信息化在中職檔案管理中的應用探究

摘 要：隨著信息化技術的不斷發展，其在各行各業中都發揮著重要作用。對于中職院校來說，其檔案管理工作非常重要，但是縱觀其目前的管理方法已經不能夠很好地滿足院校發展需求，因此在中職院校中進行檔案管理信息化已經成為發展的一大趨勢。本文在進行研究時就針對中職院校檔案管理工作提出信息化建設的策略。

關鍵詞：中職院校；信息化；檔案管理工作

信息化時代給中職院校檔案管理工作提出了更高要求，其要求將計算機技術等相關的先進技術應用到檔案管理中，從而為規范檔案管理工作奠定良好基礎。但是縱觀中職院校檔案管理工作可以發現，大部分都存在管理不規范、紙質文件不完善、信息不易檢索等問題。以下就針對這些問題提出信息化檔案管理工作建設策略。

一、 增強檔案管理人員信息化意識

為了更好地提升學校檔案管理工作，確保其規范性，檔案管理人員要本著認真負責的態度，并利用多種不同的渠道對自己的工作內容進行宣傳，從整體上提升檔案管理人員在信息化方面的意識。例如，在向領導等人進行資料的傳遞時，能夠主動向領導宣傳與檔案規范管理方面的內容，這樣讓領導在日常的生活中就注重對資料進行存檔和歸檔，這樣就會在全校范圍內宣傳檔案管理的意識，從而促進教師、領導等人能夠移交規范的檔案資料，同時作為檔案管理人員，在日常的工作中也要能積極利用現代化的設備對所有的檔案進行管理，將海量的檔案進行分類歸檔，以便后期進行查詢。

二、 加強信息化檔案管理培訓工作

為了加強中職檔案管理人員的參與意識，培養其在進行管理方面的能力，可以對管理人員進行技術培訓，例如，通過研討、體驗等多種不同的方式讓管理人員感受不同管理方式下的不同，從而在不同的需求下采取不同的管理方式。當然在進行管理工作時也可以采用多種方式組合的方法對檔案進行管理，這樣能夠在很大程度上提升管理人員的能力。除此之外，還需要提升檔案管理人員的視野，讓其能夠認清檔案管理工作的重要性，然后進行情感上的升華，能夠在平凡的工作中進行創新。

三、 建設現代化信息網絡環境

在中職院校中進行信息化建設，首先需要在校園內建設具有高使用性能的校園網絡系統，這樣才能夠為信息化檔案管理建設奠定良好的基礎。同時在進行網絡環境建設的過程中還需要對信息檢索技術進行完善，將所有的研究重點都集中到信息的開發上，這樣為信息的共享奠定基礎。同時還可以根據所使用的服務器的不同進行相對應數據信息的收集，并將所收集的信息完善到電子檔案信息中。利用先進的軟件技術，將所有檔案中的信息進行精確分類，以便后續信息的查詢。

四、 構建信息化檔案管理系統

在進行檔案管理工作信息化建設的過程中，除了要進行外在環境的建設以外，還需要加強對自身管理系統的建設。信息化在檔案管理工作中的應用能夠為全校師生提供更為全面的服務。因此作為檔案管理工作者要以對應的管理制度為基準，結合本學校自身的特色進行檔案管理系統的構建。在校園內有許多的圖片、文字等相關的信息，如果將這些信息不進行分類就保存，這樣在以后信息查詢時就會導致整個查詢結果沒有針對性，雜亂無章。這就要求在進行檔案管理工作時，首先，對所收集的資料進行適當的分類，然后根據分類的不同進行存放。其次，在進行管理系統構建時要制定對應的閱覽和下載的規范。由于部分的檔案資料進行保密，因此在對該部分資料進行管理時要能夠對所瀏覽人員進行權限設置，只有具有對應權限的人員才能夠進行保密信息的瀏覽。同時對于下載的權限也要設置，這樣不僅可以避免重要信息的泄露還能夠緩解網絡的壓力，避免系統由于下載、瀏覽量過大而產生癱瘓現象。

五、 完善電子檔案內容

對于大部分的中職院校來說，其當前所有的檔案都屬于紙質版的檔案，這些檔案無法進行長時間保存，而且在以后的查詢時也很難快速找到所需資料，因此要想對這部分的檔案進行信息化管理，就需要在實際的工作中將這些紙質檔案轉變為電子檔案，并不斷收集與這些檔案相關的內容進行完善，最終形成一個完整版的電子檔案。由于該工作的任務量非常大，因此需要檔案管理部門與信息管理部門之間進行協同合作，建立對應的檔案管理數據庫。并由專門的人員將電子檔案與紙質檔案進行對比，查找電子檔案的不足之處，并進行完善。雖然該項工作任務非常大，但是對于后期的管理來說提供了巨大便利。

六、 健全檔案管理制度

俗話說：無規矩不成方圓。對于檔案管理工作來說，其要想很好地實現信息化管理也需要制定專門的檔案管理制度，這樣才能夠激發員工在工作過程中的積極性和主動性，讓員工能夠重視自身工作的重要性，然后在所有在校員工間進行信息化管理工作規范性的宣傳。同時，制定標準化的檔案管理工作能夠讓員工在自己的崗位上發揮效能，為以后檔案資料的快速查找奠定良好基礎。例如，在進行信息化建設的過程中，要求管理人員能夠對資料所涉及的范圍、資料收集的時間、格式等進行明確，以便后期的查閱。最后還要求檔案管理人員能夠對資料進行安全、共享，以體現資料的價值，但值得注意的是，對于保密性的資料要慎重保存，以保證資料的安全性。

七、 結語

總之，隨著社會的發展，中職院校中的檔案資料也在不斷的增多，這給中職院校檔案管理工作帶來了巨大挑戰，因此，在進行管理工作中，只有進行信息化建設才能夠更好地滿足需求。本文在進行研究時就從增強檔案管理工作者信息化意識、加強信息化檔案管理培訓工作、建設現代化信息網絡環境、構建信息化檔案管理系統、完善電子檔案內容和健全中職示范校的檔案管理制度，只有這樣才能夠促使中職院校在檔案管理工作中規范化和科學化，最終提升其檔案管理效率。

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作者簡介：

王秀妮，山西省呂梁市，山西省呂梁經濟管理學校。