿意走”。檔案人員如果不具備樂觀向上的人生情懷，就不能將熱心和愛心傾注于檔案工作的每一個細節，更不能將枯燥無味的檔案工作變得熠熠生輝起來。

法國哲學家盧梭說：“每一項工作中都蘊藏著訴說不盡的樂趣，只是有些人不知如何去發現它們。”因此具有樂觀向上的人生情懷，不僅能發現檔案工作中的樂趣，提高檔案人員職業幸福度，創造更加輝煌的工作業績，而且能出其不意地大大提高學校的美譽。

國家檔案局局長楊冬權曾經指出：“我們要緊密結合檔案工作實踐，認真學習宣傳貫徹落實十八大精神，根據十八大報告提出的各項任務和要求，認真做好各方面的檔案工作，為加快轉變經濟發展方式服務;為推進政治體制改革服務;為扎實推進社會主義文化強國建設服務;為改善民生和加強社會建設服務;為大力推進生態文明建設服務;為‘五位一體的中國特色社會主義建設提供服務”。這為檔案人員提出了工作任務和要求，完成任務就要求檔案人員必須提高綜合素質。而獨立學院的檔案工作更需要進一步提升，獨立學院的檔案人員更有必要盡快提高自己的綜合素質，以檔案系統的楷模劉義權為榜樣，將自己打造成具有堅定理想信念、具有高度事業心和強烈使命感，掌握現代科技知識和專業技能、富有創新能力的檔案專業人才，為學校的檔案事業作出更大的貢獻。

【參考文獻】

[1]郭蓉.當前高校檔案管理人員的素質培養方法探究[J].通化師范學院學報，2009（2）.