辦公室管理工作的優化與完善

滕靜

摘要：隨著近年來我國經濟快速發展，企事業單位面臨更大的生存壓力與發展瓶頸，辦公室管理作為現代管理體系的重要組成部分，其核心作用受到了管理層的重視。良好的辦公室管理不僅能促進各項工作有效落實，還能有效提升企事業單位管理效率。但就目前的實踐情況看，現代辦公室管理還存在著諸多問題，需要采取一定的措施予以調整和完善。既要加強相關人員的管理素養，也要針對企業各項需求有所針對地進行調查，及時了解各方面情況，采取更為有效的措施促進管理發展。

關鍵詞：辦公室管理；問題研究；管理制度；優化路徑

一、強化辦公室管理的現實作用

辦公室是企事業單位開展管理及推進各項工作落實的重要機構，不僅負責單位內部運轉的各項事務，也兼具著日常辦公的重要職責。做好辦公室管理對推進單位平穩健康發展有著極為重要的現實作用，能強化運轉機制，強化管理體系。同時，辦公室還承擔著重要的橋梁媒介作用，不僅有利于各個職能部門做好溝通工作，在日常事務管理及單位文化建設方面都具有重要地位，辦公管理通常包括物資管理、公文管理、會議安排及后勤管理，是一項復雜的系統工作，如果辦公室管理不善會出現極為嚴重的問題，對單位建設產生影響。由此加強辦公室的科學管理對推動單位發展有著重要作用，能夠全面提高工作效率。

二、當前辦公室管理存在的不足

1.缺乏科學系統的管理制度

在社會日新月異的今天，辦公室管理人員面臨更大的競爭壓力，要想推動企事業單位平穩較快發展就要不斷提高管理效率，而當前辦公室科學系統管理制度的缺乏，不能有效的約束辦公室員工的工作行為，使單位在正常管理方面面臨較大阻礙。對此，管理層要樹立清晰的管理目標，通過不斷強化管理制度建設，推動自身健康發展。

2.辦公室管理能力較差

因為辦公室涉及的工作范圍較大，工作內容較多，辦公管理工作是極為繁瑣的，對于辦公人員有著較高的要求，這就要求辦公室員工要嚴格要求自己，保證做事細致，不出現紕漏，避免影響工作效率。管理領導要認識到提高辦公室員工綜合素質的重要意義，有針對性的加強員工的培訓，促進員工在快速適應社會發展環境的基礎上，強化員工的工作能力，提高辦公室的操作能力。

3.管理模式的落后

在快速發展變化的社會環境中，辦公室管理模式也要伴隨著單位以及社會的發展做出適當的改革與調整。但目前很多單位還在采用傳統辦公管理模式，使用傳統的管理方法與手段，領導習慣性的向員工發號施令，辦公室內部缺乏管理活力，不僅導致辦公室管理工作效率較差，而且也不能調動員工工作的積極性，影響辦公效率的提升。

二、辦公室管理工作優化與完善的建議

1.構建了科學完善的管理制度

為了全面提高辦公室的管理工作效率，應對社會發展帶來的較大競爭壓力，企事業單位要高度重視辦公室管理工作，使用不同方法與手段提高辦公室管理效率。其中尤為重要的是要健全管理制度，對員工的行為進行有效約束，提高管理工作的規范性，也要提高辦公管理效率，在制度執行過程中還要進一步加強考核監督，推進各項工作有效落實。

2.加強辦公室員工的管理培訓教育

為了全面提高辦公室管理效率，優化辦公室管理工作環境，要注重加強辦公室員工的管理培訓教育，注重提高辦公室員工的工作素養。對于辦公室工作人員來說，在快速發展的社會背景下需要具備較強的工作能力，具備適應崗位工作的專業知識，同時也要具備較強的管理能力，發揮自身的才能，適應社會發展需要。對辦公室工作人員進行教育培訓，主要目的是為了提高其學習工作能力，在工作中能夠使用創新思維，不斷提高自身辦公操作技能水平。伴隨著科學技術的快速發展，辦公室人員更要學會使用電腦、計算機、網絡協助辦公，重視信息技術在辦公室環境中的應用，辦公室工作人員也要加強自身對信息知識的學習，不斷提高自身的綜合實踐能力，強化自身的管理工作能力，提高自身的管理工作水平，協助領導做好管理工作，幫助領導科學決策，助力單位發展。

3.積極創新辦公室管理模式

除了加強辦公室工作人員的教育培訓外，還要進一步進行管理工作創新。但在辦公室完善的工作環境中僅僅依靠傳統的辦公管理方法是不行的，這就要求管理人員、辦公室工作人員積極創新辦公室管理模式，要確保管理方式的科學性和合理性，同時在整個管理模式創新過程中，要注重管理目標、管理規劃、管理體系的設計，對傳統的辦公室管理模式有規劃、有目的的進行創新，促進辦公室達到良好的管理效果。

4.塑造良好的辦公室文化氛圍

辦公室在整個管理體系中有著至關重要的作用，辦公室協調各個職能部門的工作職責關，將單位內部各個職能部門統一協調起來，構建成統一聯系的有機整體。辦公室文化氛圍對提高辦公室管理效率有至關重要的作用。在辦公室實際管理中，管理者和辦公室工作人員有目的的塑造辦公室文化氛圍，以精神文化為紐帶將辦公室人員團結在一起，使辦公室內部形成良好的團結互助關系，促進辦公室內部更為和諧。同時要注重加強辦公室與其他職能部門之間的聯系，進一步深化各方面的合作關系，在幫提高管理工作效率的同時，推動單位科學發展。

綜上所述，加強辦公室管理對提高單位發展管理效率有著重要意義，對加強辦公室與各個職能部門的管理合作也有著重要作用，不僅能促進單位內部各項管理工作有效落實，還能有效提高管理工作效率。

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