檔案規范化管理與信息服務的策略探討

李孟霖

摘 要：本文首先分析了檔案規范化管理的基本要求，然后指出當前檔案管理中存在的問題，然后提出了具有針對性的措施。旨在提升檔案公共信息的服務能力，增強檔案管理工作的有效性和科學性，發揮出檔案管理的積極作用，具有一定的理論和實踐性意義。

關鍵詞：檔案；規范化；信息服務；策略

1 檔案規范化管理的基本要求

1）注重檔案資源的規范化收集和整理。要收集、整理和歸檔檔案資源，明確的整理分類檔案材料的名稱、作者、時間等要素，在此基礎上，將檔案的重要程度作為依據，對格式進行標準化的轉換，滿足檔案規范化管理的要求。同時，借助互聯網、大數據等現代化信息技術，與網絡體系相契合，進行科學合理的操作。

2）兼顧實體檔案與數字化檔案的建設。充分重視實體檔案的真實性，把握其憑證功能，保管好實體檔案資料，結合數字化技術，協調兩者之間的關系，在各自發展的同時齊頭并進。有效掌控環境和人為因素，使實體檔案資料的原真性、完整性得到最大程度的發揮。以現代信息技術為依托，體現出數字化、仿真性的特點，進行合理有效的轉化、儲存和管理。

3）確保檔案信息的安全。安全性是檔案規范化管理的一個重要特點，需要備份處理數字化檔案信息，仔細檢查檔案信息設備，避免出現軟件問題、計算機病毒等現象，確保數據的真實性。同時，必須充分重視軟件的作用，對操作系統、密碼登錄系統、各種應用功能軟件系統等進行充分整合，可以設置專用密碼，確定用戶的使用權限，避免信息的泄露。

2 檔案規范化管理的現狀分析

1）缺乏對檔案規范化管理的重視。當前，部分領導由于思想上的狹隘和認知程度的不足，忽視了檔案規范化管理和信息化服務的作用，沒有將其作為工作的重點，片面的將檔案規范化管理和信息服務劃分為部門的工作，缺乏資金的支持，在硬件設備、人員管理等方面存在較大欠缺。在這種情況下，檔案的管理缺乏必要的良性因素，相關的管理人員也忽視了檔案信息管理的重要價值，造成一定的惡性循環，在工作中得過且過，出現問題相互推諉，沒有意識到自身工作的含義，嚴重降低了檔案規范化管理和信息服務的效率。

2）時效性較差。在檔案規范化管理的建設過程中，檔案管理部門需要與其他部門進行協調和溝通。但是實際工作中，存在和溝通不暢的情況，檔案管理部門沒有找到合適的溝通方式，或者忽視了溝通問題的價值和作用。在銜接的過程中，容易產生一些或多或少的問題，協同意識和團結理念較差，在收集檔案信息的時候，容易出現不同程度的漏洞現象。在時效性受到影響的狀況下，檔案信息管理的作用受到嚴重削弱，管理人員不能有效發現檔案管理中存在的問題，對檔案資源信息的更新和完善造成較大的制約。

3）檔案管理體系尚未完善。制度的建設在檔案規范化管理中發揮著關鍵性的作用，然而，當前，在實際管理的過程中，檔案制度中存在著比較明顯的問題，最突出的是檔案管理制度不夠完善，檔案管理的內容沒有切合實際需求，內容缺失非常明顯。在制定檔案信息制度的時候，需要結合時代發展的需求，對受眾的心理和日常習慣進行詳細分析，但是在實際制定的過程中，檔案管理系統和機制存在比較明顯的弊端，系統的科學性與合理性嚴重缺失，不能滿足檔案規范化管理的要求。

4）信息化程度不高。在檔案規范化管理的過程中，計算機技術應用的非常廣泛。但是，我國檔案管理的信息化建設由于起步較晚，在基礎設施設備方面相對比較落后，加上人員素質較低，業務能力不過關，思想觀念封閉等影響，信息化的建設存在較大障礙。在檔案信息管理實際建設的過程中，資源的管理往往局限于信息化采集、存儲都能夠方面，在深度挖掘上非常欠缺，并且不能進行有效的開發和利用，降低了服務質量，造成大大影響檔案信息的規范化管理，影響檔案信息資源的建設進程。

3 檔案規范化管理與信息服務的策略探索

1）加大檔案規范化管理的重視力度。思想上的重視是做好檔案管理的內在動力，因此，領導必須充分意識到檔案規范化管理的重要性作用，在支持的過程中，首先需要進行大量的資金投入，在此基礎上，合理配置人才和基礎設施，將各個方面進行有效結合與科學轉化，實現資源的最大化整合與充分性發揮，為檔案的規范化管理奠定良好的基礎。另外，需要充分把握檔案管理和人力資源之間的關系，使人力能夠在工作的同時認識到職業的價值，以敬業的精神和上進的態度面對檔案管理工作，不斷提升自身的能力，明確自身的定位，結合時代發展的趨勢，不斷學習和積累，使自身能夠充分適應社會需求，采取科學合理的措施，增強檔案管理的專業化和有效化。

2）完善檔案信息服務機構及制度體系。站在多元主體的角度，建立扁平化的檔案管理組織機構，轉變粗放的信息服務模式，在減少整體層級的同時，恰當轉變價值目標，以“程序”“扁平”“放大”“集中”為重點，控制、梳理、分析檔案信息資源的服務，提升整個流程的科學性與嚴密性。同時，重視用戶的價值，拓寬檔案信息傳播渠道，在打通各個渠道的基礎上，實現檔案信息采集、檢索、利用等工作的價值，使服務機構變得更加連貫和順暢。另外，為了進一步開發和更新檔案信息資源，可以站在多樣性的角度，設計并完善檔案規范化管理制度體系，將檔案信息收集、整理制度；檔案信息服務制度、檔案保密制度等包含在其中，實現檔案信息服務提供制度的進一步發展。

3）合理配置檔案信息資源。檔案信息資源的優化配置能夠使檔案信息資源實現最大化的價值，因此，在優化配置的過程中，需要做到以下幾點：第一，充分把握市場需求，結合用戶主體、資源類型、組織機構等因素，建立健全供求機制，使檔案信息資源能夠充分適應市場需求。第二，整合特色檔案、綜合檔案、專業檔案等，在信息共享的同時，實現各類檔案信息資源的優勢互補，使檔案的利用價值得到最大化的體現。第三，以市場化為主導，建立檔案信息資源機制，并在運行的過程中不斷進行完善，宏觀引領和規劃協調檔案信息資源，實現優化配置的目的。第四，細分檔案信息資源的需求對象，摸清他們的消費方式和范圍，滿足各類檔案用戶的需求，實現檔案信息資源優化配置的目標定位。

4）創新檔案信息服務方法。在信息開發和利用的過程中，對檔案信息的服務方法進行創新，將各種前沿性技術（互聯網、數據庫、大數據、云存儲等）進行有效利用，使檔案信息的服務水平得到有效提升。樹立用戶至上的檔案信息服務理念，明確服務對象的需求，進行動態的全方位的檔案信息服務。要依循“存量數字化、增量電子化”的理念，優化檔案利用環節，采取單套制或者雙套制的方法，使檔案歸檔的安全性得到有效保障，全力實現檔案數字化和文檔一體化建設。拓寬檔案信息服務的載體形式，借助移動終端的交互性和延展性，使檔案信息的電子化認證體系不斷豐富和完善，再造和重構檔案信息服務流程，為用戶檔案信息的查詢提供更加便捷的服務，提升檔案信息資源整合和服務的個性化。

4 結束語

綜上所述，在時代發展的背景下，檔案管理工作需要與時俱進，針對當前的現狀，整合各種積極有利的因素，將檔案信息管理工作不斷推進。在實際管理的過程中，需要樹立現代化管理理念，加大檔案規范化管理的重視力度，完善檔案信息服務機構及制度體系，合理配置檔案信息資源，創新檔案信息服務方法等，使檔案信息服務的價值和效能得到更好地發揮。

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