淺談如何促成國有企業(yè)更高效的會議

張靜

摘 要：會議是企業(yè)內(nèi)部信息溝通、上傳下達、有效管理的手段之一，為企業(yè)的民主決策、科學管理提供了主要方式。高效的會議直接影響到企業(yè)管理成效，但往往國有企業(yè)因受國家政策的庇護，其內(nèi)部會議因開會技巧不佳或過于頻繁，造成會議效率低下。

關(guān)鍵詞：國企；高效；會議

會議是企業(yè)內(nèi)部信息溝通、上傳下達、有效管理的手段之一，為企業(yè)的民主決策、科學管理提供了主要方式。高效的會議直接影響到企業(yè)管理成效，但往往國有企業(yè)因受國家政策的庇護，其內(nèi)部會議因開會技巧不佳或過于頻繁，造成會議效率低下。在中央提出關(guān)于改進工作作風、密切聯(lián)系群眾的“八項規(guī)定”中，其中一項就是要精簡會議活動，切實改進會風，提高會議實效。由此可見，提高會議效率對國有企業(yè)提升內(nèi)部管理具有特殊意義。

1 對造成國有企業(yè)會議效率低下原因的分析

1.1 會議目的不明確，會議成本不控制

由于國有企業(yè)的特殊性，使企業(yè)在一定程度上帶有行政管理色彩，導致會議目的不明確，形式偏離解決問題的初衷。會議成本作為會議管理的重要組成部分，指的是召開會議過程中所花費的全部費用總和，包括直接成本和間接成本。直接成本是召開會議而直接投入的費用與參與會議人員消耗在會議交通費等為召開會議的全部支出；間接成本指的是由于召開會議而喪失讓企業(yè)獲利的機會或者因會議決策失誤而間接導致企業(yè)利益流失。如：為參加會議而耽擱正在開展的工作，因工作的延誤影響到計劃的順利實施，導致企業(yè)利益受損等。會議中的花費僅僅根據(jù)工作需要及企業(yè)實力而定，預算準備不具體，沒有經(jīng)費匯總，缺乏成本核查。

1.2 會前準備不到位，會間組織不得力

具體表現(xiàn)在：一是會議預案不具體，會議文件準備不夠充分；二是主辦方下發(fā)通知后不及時安排跟催、提醒參會者，導致到會不及時。參會者收到通知后不重視，不能準時到會卻事先不請假或者本想準時參會卻臨時因事忘記或遲到；三是投影、話筒等會場所需設(shè)備未提前準備到位，導致會議延遲召開；四是參會人員對會議議題或背景不了解，在會議召開期間花大量時間解釋；五是參會人員在會前沒有進行有效溝通，會上發(fā)言重復、跑題或帶著本位主義、抵觸情緒等參會，為會議正常推進設(shè)置障礙。

1.3 會議時間不合理，會議決策不落實

會議時間是衡量會議效率的重要標準之一，高效會議要解決的主要問題就是“持久戰(zhàn)”，選擇參會人員時間不充足、精力不充沛的時段，也不遵守會議時間限制，根本不能達到開短會、辦好事的目的。會議決策的貫徹落實是會議最終目的，然而很多時候由于會議決策草率缺乏可執(zhí)行力或會后催辦不得力等原因?qū)е聸Q策措施落實不到位并且嚴重滯后。同時，內(nèi)部不重視會后落實情況的反饋，領(lǐng)導不追責，導致會議效率低下的窘?jīng)r。

2 對促成國有企業(yè)高效會議的思考

2.1 明確會議目的，控制會議成本

國有企業(yè)的會議管理一般采用定性管理、經(jīng)驗管理模式，主觀隨意性較大，要切實改進會風，還需從源頭上做到控制會議成本。一是要建立健全的預算審批和審計監(jiān)督制度。制定嚴格的會議消費標準，加強對會議成本的控制和監(jiān)督，對會議超標行為嚴懲不貸。二是會議組織部門要在會前做好預算，會后核算開銷成本。三是要控制會議時間，降低會議成本。四是建議將會議成本納入績效考核。與此同時，要促成一場高效的會議，在開始組織時，無論會議規(guī)模大小、類型如何，會議組織者都要具體表述會議目的，讓每位參會者做到心中有數(shù)，以便提前做好相關(guān)準備。

2.2 規(guī)范會議流程，做好各項準備

整個會議流程安排要做到周密、細致。從明確目標、會前準備、會中組織到會后落實，每個環(huán)節(jié)都要仔細考量，確保會議高效、有針對性，能達到預期效果。特別要注意兩個方面：一是確定參會人員的范圍要準確，數(shù)量要適度。過多則容易導致討論偏離主題，延長會議時間；過少則不能有效征集意見和建議，不便于民主決策。二是會前的各項準備要充分，起碼做到六個“及時”。通知內(nèi)容要詳細具體發(fā)出要及時，會議議程和人員到會情況落實要及時，會場布置要及時，會場設(shè)備調(diào)試要及時，會場劃分區(qū)域告知參會者要及時，會場服務(wù)要及時。

2.3 創(chuàng)新會議形式，打造高效會議

隨著網(wǎng)絡(luò)、通信系統(tǒng)的迅速發(fā)展，會議組織者應考慮充分利用多媒體數(shù)字化平臺，盡量選擇電話會議、多媒體視頻會議，也能達到身處異地卻能參加同場會議的效果。據(jù)相關(guān)資料統(tǒng)計，平均一家職工人數(shù)在1萬人左右的大型國有企業(yè)，工作人員每年參加會議的時間約占全部工作時間的30%以上；每年用于公務(wù)出差的費用高達千萬元，而每次開會或會面中約有80%的時間需花費在路途。以上數(shù)據(jù)說明，會議組織者在考慮會議類型時，視參會人員情況選擇視頻會議能節(jié)約大量會議經(jīng)費和時間。加之參會人員在本地，一切與會議有關(guān)的材料、文件、實物都在身邊，更方便交流，有助于提高會議效率。

2.4 落實會議制度，確保科學決策

高效的會議必須保證形成的會議決策有可執(zhí)行力，對會議精神和決策要第一時間傳達。一是可以通過選擇會議精神宣貫會、會議宣傳報道、內(nèi)部簡報等形式，貫徹傳達會議精神。傳達過程要科學嚴謹、準確無誤，同時要防止片面性，注意保密。二是某些會議在會后需要形成會議紀要，便于相關(guān)單位或部門落實。因此，會議記錄人在會后要根據(jù)會議主持人的要求，遵照會議精神，迅速撰寫會議紀要，呈主持人審閱后，形成會議紀要并分發(fā)至相關(guān)單位或部門。三是對會議議定事項要追蹤落實，重點對會議提出問題是否解決、工作安排是否落實等情況進行檢查，確保決議及時貫徹落實。