分析現代信息技術對企業檔案管理的影響及策略

藺娟

摘要：科技發展帶給我們日新月異的改變，信息時代的到來更加便捷了我們的生活。企業檔案管理是每個企業都不可避免的工作，涉及企業中每一位員工的利益。傳統的企業檔案管理繁瑣且數量巨大，使用現代信息技術進行管理，改變了傳統企業檔案管理的窘境，也推動了企業檔案管理的進步，極大的提高了工作效率和質量。下面是我根據多年的企業檔案管理經驗，整理的關于現代信息技術參與企業檔案管理的影響以及具體落實的措施，與各位同仁一起探討交流。

關鍵詞：現代信息技術；企業檔案管理；信息技術影響

企業檔案記載了企業發展的歷史，由于企業發展受到的各方面因素較多，企業檔案包含的內容也十分廣泛，這些內容既包含企業在發展過程中所取得的巨大成就，也含有企業在發展過程中存在的失誤。因此，企業檔案的存在可以很好地輔佐企業之后的發展，避免失誤再次上演。所以企業檔案的管理是一項十分繁瑣且數量巨大的工程。現代信息技術的問世，極大地優化了企業檔案管理的流程。現在信息技術包含數字化技術，網絡技術，遠程通信技術，這些先進的技術可以讓企業的檔案信息形成完整的體系，便于查找和翻閱。本文主要就信息技術對于企業檔案管理的影響以及如何更好地使用現代信息技術進行企業檔案管理的展開討論，便于企業加強檔案管理。

一、現代信息技術對于企業檔案管理的影響

首先是現代信息技術的使用理念，對于傳統企業檔案管理理念的沖擊。現在信息技術在企業檔案管理中的較好應用，為企業帶來了巨大的經濟效益，同時也對傳統的企業檔案管理模式產生了很大的沖擊。傳統的企業檔案管理所使用的是紙質檔案，將企業各類信息記錄在案，并依照記錄內容進行分類，理論框架較為簡單，可是這種方法不容易對企業信息進行歸類。在需要查閱以往歷史信息的時候，也不容易翻閱，為管理者造成了巨大的工作量。而使用現代信息技術進行檔案管理，為管理者減少了巨大的工作量，而且也讓企業檔案信息可以分類匯總，在查閱的時候十分簡單容易，提高了管理者的工作效率，并且節省了放置企業檔案的空間。其次，減少了企業檔案管理者的人員數量。隨著企業發展壯大，企業檔案管理者也需要更多的人參與。使用現代信息技術進行企業檔案的管理，可以減少管理人員的數量，只需要管理人員熟悉現代信息技術的操作流程，就可以勝任所有的工作，為企業節省了人力物力。再者，現代信息技術所具有的信息化，網絡化，社會化，智能化，數字化的特征，為企業的發展迎來了新的機遇。這些特征促進企業檔案管理工作發生積極的變化，提高企業檔案管理的工作效率，以此來拉動其他環節的工作效率及而企業本身，可以得到良性的發展。最后，傳統管理中所使用的紙質版檔案，在企業發展時間較長之后容易造成資料內容的缺失。比如某一個企業發展歷程近百年，早年間企業發展的檔案資料沒有采取合適的手段進行密封，使這些資料內容遺失。缺乏相關的標準化制度規定。管理的方式存在一定的缺陷，不能完全發揮資料檔案管理的真正價值和意義。現代信息技術則可以避免這樣情況的發生。將檔案資料封備份存在硬盤中，按照內容對硬盤標簽說明，分類保存，近期檢查硬盤的狀態，無論何時，都不會讓資料遺失或泄露。

二、落實現代信息技術在企業檔案管理中的策略

1、改變企業檔案管理理念，提高企業管理理念，可以讓管理人員最大程度的認識并使用信息化技術。企業檔案在某種程度上引導了企業未來的發展走向，明確企業檔案管理的重要性。企業領導者對檔案管理足夠重視，并且認識到信息技術對于企業發展所產生的積極作用。

2、完善企業檔案管理制度。由于檔案管理工作涉及到的內容數據龐大，管理流程繁雜。所以需要提高管理者的個人能力，使用標準化的管理條例，規范管理流程。優化企業檔案管理工作信息系統以企業檔案管理為中心，充分考慮到企業檔案管理對于企業其他部門的影響。摒棄企業檔案管理部門獨立單一的模式，緊密聯系檔案管理部門和企業其他部門間的關系，突破企業檔案管理的局限性，將企業的各個部門使用現代信息化手段整合串聯，從而讓企業檔案管理形成一個完整的系統，規范檔案管理的運作流程。

3、優化企業檔案管理工作的設備。在國內很多企業并沒有先進的管理設備，引進國外企業檔案管理設備以及技術，保障企業檔案管理的技術水平，跟上社會發展的快速趨勢。同時也要時刻關注現代信息技術的發展情況，在已有的基礎上進行創新，將先進的管理技術應用到企業檔案管理工作中。

總結

現代信息技術的快速發展，對社會生活及工作都產生了巨大的影響，我們需要明白現代信息技術對于生活和工作的重要性，并將其合理的運用到實際生活和工作中。對于企業檔案管理而言，現代信息技術已經成為一個強有力的手段并取得了較大的成效，筆者相信，隨著現代科技水平的日益提高，現代信息技術也會更加完善，在企業檔案管理方面的成就也會隨之提升，而我們現階段，也要深入挖掘現代信息技術在企業檔案管理上的應用和方法，提高企業檔案管理的整體水平和發展。綜上所述，現代信息技術對于企業檔案管理有著極其重要的影響，緊抓方法，落實措施，才能讓企業檔案管理更好的輔佐企業發展壯大。

參考文獻

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（作者單位：西安航空制動科技股份有限公司設計研究所）