電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應用

劉思聞

摘 要：檔案屬于記錄資料信息的主要途徑，做好事業(yè)單位檔案管理工作是保障企業(yè)、組織持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。因為時代與相關(guān)技術(shù)的不斷轉(zhuǎn)變和發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也在不斷地轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位檔案管理工作中信息化技術(shù)的引入導致管理工作發(fā)生了根本性的改變。對此，為了進一步提高事業(yè)單位檔案管理工作水平，本文簡單分析電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應用，希望可以為相關(guān)工作者提供一定指導建議。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù) 事業(yè)單位檔案管理 工作思考

從電子信息技術(shù)為代表的信息化環(huán)境之下，事業(yè)單位檔案管理工作形式也在不斷地轉(zhuǎn)變。目前我國電子政務的建設已經(jīng)成為國家信息化建設的重點，所以事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展也屬于重要工作項目。但是目前來看事業(yè)單位檔案管理的信息化仍然處于發(fā)展階段，問題較多。對此，探討電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應用具備顯著實際意義。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

從理論層面上來看，以往的事業(yè)單位檔案管理工作都是以被動性的服務模式為主，也就是等待對檔案有需求的人上門索取檔案。這導致檔案管理工作本身存在明顯的滯后性，缺少時代發(fā)展緊迫感，過度的安于現(xiàn)狀，工作發(fā)展思維缺乏，整體工作效果不佳。在信息化環(huán)境之下，做好檔案管理工作顯得非常重要，這也是提高檔案管理工作影響力的重要途徑，一流的檔案管理工作，不僅可以有效解決檔案管理之后的問題，同時也可以更好的拓展檔案管理工作在具體部門、企業(yè)發(fā)展中的影響力。但是當前來看，仍然存在許多的管理工作缺陷，例如檔案管理工作理念不足、檔案管理的信息化程度不高以及檔案管理的措施不合理等，這一些現(xiàn)象都直接制約著檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展，尤其是對檔案管理工作的技術(shù)水平、價值意義等方面的影響比較突出。

二、電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應用

1.建立信息化檔案管理理念

伴隨著社會的持續(xù)發(fā)展，信息化環(huán)境之下檔案管理工作發(fā)生了明顯的改變，檔案管理工作的信息化發(fā)展創(chuàng)新已經(jīng)成為一個必然的趨勢。在這一環(huán)境背景之下，檔案管理工作必須從服務社會角度著手，做好信息化的建設。與此同時，必須做好檔案管理理念的創(chuàng)新和優(yōu)化。在具體工作中，需要先從制度體系方面著手，最好對檔案管理工作的規(guī)范化、秩序性落實，同時在問題出現(xiàn)時及時進行應對轉(zhuǎn)變，落實獎勵與懲處機制，并將管理責任落實到個人。在制度體系方面可以突出優(yōu)化節(jié)約、收納等相關(guān)工作，盡可能規(guī)范管理措施。

2.推進檔案的信息化建設

在信息化時代環(huán)境之下，做好信息化的改進顯得非常重要。也正是因為信息化的發(fā)展，會導致檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容不斷增多，管理工作的繁瑣性持續(xù)提高，這也會導致檔案管理工作的壓力不斷提高。對此，在檔案管理工作期間，需要做好基礎性的投入保障，從技術(shù)、設備等方面保障與社會的協(xié)同性發(fā)展，每一年需要做好相應的設備資金保障，確保相關(guān)信息化設備的運行可靠性。同時強化信息化的管理工作強度，針對不同部門的，需要持續(xù)提高檔案的信息化參與水平。突出檔案管理的二次信息加工應用價值，強化服務終端的信息化建設技術(shù)水平，做好信息資源的錄入便捷化建設，從管理軟件以及信息設備等方面持續(xù)創(chuàng)新，強化檔案管理信息化技術(shù)水平。

3.規(guī)范檔案管理標準和安全信息保證系統(tǒng)

做好規(guī)范化的管理體系是提高檔案管理工作實效性的關(guān)鍵，只有在持續(xù)規(guī)范和優(yōu)化制度體系的同時才可以更好地確保檔案管理的技術(shù)水平。在具體的管理流程方面，必須做好歸檔、接納、儲存與交換等多方面制度體系的建設，同時突出落實信息化的管理機制。檔案管理必須從起點與終點兩方面著手，在標準化制定的同時，需要做好相應的宣傳。安全屬于信息化環(huán)境下檔案管理工作的重點，在管理工作中需要從硬件設備、軟件設備雙方面做好對檔案的安全性管理，強化網(wǎng)絡平臺的安全性建設與管理工作，提高檔案信息的安全性，提高檔案實踐性應用價值。

4.細化檔案管理措施，提高管理效益

在工作中需要做好對檔案管理工作的細化處理，確保所有的工作都有據(jù)可查。尤其是對于歸檔工作而言，必須細致且明確，在職能調(diào)整以及業(yè)務持續(xù)發(fā)展等過程中不斷地調(diào)整與優(yōu)化。在制定范圍的同時需要充分考慮歸檔信息的完整性，確保內(nèi)部管理機制與實施期間的可信性。

三、結(jié)語

綜上所述，伴隨著社會的持續(xù)性發(fā)展以及信息化技術(shù)的不斷提高，事業(yè)單位檔案管理工作也需要持續(xù)性的發(fā)展創(chuàng)新。在今后，需要進一步探討事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展方向以及技術(shù)創(chuàng)新需求，做好信息化的建設，并以積極建設信息化檔案模式作為基礎，持續(xù)完善和優(yōu)化檔案的管理技術(shù)水平，促使事業(yè)單位檔案管理工作實效性持續(xù)提高，從而提高事業(yè)單位檔案管理的意義和社會價值。

參考文獻

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