交通運輸部門檔案管理中的信息化建設探討

李思佳

摘 要：我國經濟和科技不斷發展，交通部門檔案管理工作向信息化發展，提升工作效率。本文講述了在交通運輸部門建立檔案信息化管理的意義，重點闡述了信息化建設的手段，主要有：建立檔案信息管理平臺、做好電子文件的管理、提升檔案信息管理的規范性、管理人員提升服務主動性等，旨在為檔案管理人員工作提供參考。

關鍵詞：交通運輸部門；檔案管理；信息化建設

交通運輸部門在工作中，每天都產生大量的檔案信息，需要檔案管理人員投入大量的精力和時間，即使如此，還會因為人為因素出現檔案的遺漏和查詢不便等問題。信息技術和檔案管理工作的融合，在一定程度上提升管理工作效率和質量，因此需要得到檔案管理人員的重視，通過創建信息化網絡平臺，完善檔案的管理工作。

1 交通運輸部門檔案管理中信息化建設的意義

1.1 創新檔案管理模式

交通運輸部門，是交通運輸基礎設施建設、道路營運管理、涉路行政執法的主題，具有專業性強、涉及面廣、歷史沿革嚴謹的特點。通過對交通運輸檔案的存檔的研究，對一個地區交通發展里程和制定未來交通建設規劃具有重要現實意義。儲存信息化技術在交通運輸部門檔案管理工作中的運用，可以很大程度的提升檔案資料的管理和控制工作。如公路工程建設中產生的資料，是交通檔案中主要組成，有很強的復雜性，在進行收集、歸納和整理上需要消耗大量人力、物力和財力，并且人工管理工作效率低下，后期查詢不方便。因此要對此工作進行創新，通過信息化建設，利用計算機技術，快速將收集到的檔案進行歸類和保存，有效提升工作效率和準確性，增強精準性。信息技術和檔案管理工作的結合，節省大量人力和物理，促進其快速發展。

1.2 順應時代發展潮流

信息技術快速發展的背景下，我國交通事業要想更好的為大眾服務，就要令自身工作形式順應時代發展潮流，檔案管理工作也是如此，充分利用科學技術，創建信息化管理模式，提升工作效率和質

量[1]。信息技術在檔案管理中的運用，可以在資料保存的過程中，減少很多不必要的人為錯誤，并降低信息加工費用，令檔案管理工作更好的順應時代發展。

1.3 提升檔案管理專業水平

傳統檔案管理，就是對紙質資料進行管理，檔案管理人員的工作量大，并且其他部門借閱時，需要去現場申請和領取等，并且在借閱的過程中，要按照檔案管理要求進行，規定時間內歸還，對檔案管理者和借閱者來說很麻煩。其中還可能出現紙質檔案損壞不能閱讀的情況，為檔案管理工作帶來阻礙。信息技術的運用，上述問題就迎刃而解了，提升檔案管理水平，既降低檔案管理工作人員工作壓力，又為借閱者工作提供便捷，滿足檔案管理和查閱不受時間、空間限制的要求。

2 交通運輸部門檔案管理中的信息化建設探討

2.1 建立檔案信息管理平臺

建立信息管理平臺，為內部員工提供服務網站，令其不受時間和空間的限制，只需要賬號和密碼，就能進入信息平臺，閱讀交通運輸的最新資料等。加強平臺功能的建設，如在網站中實現信息的快速檢索，使用者查詢檔案時，只需要輸入關鍵詞，就能找出相應檔案[2]。另外，還可加入實時資訊的窗口，由專業人員在網站中進行問題的解答等，為需要幫助的用戶提供服務，助其順利完成檔案的查詢和下載等。檔案信息管理平臺的建設中，在資金充足情況下，聘請專業的設計師，建設屬于交通運輸部門特有的信息管理平臺，使用優質的軟件和硬件，為長期使用和管理提供支撐，促進運輸部門檔案管理的信息化建設。

2.2 做好電子文件的管理

現在檔案的管理由傳統的紙質，轉變成現在的電子文件，管理主體發生變化，管理手段也隨之有所差異。交通運輸管理部門中，各個子部門工作中產生的資料檔案等，以電子文件的形式傳輸給檔案管理部門，管理人員接收后，要對其進行管理，如針對已經歸檔保存的文件，管理人員做好設置，令其只提供閱讀，不能再修改。此管理方法有效提升檔案的可靠性，保護了原始檔案的結構。另外，管理人管做好其他部門閱讀檔案的記錄工作，保證電子檔案使用安全。

2.3 提升檔案信息管理的規范性

檔案信息化管理過程中，員工需要加強現代化管理能力，進而提升檔案信息的規范性。主要方法為：第一，交通運輸部門進行信息化檔案管理的過程中，以國家有關依據為核心，在此基礎上結合自身實際情況，創建適合信息技術管理的體系。充分利用信息化管理模式，并在檔案管理工作中，不斷探索、優化管理形式。第二，建立檔案目錄，遵循便捷的原則。對于錄入的檔案，統一格式，做到保存檔案的規范性。第三，由專業的人員進行檔案信息平臺的維護和管理工作，并對設備硬件進行維護，讓員工都能在平臺中順利找出需要的檔案。經過對檔案信息管理的規范化，為檔案借閱人員閱讀資料提供便捷，解決因為格式問題造成不能閱讀的情況，提升檔案借閱者工作效率。

2.4 加強信息管理意識

檔案信息化管理模式的建設中，需要有一套完整的領導體系，進行資源開發和平臺維護工作。實際工作中，要對管理體系中的工作人員明確工作目標，信息化建設過程中，要對出現和可能出現的問題進行深入討論，有效進行解決和預防。貫徹相關工作人員職責，將檔案信息化建設納入到交通運輸部門整體工作中，并對其工作進行考核。信息化建設過程中，將檔案錄入到檔案管理網站中，實現資源的共享，加強檔案利用率，總的來說，檔案資源的使用很重要，如果沒有眾多的檔案，那么檔案信息化建設也成為無本之木。管理人員使用信息技術的使用，要摒棄傳統檔案管理觀念，建立新型工作思想，做好信息的共享，統一檔案規格，實現不同部門資料交換，增強檔案的開發和利用效率。

2.5 管理人員提升服務主動性

加強檔案管理的意識，將其工作變的主動化，首先，加強對檔案管理人員的培養，令其不但有良好的檔案管理能力，還要有計算機使用能力，可以熟練使用檔案管理平臺，進行檔案的歸納和儲存工作，并幫助其他員工利用檢索功能，查詢所需檔案。其次，檔案管理人員要有服務意識，在管理平臺中定期發表黨和國家對交通部門下達的最新指令和要求，主動為其他員工提供查詢和下載服務，積極和其他部門溝通，對新產生的檔案，督促其及時上傳。最后，檔案管理的信息化建設中，管理人員要加強對信息的反饋，提升檔案利用價值，讓其他員工也有良好的檔案管理意識，為交通事業更好的服務，促進其長久發展。

2.6 加強信息化建設中的安全管理

交通運輸檔案中，如果進行檔案管理過程中，受人為或者其他因素影響，出現檔案重要數據的泄露，那么會對交通運輸部門工作造成重大的影響。因此檔案管理人員要加強信息化建設的安全管理，提升網絡運行的安全性，下載防火墻和殺毒軟件，有效阻止病毒和黑客的攻擊。規范員工使用計算機，嚴禁私自外接USB和下載不明資料等，避免病毒的侵入。檔案管理部門做好門禁工作，不是本單位的員工禁止進入，將檔案安全性升到最高。管理人員定期更換登錄網站的賬務和密碼，避免黑客利用遠程技術竊取密碼盜取檔案。做好網絡安全保護工作，最大程度降低安全隱患，避免檔案信息出現泄漏和數據更改等問題。

3 結論

綜上所述，各個領域都利用信息技術進行生產和管理工作，不但可以提升工作效率，還可以減少人力資源的投入。交通運輸部門檔案管理工作，利用信息化建設，將紙質檔案變成電子檔案，將檔案管理工作變的數字化、信息化，促進交通部門穩定的發展，保證我國交通事業運行的安全性和可靠性。

參考文獻

[1]張海燕.電子技術在檔案信息化建設和管理中的作用[J].電子技術與軟件工程，2019（03）：211.

[2]邢振婷.探究交通運輸部門檔案管理中信息化建設[J].辦公室業務，2017（09）：67.