大數據時代檔案管理研究

張其嚴

摘要：隨著大數據時代的到來，大數據技術成為人們生活、工作中不可或缺的一部分，對檔案管理工作產生了沖擊和影響。在大數據時代，怎樣將大數據技術和檔案管理相結合，成為檔案管理部門首先需要解決的問題。大數據技術和檔案管理的結合，有利于挖掘檔案價值信息，優化檔案管理流程，有利于促進檔案事業發展。本文主要研究大數據時代的檔案管理，希望給檔案管理部門提供借鑒經驗，保證檔案管理工作順利完成。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；管理模式

在大數據時代，數據規模急劇增長，數據類型變得復雜多樣，數據資源的價值和作用逐漸凸顯。現階段，怎樣在檔案管理中應用大數據技術，成為檔案管理部門急需解決的問題。面對大數據帶來的機遇和挑戰，檔案管理部門應主動出擊，找尋大數據技術和檔案管理工作的恰接點，發揮大數據技術的作用，更好地提供服務。因此，研究大數據時代的檔案管理，具有重要的現實意義。

一、大數據時代檔案管理的機遇和挑戰

（一）大數據時代檔案管理面臨的機遇

在大數據時代，檔案管理工作進入新的發展階段，電子檔案數據逐漸增加，檔案管理數字化進程不斷加快。大數據技術，在檔案價值信息挖掘方面起著重要作用，可以提升檔案挖掘效率，為檔案資源使用奠定基礎。大數據技術的出現，使檔案資源共享成為了可能。一方面，不同地域之間通過大數據平臺共享檔案資源，最大限度提升了檔案資源利用率。另一方面，各個檔案管理部門都能在大數據平臺獲取信息，有利于資源信息的合理應用。檔案管理部門應抓住大數據時代帶來的機遇，站在大數據視野下，開展檔案管理工作，促使檔案管理現代化發展。

（二）大數據時代檔案管理面臨的挑戰

檔案管理工作的主要目的是找出檔案中的價值信息，從而提供有效的服務。在大數據時代，傳統檔案管理方式被淘汰，信息化檔案管理模式隨之興起。大數據具有容量大，種類多的特點，而現階段檔案的存儲能力無法滿足大數據要求。保證數據資源安全是檔案管理工作順利開展的關鍵所在。隨著大數據技術的普及應用，檔案管理工作過程中難以避免檔案信息泄漏、篡改問題。同時，擁有專業技術的檔案管理人員過少，使得檔案管理工作效率無法有效提升。檔案管理部門應主動迎接挑戰，根據自身實際情況，制定應對策略，保證檔案管理質量。

二、大數據時代檔案管理模式的轉變

大數據時代，大數據技術在各行各業都發揮了重要作用，檔案管理模式也隨之發生變化。第一，檔案數據來源更廣。在過去，檔案數據主要來源于紙質檔案，而如今，互聯網是信息資源的最大產地，同時也成為了檔案數據的新型來源渠道。第二，檔案數據收集方式更多。檔案管理部門在收集數據檔案時，可以實時捕捉互聯網信息，也可以依法強制收集。第三，檔案服務內容增多。檔案管理部門通過大數據技術擴寬服務范圍，將內部數據和外部數據充分利用，擴充了檔案服務內容。第四，檔案服務方式增加。檔案管理部門結合線下服務和線上服務，利用互聯網和大數據技術提供服務，有效提高了服務質量。

三、大數據時代新型檔案管理模式的構建

（一）加強數據收集

檔案資源是開展檔案管理工作的基礎。在大數據時代，檔案管理部門應加強數據收集，做好數據收集工作，為提供高質量服務打下良好基礎。相比較電子檔案來說，紙質檔案不易保存，但其仍有電子檔案不具備的優勢，例如不易被更改、真實性更強等。目前，紙質檔案收集仍是檔案收集的重點。檔案管理部門應重視紙質檔案收集，將紙質檔案收集和電子檔案收集同等看待，協調兩者比例，提高數據收集效率。在紙質檔案收集方面，應要求各部門使用同樣紙張、字體，并進行紙質檔案數字化、電子化工作，發揮紙質檔案和電子檔案的雙重價值。在電子檔案收集方面，應注重檔案區分和整理，將不同類型的數據整合在一起，為后期使用數據提供方便。在收集內部數據的同時，還要利用互聯網收集外部數據，利用大數據技術篩選價值數據，使數據收集更有意義。

（二）改變服務理念

服務理念是檔案管理部門的思想指引，只有正確的服務理念，才能發揮出檔案管理部門的作用。在大數據時代，要想充分利用檔案資源，勢必要對檔案內容進行挖掘。檔案管理部門應改變服務理念，摒棄陳舊的服務理念，利用大數據技術，增加服務的深度和廣度。首先，檔案管理部門應樹立智能化服務理念，注重科學技術的應用，提高檔案服務的技術水平。通過大數據技術，提取信息、分析信息，通過互聯網提供線上服務，使服務更加智能化。其次，檔案管理部門應樹立人性化服務理念，以提高服務質量為工作目標，給予每一位用戶均等獲取信息的權利，表現良好的服務態度，提升用戶滿意度。最后，檔案管理部門應樹立個性化服務理念，基于用戶實際需求提供精準服務，滿足用戶需求，讓用戶享受不受時空限制的高質量服務。

（三）確保檔案安全

確保檔案安全是檔案管理部門的重要使命。在管理過程中，檔案管理部門應做好檔案保護工作，確保紙質檔案和電子檔案的安全。檔案管理部門應建立安全條例，對檔案管理過程做出明確規定，幫助檔案管理人員順利完成工作。對于違反規定的檔案管理人員，視情況而定，對其進行處罰或開除，以此警醒其他檔案管理人員。無論是紙質檔案管理，還是電子檔案管理，都應確定好檔案管理人員的責任，避免出現權責不清的現象。在保護條件上，檔案管理部門應采用先進技術，在檔案庫安裝攝像頭、自動報警器等，使檔案庫房達到安全標準。設置檔案管理權限，讓檔案管理人員在權限范圍內進行操作，避免檔案丟失、篡改現象。定期維護和更新設備，檢查檔案數量，及時解決安全隱患，提升檔案庫房安全率。

（四）做好培訓工作

在大數據時代，檔案管理工作向檔案管理人員提出新的要求。檔案管理部門應做好培訓工作，建設大數據檔案管理人才服務，提高檔案管理人員的工作水平。從檔案管理部門角度來說，可以邀請大數據技術人員做講座，開展部門內部培訓，讓檔案管理人員了解大數據技術，促使他們主動應用大數據技術。在培訓的同時，應考核檔案管理人員，針對他們的弱項能力，再次進行培訓，提高培訓有效性。從檔案管理人員角度來說，應主動參與培訓，自覺學習大數據技術，根據大數據時代要求，提升自身數據提取、挖掘、分析能力，為檔案管理工作做出更多貢獻。同時需要及時反饋信息，將實際需求反饋給部門領導，使領導決策更加有效，促進檔案管理可持續發展。

結語：

大數據時代，檔案管理部門必然從服務觀念、管理方式等方面做出改變，使檔案管理工作符合時代要求。檔案管理人員應做好本職工作，從部門培訓和自我培訓中獲得知識和技術，為大數據檔案管理工作的開展奠定良好基礎。