現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)探索與實(shí)踐

張嫚 賈秀菊 趙光存

摘 ? 要：科技高速發(fā)展，信息化時(shí)代快速來臨，現(xiàn)代化和信息化不斷影響著人民的日常生活，在人事檔案的建立上，也應(yīng)該進(jìn)一步提升信息化建設(shè)，確保有效減少人力、物力，改變以往單純紙質(zhì)化檔案整理，調(diào)取效率低等弊端，為人事檔案調(diào)取，提供更加便捷的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案 ?信息化 ?效率 ?準(zhǔn)確度

中圖分類號(hào)：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2019）11（b）-0132-02

通常意義上，一個(gè)人要想在社會(huì)中生存立足，他的個(gè)人經(jīng)歷以及家庭情況都要有一些相關(guān)記載。只有建立一個(gè)完整的信息存儲(chǔ)庫，才可以為事業(yè)單位進(jìn)行人員錄用、聘用以及職位晉升工作提供一個(gè)相對科學(xué)的參考依據(jù)。人事檔案是這些私人信息的一個(gè)載體，但隨著社會(huì)發(fā)展，一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理并不能很好地滿足當(dāng)前情況下對于人事管理的各種要求?？梢?，事業(yè)單位對于人事檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，使其與檔案管理模式不斷創(chuàng)新，并充分運(yùn)用信息化的優(yōu)勢特征至關(guān)重要[1]。不僅如此，企業(yè)單位及其他相關(guān)部門，同樣要重視現(xiàn)代人事檔案管理的信息化建設(shè)。

1 ?現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

1.1 保存更具完整性

現(xiàn)代人事檔案管理進(jìn)入系統(tǒng)，利用信息化的手段進(jìn)行管理，能夠讓人事檔案的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化、更加的完整話。通常情況下，紙質(zhì)化的存檔只能完成人事基本信息的存檔，不能夠?qū)⑷績?nèi)容存放，但是信息化建設(shè)后的人事檔案，可通過多種方式對檔案進(jìn)行進(jìn)一步的完善和修正，將各類人事檔案通過攝錄、掃描等方式存入信息化系統(tǒng)，能夠確保檔案更加的完整連續(xù)。

1.2 調(diào)取更具便捷性

現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)檔案，在調(diào)取上更具有便捷性。既往的紙質(zhì)化存檔，在檔案的調(diào)取上非常的不方便，需要調(diào)取人員到檔案存放機(jī)構(gòu)，并按照檔案登記索引做好檔案的查找工作。耗費(fèi)人力、物力。在等待和查找的過程中，要消耗非常多的時(shí)間，為檔案調(diào)取工作帶來了諸多的不變。而信息化建設(shè)后的人事檔案調(diào)取工作，能夠有效的做好人事檔案的調(diào)取，便捷而快速，減少人力、物力的消耗。

1.3 存檔更具安全性

現(xiàn)代化人事檔案信息化建設(shè)后，存檔工作將更為安全。既往的紙質(zhì)化存檔，在調(diào)取的過程中，很容易出現(xiàn)人為缺失或者錯(cuò)誤存放的情況，人為影響因素較大，且不可去除，但是信息化建設(shè)后的人事檔案存檔，能夠更好的完成人事檔案的保存，減少在儲(chǔ)存過程中人為因素的不必要影響，確保檔案的完成性。在此基礎(chǔ)上，也可抵抗不必要的其他外力因素破損，因信息化建設(shè)的非實(shí)體性，能夠確保信息更加的安全。

2 ?現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要困境

2.1 信息設(shè)備使用能力有待提升

現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，就是現(xiàn)代化信息設(shè)備的使用能力。部分地區(qū)企事業(yè)單位在建立現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)上，面臨著部分或者大部分人員不能有效使用現(xiàn)代化信息設(shè)備的情況，很多人員，只能依賴于簡單的紙質(zhì)化存檔，和原有的檔案檢索功能，對于信息化建設(shè)存在一定的畏難情緒，對于相關(guān)的掃描存檔使用功能，也都未能良好熟練使用，影響信息化建設(shè)整體進(jìn)度。

2.2 檔案錄入的完整性有待核查

信息化建設(shè)的過程中，同樣存在一部分人為的因素，如何確保檔案錄入的完整性，也是人事檔案管理信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要影響因素。在整體檔案建立的過程中，還要避免出現(xiàn)缺項(xiàng)、漏項(xiàng)的情況，避免出現(xiàn)信息不全的情況，無論是在檔案的存檔，還是檢索的編制上，都應(yīng)高度的注意。

2.3 管理細(xì)則需進(jìn)一步進(jìn)行細(xì)化

紙質(zhì)化的存檔方式，已經(jīng)成為了現(xiàn)行的常用認(rèn)識(shí)檔案存檔形式。信息化建設(shè)后的人事檔案，管理體系存在一定不健全的情況，很多情況下，未能對人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)而全面的有效管理，在管理細(xì)則上，沒有進(jìn)一步的細(xì)化，沒有落實(shí)到具體的相關(guān)責(zé)任人，為檔案檢索工作和缺失追溯工作帶來了一定的難度。

2.4 做好體系建設(shè)，避免形式化

現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要做好體系的建設(shè)，避免現(xiàn)代人事檔案管理信息系統(tǒng)過于形式化。要明確信息化建設(shè)的目的，是為了讓人事檔案管理工作更加科學(xué)、有效，避免不必要的浪費(fèi)，而不能流于形式，為了人事檔案管理信息化建設(shè)而進(jìn)行信息化建設(shè)，讓其失去了應(yīng)有的意義。要強(qiáng)化信息化建設(shè)體系，對整體流程進(jìn)行細(xì)化分析，確保不流于形式。

3 ?現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)推動(dòng)的策略和措施

在深入認(rèn)識(shí)我國企業(yè)人事檔案管理面臨的主要困境后，要思考推動(dòng)我國企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的策略和措施[2]。

3.1 建立健全體系，完善管理

在整體人事檔案的信息化建設(shè)過程中，要做好信息化人事檔案的建設(shè)工作，要建立健全的管理體系，從信息化建設(shè)之初，要設(shè)立專職的信息化建設(shè)機(jī)構(gòu)，并明確相關(guān)人員的崗位職責(zé)，對相關(guān)的管理制定相應(yīng)的制度，明確人員的職責(zé)，并理順相關(guān)流程，確保各環(huán)節(jié)銜接順暢，確保檔案存取安全;并建立相關(guān)的監(jiān)管體系，要對檔案的完整性、檔案查詢的規(guī)范性、存檔的完善性進(jìn)行進(jìn)一步的稽核，確保管理完善，檔案齊全。

3.2 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升能力

人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于人才，如何能夠做好整個(gè)流程的管理，其關(guān)鍵仍然在于人才。要做好人事檔案信息化建設(shè)人員的選拔和任用，選取專業(yè)可靠的人員進(jìn)行檔案的管理工作，檔案管理人員要明確了解相關(guān)的體系和流程，要對相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和重點(diǎn)事項(xiàng)進(jìn)行充分認(rèn)知，并進(jìn)行及時(shí)的多頻次的培訓(xùn)，讓錄入和管理人員能夠時(shí)刻了解國家的相關(guān)政策變化，對國家的相關(guān)法律法規(guī)政策了如指掌，更好的做好檔案管理，有效提升人事檔案管理信息化建設(shè)的工作能力。

3.3 細(xì)化責(zé)任范圍，明確職責(zé)

有章可循，有法可依。明確“責(zé)、權(quán)、利”，是檔案管理工作的重要核心點(diǎn)。檔案管理工作是終身負(fù)責(zé)制的重要工作，檔案管理工作的重要性可見一斑。選取好的人員進(jìn)行檔案管理，也要細(xì)化相關(guān)的責(zé)任范圍，尤其是信息化建設(shè)后的檔案管理工作，要做好系統(tǒng)的監(jiān)管，確保檔案的完善，確保檔案查詢的合規(guī)性，以上等等。要對相關(guān)的崗位職責(zé)進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化明確，落實(shí)相關(guān)崗位的崗位職責(zé)，明確落實(shí)相關(guān)責(zé)任，讓檔案管理人員，更加的重視檔案管理工作，做好檔案管理。尤其是做好檔案查詢的稽核工作，信息化建設(shè)后，檔案查詢工作將更為便捷，但是檔案的調(diào)取，更要遵循嚴(yán)肅性、保密性的基本原則，作為檔案的管理人員，要確保守好最后一道關(guān)口。相關(guān)人員要持有檔案查詢的審批后，方能進(jìn)行檔案查詢，有違規(guī)行為的，要進(jìn)行追責(zé)。

4 ?結(jié)語

綜上所述，人事檔案是事業(yè)單位檔案管理的組成部分，也是事業(yè)單位提升核心競爭力的有力支撐。如今，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段正以非?？斓乃俣葷B透到各行各業(yè)。事業(yè)單位人事檔案管理的深化和優(yōu)化離不開互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)手段，因此，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理理念和方法融入事業(yè)單位的人事檔案管理，將有效提升檔案管理效率，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化有著至關(guān)重要的作用，需要進(jìn)一步的進(jìn)行探索與實(shí)踐。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳旭平.信息化時(shí)代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑[J].中國管理信息化，2019（18）：177.

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[3] 褚麗娜.現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)探索與實(shí)踐[J].蘭臺(tái)世界，2019（S1）：90.