分析文書資料與檔案管理工作的關系

黃衍芳 郭麗

摘要：檔案是直接形成的歷史紀錄。檔案來源于文件。檔案是由文件有條件地轉化而來的，也就是文件是檔案的前身，而檔案則是文件的最終歸宿。一個企業從建立到發展，從發展到興盛，再從興盛走向消失或被另一個企業代替，檔案是它的真實記錄，檔案是它發展的重要依據，檔案是它歷史鑒證。文書工作是檔案工作的前提。

文件是檔案的前身，文書工作狀況如何，不僅直接影響其自身質量和企業日常工作，也會影響以后轉化成檔案的質量。文書工作的質量，對檔案工作有著決定性的影響。文書立卷工作是檔案管理工作的重要環節。檔案《分類大綱》、《歸檔范圍》、《保管期限表》必須嚴格按照國家檔案管理規定的要求來制定并更改的，文書資料根據要求按黨群管理、行政管理、經營管理、技術管理等四大類分類進行逐級整理，企業在生產經營活動中形成大量的文件材料，每一份文件材料既是獨立的，有它特定的使命和作用，而在同一項工作、同一個問題的處理過程中，它們之間又有其內在的密切聯系。檔案的利用是檔案工作的最終目的，也是檢驗文書工作的標準。

關鍵詞：文書;檔案;管理

記得在學校里學過，檔案是直接形成的歷史紀錄。“直接形成”說明了檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明了檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。

檔案來源于文件。檔案是由文件有條件地轉化而來的，也就是文件是檔案的前身，而檔案則是文件的最終歸宿。一個企業從建立到發展，從發展到興盛，再從興盛走向消失或被另一個企業代替，檔案是它的真實記錄，檔案是它發展的重要依據，檔案是它歷史鑒證。我從事檔案管理工作二十年整，和我所管理的檔案資料一起見證了從“濟東新村”到“濟東物業”國有企業內部的交替，再從“濟東物業”到“兗煤物業”市直企業外部的變更過程，結合工作實際來分析探討文書資料與檔案管理工作之間的關系。

一、文書工作是檔案工作的前提之一。

文件是檔案的前身，文書工作狀況如何，不僅直接影響其自身質量和企業日常工作，也會影響以后轉化成檔案的質量。檔案來源于文件材料，文稿的撰寫要符合黨的路線方針政策，內容要切合實際，觀點明確，言簡意賅，文件的下發要考慮齊全，根據每個時期的標準要求嚴格規范格式，為了利于將來的保存，要規范打印質量，文書工作的質量，對檔案工作有著決定性的影響。

（一）按照我們單位的變更，分別下分了《濟東新村公文處理規定》、《濟東物業公文處理規定》、《兗煤物業公文處理規定》，自始至終我單位的發文程序都作了具體規定，各部門要下發及上報的文件嚴格按照擬稿單位撰稿、綜合管理部門進行審核、主要領導進行匯簽、綜合管理部門統一排版并下發的程序，最后由綜合管理部統一留存電子版、紙質版、審批手續等，為以后的歸檔工作奠定良好的基礎。

（二）歸檔工作是機要文書工作人員與檔案工作人員相互結合的過程，我們單位一直是檔案工作和機要文書工作人員隸屬一個部門，這樣有利于檔案保存的及時性與完整性。在完成文件向檔案轉化的標志工作環節就是兩個崗位之間的溝通與銜接。機要文書工作人員將下發及上報的正式文件資料整理完整，按季度分類移交給檔案管理人員，這樣不但會讓自己的工作環境有續整潔，而且確保了歸檔的及時性，更利于文件資料的完整歸檔。遇到各單位部門重大的事件，作為文書工作人員要第一時間告知檔案人員，因為檔案人員工作性質決定了與外界聯系相對閉塞，只有通過文書人員得到消息，檔案管理人員才能及時聯系實施單位及時收集文獻資料，及時完整歸檔，以至不會遺漏需要歸檔的資料。

（三）文書工作人員需要學習檔案管理的相關知識，要對照《歸檔范圍》、《期限表》相關內容對文件資料進行分類存放，以便在移交給檔案管理人員時做到清晰準確。

二、文書立卷工作是檔案管理工作的重要環節之一。

為了將檔案更好的利用，立卷的準確性是最重要的。自從1998年我們單位成以檔案室以來，不管在哪個時期，檔案《分類大綱》、《歸檔范圍》、《保管期限表》都是嚴格按照國家檔案管理規定的要求來制定并更改的。首先檔案工作人員會將一部分隨著記述辦事現行功能結束的文件資料進行淘汰，余下的具有保存價值的文件資料再進行分類歸檔整理。我們單位2014年前是按卷管理，將文書資料根據《分類大綱》、《歸檔范圍》、《保管期限表》按黨群管理、行政管理、經營管理、技術管理等四大類分類進行一級類目整理后，再按要求進行二級類目、三級類目整理組卷，有利于查找。2014年后根據上級要求進行按件組盒整理，按件組盒整理是也是要根據檔案的《分類大綱》、《歸檔范圍》、《保管期限表》等制度來整理，按件整理精減了工作程序，節約了工作時間，更利于查找、利用及檔案的保密工作。

企業在生產經營活動中形成大量的文件材料，每一份文件材料既是獨立的，有它特定的使命和作用，而在同一項工作、同一個問題的處理過程中，它們之間又有其內在的密切聯系。文件之間的這種聯系是在企業活動中歷史的形成的，我們應該依照他們之間的聯系存放在一起，使每一個案卷都成為精練的，便于利用查找的，更好的為企業服務，發揮文書檔案的價值。

三、檔案的利用價值是檢驗文書工作的標準。

檔案的利用是檔案工作的最終目的，也是檢驗文書工作的標準。檔案來源于文書資料，又為文書工作服務，也就是為領導決策服務。反過來說，領導的決策一旦形成了正式文件，既具有現行的指導作用，又具有查考憑證作用，如一些規定、意見等指導性的文件，就具有長時間的指導作用;重大的處理決定、職務任免、機構設置、隸屬關系的改變等，就具有長久的查考和憑證作用。我們單位近二十年的交替變更中，醫院、學校的相繼劃轉，三供一業整體分離移交工作，相關人員的調動，不變的文書資料變成檔案利用時，對單位、人員起了關鍵性的作用。檔案利用的主導作用，體現在對基礎工作的促進和完善方面。而利用效果的大小，取決于文書工作做得如何。假如文件手續不全，少日期少單位等，就會給查找利用帶來困難，就很難發揮它的作用;文件用紙易破損，用墨不注意耐久性等，就會影響檔案的壽命。所以，通過檔案的利用，可以發現文書工作中問題，從而促進文書工作進一步完善和提高。由此可見，檔案提供利用，既依賴于文書工作，又是檢驗文書工作的標準。