大數據環境下高校檔案電子化管理研究

吳園園 劉玥

摘 要：近年來，各種電子終端設備在人們日常生活中的普及與應用，使數據量呈現出幾何倍數的增長，這也使我國真正迎來了大數據時代。在大數據環境下，檔案管理是高校管理工作中的重要內容，不過就目前來看，高校在檔案管理工作中卻存在諸多問題，這些問題嚴重影響了高校對檔案信息的有效利用。鑒于此，該文對大數據環境下高校檔案電子化管理應遵循的原則進行探討，分析了高校檔案電子化管理現狀，并提出相應的建議，以期能夠提高我國高校的檔案管理水平。

關鍵詞：大數據 高校檔案 電子管理

中圖分類號：G712 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）02（a）-0-02

檔案作為高校在日常管理及人才培養中的重要工具，對檔案進行高效化的管理，已經成為高校在發展過程中的迫切需求。在高校檔案中，檔案內容包括教學、科研、行政、學生管理等許多方面的信息，這些信息也關系到上級部門對人才的選拔與應用，因此高校必須要對檔案管理工作予以高度的重視。隨著大數據時代的到來，越來越多的高校開始應用計算機來進行檔案管理，從而使檔案管理從原有的紙質類管理轉變為電子化、信息化管理，從而為檔案信息的存儲與調閱帶來了巨大便利，使人力與物力的投入得到了有效節約，提高了檔案管理效率，使檔案能夠為高校的人才培養提供更加優質的服務。在大數據環境下，需要采取更多手段和措施，努力提高高校檔案的電子化管理水平，使高校的發展能夠緊隨時代發展潮流。

1 大數據環境下高校檔案電子化管理應遵循的原則

在大數據環境下，高校檔案的電子化管理必須要遵循五大原則，這五大原則分別是合法性、效益性、真實性、可用性以及安全性。在合法性原則下，不論檔案是紙質類，還是電子類，都需要嚴格按照我國出臺的檔案管理法律法規及高校的檔案管理規定來執行，使高校檔案的電子化管理工作能夠合理、合法地開展。在效益性原則下，高校在檔案電子化管理中，需要對管理成本及其效益進行衡量，使檔案管理的人力、物力花費能夠控制在允許范圍內，對檔案管理方法進行相應的優化，確保在降低檔案電子化管理成本的同時，提高檔案的管理效益。在真實性原則下，必須要確保檔案的真實性，如果檔案不夠真實，則也失去了管理的意義。因此，在檔案電子化管理工作中，需要確保檔案信息完整、準確、可靠。在可用性原則下，高校檔案的電子化管理不僅涉及到人事檔案的管理，同樣還包括財務會計信息檔案的管理，自會計電算化在我國進行推廣與應用以來，會計信息也普遍呈現出電子類形式，不過，相比于高校的檔案管理系統、會計系統在技術層面上的差異，使部分財務會計信息無法錄入至檔案管理系統中，即使錄入到系統中，也難以對這些數據進行轉換，從而導致數據發生偏誤，可用性較差。在安全性原則下，高校檔案的安全性不僅關系到高校的未來發展，還關系到高校許多人員的切身利益，因此在高校檔案的電子化管理中，應采取相應的安全措施來防范黑客入侵，避免高校檔案被不法分子所竊取。

2 大數據環境下高校檔案電子化管理現狀分析

2.1 大量紙質類檔案難以實現電子化管理

在大數據環境下，我國各個高校正致力于盡快實現檔案的電子化管理。與此同時，在高校中存儲著大量的紙質類檔案，要想將這些紙質類檔案全部轉化成電子信息，需要高校投入大量的時間、精力和人員，而對于高校來說，其本身只有較少的人員從事檔案管理工作，這也造成高校對檔案信息的電子化錄入無法在短時間內實現。

2.2 高校的檔案電子化管理缺乏相應的大數據技術支持

在大數據環境下，高校在檔案電子化管理工作中，需要運用大數據技術來快速整合現有的檔案信息，使檔案信息能夠分門別類，從而提高檔案信息的利用效率。不過，就目前來看，高校檔案管理人員并沒有熟練掌握和運用大數據技術，這也使其無法通過大數據技術來對檔案信息進行整合，再加上高校在檔案管理人才團隊建設上較為滯后，致使高校在檔案電子化管理中對大數據技術的運用能力不足，從而無法滿足大數據環境下對檔案的電子化管理要求。

2.3 高校的電子檔案管理存在較大的安全隱患

現階段，我國對網絡安全形勢的愈發重視，使越來越多的高校認識到網絡安全的重要性，這也使許多高校開始采取相應的手段及措施來加強網絡安全管理。不過，由于許多高校并沒有建立較為完善的網絡安全保障體系，致使高校在電子管理工作中無法得到可靠的安全保證，再加上檔案管理人員在電子化管理中的疏忽、操作失誤等行為，使高校的電子檔案管理面臨著很大的安全隱患，這不僅會對高校的管理工作造成影響，甚至還會損害到相關人員的切身利益。

3 大數據環境下高校檔案電子化管理的相關建議

3.1 加強高校檔案電子化管理的專業團隊建設

在大數據環境下，高校要想盡快實現檔案電子化管理目標，就必須要加強專業團隊建設，選拔一些具有較強實踐能力、責任感較強、專業知識豐富的學生，使其能夠在畢業后從事高校的檔案電子化管理工作。此外，還可在校外招聘一些有著較強專業能力的人員進行任職。高校還要對現有的檔案管理人員進行強化培訓教育，提高檔案管理人員的綜合素質與專業水平，增強檔案管理人員的責任感，使其能夠為高校的檔案電子化管理工作做出更大的貢獻。

3.2 加快高校檔案電子化管理體系建設

為了適應大數據時代的發展形勢，高校必須要加快檔案電子化管理體系建設，積極運用大數據理念，在大數據技術的支持下提高檔案電子化管理水平，對于現有的紙質類檔案，加速其向著電子類檔案的轉化。在高校檔案電子化管理中，應不斷完善現有的檔案信息管理系統，解決檔案信息管理系統在運行過程中遇到的各種技術問題，同時采取數據加密技術、智能防火墻技術等多種大數據技術，加強檔案信息管理系統的安全性，防止高校檔案信息發生泄漏、丟失。此外，還要建立完善的檔案電子化管理制度，規范電子檔案的管理流程，使電子化管理模式能夠取代原有的紙質類檔案管理模式，從而更好地滿足大數據時代對檔案信息的管理要求。

3.3 優化高校檔案電子化管理方法

高校在進行檔案電子化管理時，需要規范電子檔案的具體格式，根據電子檔案中的信息所具有的識別特征，實現對電子檔案的規范化、標準化管理。在檔案電子化管理中，應采取超鏈接方法，使檔案內容和目錄能夠關聯起來，從而幫助用戶通過目錄來快速查閱自己所需的檔案內容。在檔案電子化管理工作中，應不斷優化現有的管理方法，提高電子檔案管理的高效性，對電子檔案進行快速的分門別類，并高度整合檔案中的信息內容，以此最大限度地提升檔案信息的利用效率。

4 結語

總而言之，在大數據環境下，各種新技術、新理念的出現，使其給我國高校的檔案電子化管理工作帶來了巨大的影響，徹底改變了高校中原有的紙質類檔案管理模式，實現了對檔案資料信息的電子化、信息化管理，使高校的檔案管理水平得到了顯著提高。因此，高校必須要緊緊把握此次發展機遇，積極運用大數據理念及技術，大力引入電子檔案管理專業人才，不斷優化和改進檔案管理方法，加快檔案電子化管理體系建設，增強電子檔案信息共享性。

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