ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制

吳真蕓 侯云芳

【摘要】EPR系統(tǒng)因其能夠?qū)ζ髽I(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制，從而成為所有企業(yè)信息化建設(shè)的重點(diǎn)對象。雖然目前EPR系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)提供相對全面的信息化管理平臺，但是也使企業(yè)內(nèi)部控制面臨新的挑戰(zhàn)，因此，對EPR系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行研究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。基于此，筆者結(jié)合多年實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，就當(dāng)前EPR系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制面臨的風(fēng)險進(jìn)行討論，并給出有效的解決對策，望借此為實(shí)際工作提供參考的依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】EPR系統(tǒng);企業(yè)內(nèi)部控制;風(fēng)險;應(yīng)對措施

隨著國企改革的不斷深入，EPR系統(tǒng)得到廣泛應(yīng)用，其不僅能夠提高企業(yè)的運(yùn)營效率，增強(qiáng)企業(yè)在市場中的競爭力，而且是當(dāng)前國有企業(yè)日常管理過程中不可或缺的輔助工具。EPR管理系統(tǒng)融合了最先進(jìn)的管理技術(shù)、信息技術(shù)以及系統(tǒng)工程，并且其和企業(yè)實(shí)行現(xiàn)代化管理、增強(qiáng)核心競爭力以及創(chuàng)新管理理念等也有著千絲萬縷的關(guān)聯(lián)。但是由于EPR管理系統(tǒng)自身具備一定的信息存儲數(shù)據(jù)化、業(yè)務(wù)處理自動化以及控制措施與方法程序化等功能，可能在實(shí)際運(yùn)行過程中會給企業(yè)內(nèi)部控制帶來一定的風(fēng)險以及盲區(qū)。就當(dāng)前實(shí)際狀況而言，傳統(tǒng)內(nèi)部控制的措施與方法已經(jīng)無法滿足如今國有企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求。信息時代的來臨，使得EPR系統(tǒng)得到進(jìn)一步完善與創(chuàng)新，這就對國企內(nèi)部控制提出了新的要求。企業(yè)管理人員必須針對EPR系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的風(fēng)險，制定有效的防控措施，以提高內(nèi)部控制的質(zhì)量與效果，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。

一、EPR系統(tǒng)的應(yīng)用對國企內(nèi)部控制造成的影響

（一）信息與溝通。其主要表現(xiàn)在，其一，在EPR系統(tǒng)環(huán)境下，通過網(wǎng)絡(luò)連接，國企實(shí)現(xiàn)了各部門業(yè)務(wù)流程處理一體化的目標(biāo)，從事信息處理方面的工作人員能夠借助EPR系統(tǒng)獲取及時有效的信息數(shù)據(jù)并對其進(jìn)行處理，確保了信息的時效性與精確性，有效解決了過去會計核算環(huán)境下各部門之間信息不統(tǒng)一的問題，大幅提高了企業(yè)內(nèi)部信息溝通的效率。其二，EPR系統(tǒng)的廣泛使用，會自動整合企業(yè)現(xiàn)有的信息技術(shù)，使得分部以及子公司能夠共同使用同一種數(shù)據(jù)中心或者信息平臺。不僅如此，上級單位能夠借助EPR系統(tǒng)對不同分管部門進(jìn)行有效控制，能夠及時解決存在的問題，將會計審核工作由被動應(yīng)對轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃映鰮簟?/p>

（二）控制活動。EPR系統(tǒng)的廣泛使用豐富了國企內(nèi)部控制的手段與方式，使之更加高效與靈活，并且能夠大幅提升內(nèi)部控制體系的糾錯、檢查以及預(yù)防能力。借助控制程序以及控制規(guī)則，大幅減小主體的隨意性。除此之外，在EPR系統(tǒng)環(huán)境下，國企內(nèi)部控制由過去對人的控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ恕I(yè)務(wù)以及機(jī)器的統(tǒng)一控制，基于此，國企內(nèi)部控制活動需要根據(jù)相應(yīng)的變化而做出適當(dāng)調(diào)整。

（三）風(fēng)險評估。一方面，EPR系統(tǒng)的廣泛使用，使國企不僅需要面對人工控制存在的風(fēng)險，更需要面對來自其他方面的風(fēng)險，一般是由信息技術(shù)伴隨而來的風(fēng)險;其中涉及未經(jīng)允許擅自訪問數(shù)據(jù)，部分信息技術(shù)人員或許會獲得超出自身職責(zé)的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險或者是無法訪問數(shù)據(jù)信息等等。這些因素都是當(dāng)前EPR系統(tǒng)環(huán)境下國企內(nèi)部控制風(fēng)險評估需要考慮的內(nèi)容。而另一方面，通過對EPR系統(tǒng)中信息技術(shù)和相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行有效融合能夠成為當(dāng)前國企防范風(fēng)險的有效措施。

（四）控制環(huán)境。在EPR系統(tǒng)環(huán)境下，國企管理結(jié)構(gòu)趨于流程化以及扁平化，內(nèi)部控制層次顯著降低，操作人員授權(quán)的落實(shí)使相關(guān)工作責(zé)任更加明確，內(nèi)部控制效果更顯著。在此類控制環(huán)境下，主觀以及人為因素帶來的影響被減小，實(shí)現(xiàn)的管理更多的是借助EPR系統(tǒng)設(shè)計成泰勒模式下的程序化控制與管理。不僅如此，EPR系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，還能夠?yàn)槠髽I(yè)實(shí)現(xiàn)管理理念以及內(nèi)部控制方式的完善與創(chuàng)新奠定良好的基礎(chǔ)，使得國企內(nèi)部員工樹立正確的道德觀、價值觀、人生觀以及世界觀等等，提高員工個人信譽(yù)度，從而對日常經(jīng)營行為進(jìn)行規(guī)范，以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益。

二、EPR系統(tǒng)環(huán)境下國企內(nèi)部控制面臨的風(fēng)險

EPR系統(tǒng)的廣泛使用可以直接影響國企內(nèi)部控制的構(gòu)成因素，雖然其可以大幅提高內(nèi)部控制的效果以及企業(yè)的運(yùn)營效率，但是也會給內(nèi)部控制帶來新的風(fēng)險。

（一）人力資源風(fēng)險。EPR系統(tǒng)通俗來說就是科學(xué)管理流程的數(shù)字化表達(dá)。然而，大多數(shù)國企員工對EPR系統(tǒng)的認(rèn)知仍舊較淺，大多停留在有用就行、能用就行層面，從而導(dǎo)致EPR系統(tǒng)中部分監(jiān)控機(jī)制以及數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計分析功能沒有被充分利用。基于此，若是國企大范圍使用EPR系統(tǒng)，則當(dāng)前最有效防范人力資源風(fēng)險的措施就是定期或不定期對企業(yè)員工進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。

（二）系統(tǒng)維護(hù)風(fēng)險。在EPR系統(tǒng)日常運(yùn)行管理過程中，軟件維護(hù)工作所占的比重相對較大。面對企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境時刻變化的新形勢，國企發(fā)展需求也會隨著企業(yè)發(fā)展深度與廣度的增加而不斷變化，再加上當(dāng)前信息技術(shù)更新?lián)Q代速度極快，因此，在EPR系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行的時候，系統(tǒng)需要面對各種應(yīng)用程序修改以及維護(hù)問題，一旦EPR系統(tǒng)軟件維護(hù)工作落實(shí)不到位，則會直接影響系統(tǒng)的實(shí)際使用效果、用戶體驗(yàn)、用戶評價以及用戶信息。除此之外，還會大幅減少EPR系統(tǒng)的有效使用時間，企業(yè)增效目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)所花時間將會大大增長。

（三）數(shù)據(jù)管理風(fēng)險。和過去環(huán)境下集中封閉式的管理系統(tǒng)相反，EPR系統(tǒng)信息共享性、信息分散性以及系統(tǒng)開放性等特征更加突出。所以，過去的風(fēng)險控制方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求。例如，使用者不能對整個數(shù)據(jù)的處理過程進(jìn)行直觀的觀測，大幅提高了數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對其實(shí)施針對性的控制措施，完善數(shù)據(jù)的備份與管理工作，安排專人專門負(fù)責(zé)信息的管理以及系統(tǒng)的維護(hù)工作。除此之外，EPR系統(tǒng)環(huán)境下，信息的傳統(tǒng)方式較以往而言也出現(xiàn)了新的變化;和傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介傳遞方式不同，當(dāng)前企業(yè)信息數(shù)據(jù)往往是記錄在EPR系統(tǒng)中，因此正確區(qū)分正副本難度較大，可能會引發(fā)權(quán)責(zé)不清問題或者會計信息沒有法律效應(yīng)問題，這些都是EPR系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制需要面對的新風(fēng)險。

三、EPR系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險的防控措施

在EPR系統(tǒng)環(huán)境下，如何對系統(tǒng)流程進(jìn)行理順、提高系統(tǒng)運(yùn)行的正確性、合理性，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期的內(nèi)部控制目標(biāo)，是當(dāng)前所有國企迫切需要解決的難題。本文筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面入手：

（一）在EPR系統(tǒng)環(huán)境下國企的內(nèi)部控制工作應(yīng)當(dāng)建立健全完善的長效機(jī)制。EPR系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程的變化、系統(tǒng)的變更與開發(fā)等都會帶來風(fēng)險問題，只有找準(zhǔn)時機(jī)對控制措施以及控制流程進(jìn)行有效調(diào)整，才可以大幅提高內(nèi)部控制制度的規(guī)范性以及健全性。建立健全完善的長效機(jī)制，需要工作人員在日常工作中保持高度注意力，以免反復(fù)出現(xiàn)工作內(nèi)容重復(fù)以及前清后亂等狀況。

（二）EPR系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制盡可能以業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與重組為基點(diǎn)，其關(guān)鍵是把科學(xué)的業(yè)務(wù)流程融入企業(yè)的信息管理系統(tǒng)中。基于此，在使用EPR系統(tǒng)的時候，國企管理人員必須對自身的業(yè)務(wù)流程實(shí)施全方位分析，把企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營和EPR系統(tǒng)的內(nèi)部控制工作的措施觀測、制度制定以及流程設(shè)計等進(jìn)行有效融合，確保風(fēng)險點(diǎn)與關(guān)鍵控制點(diǎn)處于可控范圍，同時將已經(jīng)得到優(yōu)化處理的內(nèi)部控制融合到EPR系統(tǒng)中，從而大幅提升內(nèi)部控制的執(zhí)行力度。

（三）強(qiáng)化系統(tǒng)安全管理控制的力度。為了提高內(nèi)部控制的效果，國企需要對管理信息系統(tǒng)的維護(hù)與運(yùn)行進(jìn)行強(qiáng)化，結(jié)合業(yè)務(wù)的性質(zhì)、涉密狀況以及重要程度等對信息系統(tǒng)的安全等級進(jìn)行評估，并建立與之對應(yīng)的授權(quán)使用制度，通過有效的技術(shù)措施確保信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全性以及有序性。不僅如此，還需要對重要業(yè)務(wù)的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管控，決不允許出現(xiàn)由于職務(wù)用戶不相容而實(shí)施交叉操作的狀況，以免給內(nèi)部控制帶來隱患。

四、結(jié)語

綜上所述，EPR系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使國企內(nèi)部控制環(huán)境較過去而言，出現(xiàn)了巨大變化。因此，面對新的風(fēng)險，國企管理人員必須結(jié)合實(shí)際狀況，制定行之有效的解決措施，更加從容面對挑戰(zhàn)與風(fēng)險，通過EPR系統(tǒng)大幅提高企業(yè)內(nèi)部控制的效果，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

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