高校教學檔案管理的問題與對策

摘 要：信息技術的發展促進了教育制度的改革步伐，同時高效檔案管理工作也時代的推動下發生了很大的變化，各種各樣的管理模式、管理理念逐漸受到了更多學校的青睞。想要抓好高校教育管理體制，就需要從思想、教育、體制、管理等多個方面來進行加強。文章中探討了當前高校檔案管理工作中所存在的問題，同時也就提高檔案管理的工作效率提出了幾點建議，給予參考。

關鍵詞：高校教學；檔案管理；問題；對策

高校檔案管理是高校教學管理的主要內容之一，其反映了教學活動過程中的客觀材料，同時也是衡量教學水平和教學質量的依據。傳統的教學檔案管理多以紙質文獻為主，效率不高且效果不佳。所以在信息化全覆蓋的教育體系中，傳統教學檔案管理也面臨了巨大的挑戰，因此高校檔案管理必須要順應時代發展的要求，在管理模式上進行調整與完善。

1 高校教學檔案管理存在的問題

1.1 教學檔案管理制度不健全

高校教學檔案是教學整個過程的真實記錄，當前有些高校對教學檔案的管理工作較為忽視，管理意識模糊，管理制度也不健全。甚至很多高校沒有建立教學檔案管理制度，只是依靠日常對于教學檔案的認識進行教學檔案的建立與管理。同時也存在一些院系、教師沒有在平時對保存教學檔案管理的習慣，沒有建立相關的明文規定，所以領導方面對此也不予關注，更不要說去督促和監管，再加上一些部門及教師只為省事，教學檔案管理工作并不規范。

1.2 部分高校教學檔案管理設備落后

很多高校在教學檔案管理中依然采用著傳統的管理模式。如教師教學信息整理完畢后交至教務處，而教務處并沒有按照檔案管理的要求進行統計、分類等；教師在檔案使用時，檢索信息的效率較低、準確性不高、材料不完善、流程也非常復雜，教學檔案管理處于原始狀態。這些高校的管理模式并沒有緊隨時代的發展，利用現代化的科學管理設備及系統平臺。對于圖片、視頻教學信息，沒有進行信息化管理，使教學檔案管理利用占用的時間長，管理效率不高，造成教師檢索信息花費的時間較長 。

1.3 高校教學檔案管理隊伍結構不盡合理

很多高校教學檔案的管理工作人員都是由年齡較大的教師負責，他們在新穎的教學方法、管理方法上的接受能力不足，無法針對不同教學檔案進行合理的歸類整理。此外，即便有一些年輕的一線教師及行政人員也兼任教學檔案管理工作，但是他們的檔案管理專業知識不足，思想及管理經驗不到位，具體職能較為模糊。

2 加強高校教學檔案管理的建議

2.1 提高對教學檔案管理重要性的認識

首先，思想觀念的提升時提高檔案管理工作重視程度的關鍵，要求相關的教學管理部門、各院系的負責人等都需要加強對教學檔案工作重要性的認識，定期組織學習關于《高等學校檔案管理辦法》的相關內容，完善教學檔案管理制度，明確責任，由上至下的提高對教學檔案管理的關注度，支持和重視教學檔案管理工作。其次，要加強教學檔案管理的資金量，設置專項經費，及時更新軟硬件設施，配備檔案室及檔案管理儀器，給予教學檔案管理工作基礎方面的保障。最后。要配備專業的檔案管理人員，提高教學檔案管理人員的素質。學校相關部門也要加強對檔案管理工作的重視，將科級管理人員納入到檔案管理專項管理當中。并且注重檔案管理軟件的開發與研究，提高教學檔案的收集、整理、立卷及檢索，從而提高教學檔案的利用率。

2.2 規范教學檔案內容，促進管理規范化、系統化

網絡技術不斷的更新與提高每天都會產生大量的數據，而教學檔案也不例外。當前高校教學檔案管理辦法及手段都存在一定的問題，而這些問題嚴重的阻礙了教學檔案信息化管理的良好發展。所以規范教學檔案內容，形式及類型極為重要。例如，在教學檔案管理當中業務檔案包含了教學大綱、課程標準、課程計劃、教案、講稿、課件等相關的文件材料。教師從備課開始就需要將各方面的材料依照統一的格式上傳至教務管理系統當中，以此來實行電子化、數字化管理。而教學檔案也要依照格式統一、數據規范、便于閱讀及共享的基本原則，制定出合理的、統一的收集標準及歸檔分類標準。與此同時，高校教學檔案管理也要積極的采用國際標準答案管理體系，并定期檢查和梳理各類檔案。根據國家出臺的《電子文件歸檔與管理規范》、《CGD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規范》等相關標準，及各個高校的實際情況，建立適合自己學校的教學檔案管理規定，制定出統一性，科學性的歸檔，閱讀，歸還等相關流程。通過這樣的方式來給予教學檔案的權威性及真實性的有力保障。

2.3 建立合理的教學檔案管理制度

一套完善的規章制度是教學檔案管理工作有序開展及促進檔案管理工作順利進行的有力保障，因此建立合理的、切實可行的規范性管理制度十分必要。此外，也要配備專業的、專職的教學檔案管理人員，并明確他們教學檔案管理所要承擔的責任與義務。同時對相關的軟件、硬件配套設施進行完善，對教學檔案管理工作的開展進行定期的考核，也要主動積極的向上級業務管理部門提出合理化的建議，接受上級業務管理部門的監督與指導。將教學檔案管理工作及教學管理工作有效地結合在一起，從而促進檔案管理工作質量及效率的提高。

2.4 提升管理人員的素質水平。

想要提高教學檔案管理人員的整體素質，首先思想最為重要。而思想素質的提升不止是指政治立場也包括對其本職工作的認真態度。教學檔案管理人員要具備強烈的責任感與敬業精神，尤其是對上層領導所提供的教學管理決策要具備一定的執行力，同時，幫助領導制定相關的教學管理措施，以及每學年度的教學計劃。可見如果沒有過硬的思想素質對整個學校未來發展的影響將是災難性的。其次，教學檔案管理人員必須具備專業的業務能力。很多教學檔案管理人員多為半路出家的老教師，專業素質不強。這就要求相關部門做好他們的再教育工作，比如可以通過進修、脫產上研究生班，也可以通過自學來不斷提高自身的業務素質。

3 結束語

高校教學檔案管理是對高校教學活動的真實記錄，是教學反思過程中的重要依據，其中蘊含著豐富的教學和科研價值。高校檔案管理還需要不斷的提高與完善，從管理隊伍到基本設施都須順應時代的發展要求，加強制度的創新及思想的創新，才能促進高校的良好發展。

參考文獻

[1]胡維維.高校教學檔案管理_問題與對策[J].安徽農業大學學報，2017（5）：63-65.

[2]姚國勤.高校教學檔案管理存在的問題及對策[J].辦公自動化，2016（16）：46-48.

作者簡介

尹丹丹，國防大學政治學院，上海，工程師，碩士。