探究住房公積金檔案管理工作存在的問題與對策

張進海

摘 要：隨著城鎮住房保障制度的不斷完善，住房公積金的惠民、利民政策幫助許多中低收入家庭職工圓了住房夢，增強了廣大職工繳存、使用住房公積金的意識。隨著公積金業務的不斷拓展，近年來形成了大量的業務檔案，住房公積金業務檔案指住房公積金繳存、轉移、支取、計息、個人貸款等相關業務辦理中形成的文件材料。作為專業檔案目前國家尚未出臺相應的住房公積金專業檔案管理標準及辦法，在實際工作中，業務檔案管理暴露出許多問題，現就住房公積金業務檔案在收集環節上存在的問題與解決對策作一簡單探討。

關鍵詞：住房公積金；檔案管理工作；問題與對策

住房公積金具有保障性、互助性、強制性，是國家法律規定的重要的住房社會保障制度。在二十多年的改革與發展中，自1991年上海借鑒新加坡經驗在全國率先實行住房公積金制度以來，該制度已經全面推廣到全國范圍。雖然在國內住房建設、職工房屋改造等民生保障工作中住房公積金起到的作用有目共睹，但公積金管理存在的問題也逐漸暴露出來。

1 住房公積金業務檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏高素質的專職檔案管理人員

住房公積金管理中心大多沒有專職檔案員，缺乏檔案專業知識，業務技能普遍不高。多數檔案員兼職機關文秘、辦公室內勤等事務，本身工作就十分繁忙，檔案人員平時根本無暇顧及檔案工作，更無法了解業務檔案的形成特點，對于業務檔案的收集總是處于被動接收狀態，無論從接收數量還是質量上都缺乏鑒別能力，沒有好原料哪來好產品，收集環節的好壞直接影響到業務檔案的完整性以及住房公積金民生檔案數據庫的建立。

1.2 缺乏統一的管理制度

對住房公積金業務檔案的管理，全國至今沒有統一規范的管理辦法，國務院《住房公積金管理條例》對公積金檔案管理沒有明確規定，而作為國家民生檔案之一，檔案部門也沒有制定專門的管理辦法，致使住房公積金業務檔案處于各地自行管理的混亂狀態，甚至同一系統下各縣（市）住房公積金管理分中心的管理方式都各不同，各行其是的做法不可避免會出現收集管理上的不規范與缺失，直接影響了業務檔案的質量。

1.3 缺乏規范的管理標準

對業務檔案管理缺乏標準、規范性。就收集環節而言，住房公積金業務檔案至今沒有標準、統一的歸檔范圍和明確的分類方案。各住房公積金管理中心根據自身業務的開展情況收集業務檔案，致使業務檔案的組成內容各不相同，哪些是應該收集歸檔的材料、歸入哪個業務類別都沒有清晰明確的標準，收集基礎不扎實自然影響后續的整理歸檔工作。

2 有效解決業務檔案管理問題的具體對策

2.1 加強檔案管理人員素質建設

檔案工作者的綜合素質直接關系到檔案管理工作的質量，住房公積金業務檔案關系到廣大職工權益的保障，也是化解資金放貸風險的重要憑證，因此檔案工作者不僅要熟悉檔案管理業務，更要了解住房公積金相關業務流程，在收集工作中才能具備甄別檔案材料的能力。同時，在收集工作中要求檔案員具備熱心、專心、細心、耐心的工作態度和不怕煩瑣、敢于“厚臉皮”向各職能科室收集資料的責任意識。同時，積極參與各類檔案培訓，思想上不斷與時俱進，業務上不斷精益求精，努力擴展知識層面，提升檔案業務技能。

2.2 拓展創新思想，拓寬收集渠道

住房公積金業務檔案的特殊性要求檔案員在收集環節要結合實際，拓展思路，采取多種形式，以靈活多樣的方式爭取檔案資源。檔案員要熟悉掌握業務歸檔范圍，細心觀察，通過單位年度、月度工作計劃、專項業務開展計劃、總結等材料隨時收集業務檔案資料。同時，要開動腦筋，走出檔案室，深入業務部門變被動接收為主動出擊，在歲末年初之際與各業務科室主動對接，收集補充上一年度“帳內賬外”業務資料。對于特殊業務檔案要及時對接前臺業務，做到隨時收集，不缺不漏。

2.3 加強制度建設，實現統一管理

針對目前住房公積金業務檔案管理不規范，標準不統一的現象，住房公積金主管部門應加強重視，積極會同檔案部門，依據《住房公積金管理條例》及《檔案法》規定，制定住房公積金民生檔案的管理辦法，推行一套操作性強、科學統一的住房公積金民生檔案管理標準，只有制度規范，標準統一，才可能實現住房公積金業務檔案的科學化、規范化、標準化。

2.4 加強領導重視，強化檔案意識

住房公積金業務檔案的收集僅僅靠檔案員微薄的力量是難以做好的，必須得到單位領導的大力支持與幫助。一是加強領導重視，一把手領導親自掛帥，成立檔案管理工作領導小組。二是健全檔案管理網絡，配置專職檔案員，分層逐級明確責任人，各業務處室確定業務檔案聯絡員，定期向檔案室移交辦結業務資料。三是開展業務檔案專題知識講座，強化全員檔案意識，避免職能部門為方便工作私自收藏應交未交檔案。全方位、多層次強化業務檔案收集意識，提高業務檔案收集率。

3 充分認識做好住房公積金檔案工作的重要意義

3.1 住房公積金檔案是化解防范住房公積金貸款風險的憑證

隨著住房公積金事業的發展，廣大參繳職工維權意識不斷增強，特別是住房公積金貸款利用率日益增加，導致公積金檔案與貸款人的聯系日益密切。一方面，住房公積金檔案保留了貸款人的歷史真跡，具有原始性和法律效用，可以使貸款風險降到最低限度。另一方面，由于個人住房貸款跨越時間長，經辦人員變化大等因素，對貸款管理就必須始終以原始檔案為依據，強化風險意識。

3.2 住房公積金檔案是住房公積金經辦機構規范化管理的基礎

住房公積金的規范化管理包括歸集、支取、計息、貸款等相關業務。住房公積金檔案作為各級住房公積金經辦機構經辦、管理和服務工作的首要載體，是考量經辦機構工作是否依法合規的重要依據。無論是經辦機構內部控制、績效考核還是廣大繳存人進行外部監督，都需要依托住房公積金檔案資料作為基礎依據。

3.3 住房公積金檔案是建立健全住房保障體系的重要參考

住房公積金檔案是研究區域居民收入體系和房價運行軌跡和發展規律的珍貴史料。要充分利用住房公積金檔案資源，科學加以分析，研究。不僅可以完整體現當地住房公積金制度運行現狀，還能作為未來住房保障體系分析的依據。

4 結束語

住房公積金是市場經濟的重要組成部分，但隨著市場經濟的快速發展，住房公積金檔案管理也逐漸暴露出一些弊端，本文認真分析住房公積金檔案管理工作的意義及存在問題，并試圖提出有效建議加強住房公積金檔案管理。

參考文獻

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