新形勢下公務用車檔案管理工作的必要性

于恒棟

摘 要：公務用車制度改革后，公務用車檔案管理依然是公務用車管理不可或缺的必要因素，科學管理和有效利用公務用車檔案，對全面完善公務用車制度改革具有重要作用。

關鍵詞：新形勢；公務用車；檔案管理

公務用車體制是計劃經濟下的產物，主要是確保黨政機關事業單位工作的正常開展。但是隨著社會的快速發展，公務用車數量的急劇增加，運行經費逐年遞增，隨之而來的是公務用車管理中出現的各種問題，例如公務用車費用高、使用率低、超標配車、公車私用等，為政府財政增加了很多負擔，甚至產生腐敗現象，使得公務用車效益與成本失衡。我國通過不斷探索，于2018年底，全國公務用車制度改革已基本拉下帷幕，各地亦按照中央要求，公務用車車身標識化管理，建立公務用車管理平臺并陸續投入運營，公務用車管理實現編制化、標識化、網絡化。新形勢下，公務用車管理已經取得了一定成效，但仍然需要進一步探索，與公務用車檔案管理相結合，才能鞏固公務用車改革的成果。

1 公務用車檔案管理的重要性

由于公務用車檔案管理的特殊性，公務用車固定資產檔案一直屬于各部門檔案管理的難點。如：公務用車購置入賬時，因尚未懸掛機動車號牌，檔案、財務人員使用車架號或發動機號甚至直接“車輛一宗”登記固定資產；公務用車因調劑使用牽扯過戶更改號牌現象，但未在檔案、固定資產部門報備，待公務用車多次調配后或待報廢時，無法查找、注銷固定資產賬等現象。

通過專人管理公務用車檔案，能夠全面掌握公務用車審批、購置流程是否符合公務用車管理規定，以及每輛公務用車的權屬單位、固定資產、車輛信息、日常使用管理、處置等基本情況，及時更新車輛檔案信息，將各單位配備的公務用車嚴格管理，這樣，公務用車在總量上得到有效控制，既節約了財政資金，又避免了權屬、固定資產不清的現象，完善了公務用車生命周期的檔案管理。

2 有效利用公務用車檔案管理

眾所周知，公務用車維修經費，向來是公務用車腐敗問題的重災區，即便車改后仍無法完全杜絕該現象，需要善用公務用車檔案來管理維修經費。公務用車每筆維修明細均需入檔保存，管理人員應定期對維修明細進行審核，可采取縱向對比、橫向對比相結合的方法。

1）縱向對比是指該車歷年維修明細所列項目中是否存在非易損件重復更換現象。如某地新聞報道：某公務用車，一年更換6個電瓶、40條輪胎，屬于典型的重復換件的違規現象。通過縱向對比可以給駕駛員和維修企業敲響警鐘，避免串通造假、虛報維修費用等行為的發生。

2）橫向對比是指相同車型在不同維修企業更換同配件價格是否存在差價過大現象。如：同品牌同型號電瓶，不同維修企業要價從400元至800元不等，差價近一倍；再如汽車遙控器電池，普通維修廠20元一塊，4S店120元一塊，通過橫向對比可以更好地管理、選擇維修企業，亦能有效抑制維修企業針對公務用車“漫天要價”的現象發生。

3 新形勢下公務用車檔案管理要點

如今，各地已基本完成公車改革，建立公務用車管理平臺，實現網絡化管理。公務用車檔案管理要積極探索新辦法，用科技手段提高檔案數字化程度、建立全文數據庫、多媒體數據庫，利用復制、微縮、掃描等技術，對檔案資料定期進行整理、著錄，將紙質檔案通過掃描等方式轉化成影像資料，豐富電子檔案庫的內容。活用公務用車管理平臺，實現用車單位的自主申報與管理單位統一監管，節約人力物力，提高檔案利用的時效性，實現公務用車檔案管理綜合效益最大化。

4 總結語

公務用車檔案管理不同于普通檔案管理工作，對檔案管理人員政策性、專業性要求較高，加強檔案管理人員的政治素質和業務素質培訓，提高對公務用車檔案管理重要性的認識，定期組織學習檔案法，學習各地公務用車檔案管理的優秀經驗，努力提高公務用車檔案管理人員的知識水平和管理水平，培養“創造型、復合型、協作型”的檔案管理人才。

參考文獻

[1]《山東省黨政機關公務用車管理辦法》（魯辦發〔2018〕49號）

[2]李偉旭.檔案服務公務用車制度改革工作的思考[J].檔案天地，2017，（10）.

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