信息化時代檔案管理的安全問題探析

摘 要：信息時代的來臨，使網絡技術和信息技術的應用范圍不斷擴大，但同時也給一些管理工作帶來了巨大的挑戰，檔案管理工作就是其中之一。雖然信息技術和網絡技術的應用提高了檔案管理工作的效率，使其工作流程更加的便捷，工作方法更加的豐富，但利用信息技術對檔案進行管理，網絡信息技術本身存在的一些安全問題也必然會被帶入到檔案管理工作中。因此，本文以檔案管理工作為立足點，通過對信息時代中該項工作安全問題的簡單分析，從而就如何解決各類安全問題提出相應的對策，以期在提升檔案管理效率和水平的基礎上，保證檔案信息的安全性。

關鍵詞：信息化時代；檔案管理；安全問題

在信息時代中，檔案管理工作同以往相比最大的變化就是信息變化速度在不斷的加快，檔案信息已經由原來的紙質變為數字化的形式。在此種狀況下，社會各界人士對于人們檔案信息安全性的關注度也在不斷提高。由于受到網絡信息技術安全性的影響，使現代檔案管理信息安全一直都是影響該項工作質量的關鍵因素。因此，找出當前檔案管理工作存在的安全問題并提出相應的解決方法勢在必行。

1 檔案信息管理的安全問題

1.1 合法性和真實性問題

從傳統檔案管理工作的角度來看，由于在檔案管理部門中歸檔的各類檔案都屬于用紙質媒介記錄的檔案資源，所以，單位內負責檔案建立和歸納的工作人員，必須要先核實檔案資源中的各類信息，在確定信息沒有錯誤之后再蓋章和簽名，確保單位內歸檔的所有檔案資源在內容的真實性與合法性。但在對檔案資源進行信息化管理之后，受網絡信息技術本身不安全性的影響，使得其本身的真實性與合法性也成為檔案管理信息化必須要關注的問題，采用怎樣的處理方案來保證檔案資源的合法性與真實性，就成為我國負責檔案管理的部門必須要認真思考與應對的問題。

1.2 信息資源存儲和傳輸問題

作為經過信息化技術進行處理之后的檔案資源，當前檔案資源在信息的存儲方式和運輸方式方面，同以往由紙質媒介承載的檔案信息資源相比不同，現代檔案資源本身是由數字化信息作為承接媒介的，這種媒介的特殊性，要求檔案資源必須要借助網絡平臺完成傳輸，利用數據庫的方式對檔案信息進行存儲[1]。在這種存儲模式下就出現了一個重要的問題：如何避免信息化的檔案資源信息在數據庫存儲和網絡數據化傳輸的過程中，不會出現被黑客惡意盜取或者是篡改信息內容的問題。

1.3 病毒威脅

網絡技術和信息基礎的出現，為現代社會公眾人們日常生產和生活過程的開展提供了較大的便利，但同時也帶來了一個比較突出的問題。即各類不同的網絡病毒也應運而生，這些病毒的存在也誘發了各類計算機和數據庫的安全問題，對計算機傳輸檔案資源和數據庫存儲資源信息的安全性造成了極大的威脅[2]。因此，作為我國的檔案管理部門，其在促進自身檔案管理工作信息化建設的過程中，應當著重提升自身檔案管理中信息系統網絡的安全性，以此來避免由于受到病毒入侵問題的影響，造成信息系統中存儲的各類檔案信息資源產生無法被彌補的損失。

2 解決檔案管理安全問題的對策

2.1 利用技術加強防范

在信息化時代，我國檔案管理部門要想保證工作的安全性，就必須要從做好技術方案措施方面入手，借助加密技術的方式來對檔案信息資源的安全性進行有效的保護。所謂的加密技術，指的就是借助特定算法對于檔案信息資源的源文件展開加密處理，以此來將源文件變為不能夠被直接讀取的一種計算機代碼。這樣一來，當使用者在訪問這些經過了加密處理之后的檔案信息文件時，就必須要輸入正確密鑰才能夠順利訪問，從而確保數字化處理后的檔案信息資源具有較高的安全性。在檔案管理部門中的工作人員對于經過數字化轉化的檔案信息資源進行傳輸時，也可以借助加密傳輸的模式，以此來確保即便部分數字化檔案資源被非使用者截取，也會因為缺少密鑰無法順利讀取文件中的內容。其次，檔案管理部門可以借助權限控制法時檔案信息資源安全性能夠得到提升，這主要是由檔案管理部門根據檔案信息設定其數據庫和信息系統的訪問權限，若信息使用者本身不具備訪問條件，就不能夠正常的訪問信息內容，從而最大化避免一些無關的ID進入到檔案信息系統中[3]。檔案管理部門需要針對訪問者身份的不同設定訪問權限等級，以此來確保不同秘密級別程度的檔案信息資源能夠就此得到最大化的保護。最后，檔案管理部門可以借助安全監督控制技術對信息系統設定防火墻，避免黑客和其他人員非法訪問檔案信息的管理系統，并避免機密級別高的數字化檔案可以從系統中輸出出去。

2.2 培養和提升檔案管理人員綜合能力

對檔案資源的信息化工作建設來講，要想順利實現檔案資源數字化建設，我國檔案管理部門就必須要構建起一直掌握了相關信息化技術，且技術應用能力相對較強的人力資源隊伍。即檔案管理人員在已經具備了扎實、豐富的檔案管理理論知識和業務基礎上，還要掌握充足信息技術操作能力[4]。為避免檔案管理工作人員利用自己的職務之便濫用檔案資源信息的問題，檔案管理部門必須要面對部門內眾多的從業人員展開有關職業道德和素質的培訓教育工作，在提升檔案管理人員職業倫理意識的基礎上，使其能自覺保持勤勉敬業的工作態度。

2.3 做好檔案管理監督工作

我國檔案管理部門負責人需要建立完善的檔案管理制度，確保檔案管理制度化工作的順利展開。部門內各級檔案管理部門都需要嚴格遵守《檔案法》和《保密法》中的相關內容規定，在結合自身實際情況的基礎上，出臺細致的管理規則，以此來保證檔案管理工作的各項責任都能夠得到切實的貫徹，最大化減少日常管理工作中紕漏出現的概率[5]。此外，檔案管理部門應當要安排專人來負責貫徹落實監督工作具體規定，形成常態制度，以便能夠借助這種管理制度及早的發現檔案管理工作中存在的各類安全問題，從而及時的解決相應的問題，進而將各類安全隱患消滅在萌芽中。

2.4 提升硬件建設水平

作為檔案管理部門，其負責人必須要明確檔案資源信息化建設需要依靠相關硬件設備的支撐。因此，各個地區檔案管理部門在促進檔案管理信息化建設的過程中，必須要從提高自身硬件設備建設水平入手，通過為檔案室提供高端計算機設備和相關零部件的方式確保檔案室中硬件設備建設水平符合信息化建設條件標準[6]。此外，為避免檔案管理部門安全管理工作負荷相關標準，做好突發性災害的應急處理，部門管理人員還應當同本單位實際工作情況相結合，制定相應的應急預案并配備硬件設備，降低突發性災害對工作帶來的不利影響。

3 結論

總而言之，面對檔案管理工作中網絡信息技術應用越發廣泛的發展背景，現代檔案管理的思想理念、管理手段、檔案信息載體等都發生了極大的改變。面對此種情況，檔案信息管理難度也在進一步增加，作為檔案管理工作者要想保證檔案信息的安全性，就必須要努力發掘當擔管理中的各類安全問題，并做好信息安全保密工作，以此來將檔案管理工作中信息技術的作用發揮出來，使檔案管理工作效率得到明顯的提升。

參考文獻

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[2]鵬陽.信息化時代背景下檔案管理探析[J].農家參謀，2017（14）：224.

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[4]紀翠林，閻麗.信息化時代背景下檔案管理探析[J].現代商貿工業，2017（01）：65-66.

[5]董穎莉，楊雙娥.信息化時代醫院檔案管理工作探討[J].辦公室業務，2017（1）：66-66.

[6]安麗君.信息化時代高職院校學生檔案管理工作分析[J].辦公室業務，2017（13）：59-59.

作者簡介

王浩（1962-），男，漢，山東濱州人，檔案管理初級，助理館員。