行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)條碼化管理分析

宋桂芹

摘 要：本文結(jié)合筆者所在單位機關(guān)服務(wù)中心的實際情況，探討行政事業(yè)單位在對固定資產(chǎn)進行條碼化管理過程中，面臨的一些現(xiàn)實困難，需要采取的必要對策，充分發(fā)揮條碼化管理在行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中的作用。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;機關(guān)服務(wù)中心;固定資產(chǎn);條碼化管理

行政事業(yè)單位對固定資產(chǎn)進行條碼化管理，能夠充分滿足新時期對固定資產(chǎn)管理的各方面要求，并可對固定資產(chǎn)整體使用狀態(tài)和生命周期實現(xiàn)全程跟蹤。資產(chǎn)貼上條形碼后，能夠通過標識，更加準確、便捷、高效的管理與清查，顯著提升行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理水平。

一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)條碼化管理方式

行政事業(yè)單位對固定資產(chǎn)實現(xiàn)條碼化管理，主要是將單位資產(chǎn)管理對應(yīng)的信息系統(tǒng)和條碼設(shè)備建立聯(lián)系，或者將固定資產(chǎn)管理配套的軟件與條碼設(shè)備相連。

一般的條碼管理是按如下步驟實施的：①每月將當月新增固定資產(chǎn)及時錄入會計軟件形成固定資產(chǎn)卡片。盡可能錄入資產(chǎn)各方面信息：固定資產(chǎn)的購買日期，折舊年限、折舊方法、凈殘值、使用部門、使用人等。部分不確定信息，待確定后再完善。②使用條碼設(shè)備打印條形碼，條碼設(shè)備包括條碼打印機和數(shù)據(jù)掃描器兩個重要組成部分，服務(wù)中心利用條碼打印機，把會計軟件中相應(yīng)卡片進行打印，獲得資產(chǎn)條碼，每個條碼對應(yīng)一個固定資產(chǎn)。③在相關(guān)固定資產(chǎn)實物表面都貼上對應(yīng)的條碼。由于軟件中資產(chǎn)相關(guān)的卡片，其內(nèi)部數(shù)據(jù)也會向條碼設(shè)備數(shù)據(jù)掃描器當中導(dǎo)入，進而可直接利用數(shù)據(jù)掃描器掃描固定資產(chǎn)上的條形碼。

在逐一掃描條形碼過程中，就對固定資產(chǎn)便捷、高效地盤點并進行標記了。通過條碼掃描盤點固定資產(chǎn)之后，數(shù)據(jù)掃描器可以直接把所盤點的數(shù)據(jù)結(jié)果傳輸給會計軟件系統(tǒng)。在固定資產(chǎn)實物狀態(tài)發(fā)生變化的情況下，系統(tǒng)中會自動反映出盤盈或者盤虧;若對應(yīng)資產(chǎn)超過了規(guī)定使用年限，則在系統(tǒng)中也會顯示出報廢狀態(tài)，經(jīng)過系統(tǒng)化分析與確認之后，實現(xiàn)報損或者報廢處理，保證固定資產(chǎn)賬實相符，提升固定資產(chǎn)實時管理水平。

二、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)條碼化管理系統(tǒng)功能

行政事業(yè)單位對固定資產(chǎn)實現(xiàn)條碼化管理之后，可以通過信息化管理系統(tǒng)，對固定資產(chǎn)進行日常操作管理，快捷、準確地對固定資產(chǎn)進行修改、新增、歸還、刪除、退出、借用、殘值率與折舊率計算等日常管理工作。條碼化管理系統(tǒng)具備條形碼打印功能，根據(jù)實際需求，自動生成固定資產(chǎn)條形碼并打印出來，將其粘貼在固定資產(chǎn)表面，從而將單位全部固定資產(chǎn)統(tǒng)一納入管理范圍。

根據(jù)條形碼閱讀器當中顯示的數(shù)據(jù)，對比數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)資產(chǎn)核對。根據(jù)資產(chǎn)數(shù)據(jù)正常與異常情況，做出相應(yīng)處理，獲取真實的固定資產(chǎn)使用情況。條碼化管理系統(tǒng)還可根據(jù)實際需求，按照部門或者單位，自動生成固定資產(chǎn)盤點匯總表、盤虧明細表、盤盈明細表、盤點匯總附表以及盤虧明細附表等。

行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)條碼管理系統(tǒng)還具備資產(chǎn)折舊計算功能，進行固定資產(chǎn)月折舊管理、備份折舊信息、折舊報表的自動打印、折舊調(diào)整、恢復(fù)折舊工作以及手工錄入折舊等操作。按照時間、單位以及部門等條件，對固定資產(chǎn)類別進行線上查詢，并分類統(tǒng)計固定資產(chǎn)折舊年報（月報）、月減少固定資產(chǎn)報告、月增加固定資產(chǎn)報告等，同時還能進行報告打印。

系統(tǒng)還能在線查詢一批或者單條固定資產(chǎn)情況，一般可按照歷史資產(chǎn)、資產(chǎn)卡片、轉(zhuǎn)移資產(chǎn)、推出資產(chǎn)、部門或者單位、起始和結(jié)束時間、名稱規(guī)格、有效資產(chǎn)信息以及保管情況等條件實現(xiàn)查詢操作。系統(tǒng)還有多種安全管理措施，通過賬號與口令進行口令管理，并對不同等級用戶進行用戶劃分，以控制系統(tǒng)管理權(quán)限，結(jié)合權(quán)限差異確定差異化操作內(nèi)容，同時還能加密重要數(shù)據(jù)，保證行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)更加高效、準確的管理。

三、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)條碼化管理面臨的問題

第一，在實行條形碼管理前，需要對本單位所有固定資產(chǎn)進行盤點。在盤點過程中，發(fā)現(xiàn)單位內(nèi)部固定資產(chǎn)實物量非常大，并且有很多價值較高的資產(chǎn)，尤其是單位的專用設(shè)備。在以往會計制度及資產(chǎn)管理中，單位科室間互相使用資產(chǎn)情況較多，如車輛等，這就導(dǎo)致不同的資產(chǎn)分布在單位各處，存放地點比較分散，進行查找以及盤點的時候，尤其是價值較小且數(shù)量較多的資產(chǎn)很難快速整理與統(tǒng)計。

第二，行政事業(yè)單位現(xiàn)有的固定資產(chǎn)臺賬管理也存在一些不足，臺賬內(nèi)容非常繁雜，并且臺賬記錄的層次不夠合理。筆者負責登記單位資產(chǎn)賬，但只是根據(jù)相應(yīng)的資產(chǎn)原始憑據(jù)進行登記，關(guān)于資產(chǎn)的其他重要信息無法掌握，且沒有配備專人進行資產(chǎn)的后續(xù)管理。其他一些單位科室安排了專門的固定資產(chǎn)管理人員，在人事調(diào)整的時候，沒能完全交接相關(guān)管理工作，導(dǎo)致臺賬記錄缺乏順暢的銜接，很多臺賬問題不能有效理順。

第三，單位固定資產(chǎn)在引入條形碼管理初期，耗費了大量人力、物力。管理部門需要對所有固定資產(chǎn)進行一一盤點、核對以及打碼。筆者單位是會計人員和各科室的人員共同完成的。管理人員要投入很多時間和精力完成這些整理工作，同時還需要其他各個科室相關(guān)工作人員對整理工作予以積極的配合。

第四，行政事業(yè)單位對固定資產(chǎn)實現(xiàn)條碼化管理，代表著所有資產(chǎn)都要設(shè)置具體的責任人，這在一定程度上直接限制了固定資產(chǎn)實際使用人，而固定資產(chǎn)對應(yīng)管理人員實際管理工作難度也更大。

第五，部分行政事業(yè)單位對于固定資產(chǎn)的管理，還缺乏深刻認識，很多領(lǐng)導(dǎo)不夠關(guān)注固定資產(chǎn)管理改革，導(dǎo)致固定資產(chǎn)在條碼化管理過程中可能會存在一定阻礙。

雖然行政事業(yè)單位在改進固定資產(chǎn)管理方式時，條碼化管理并不是唯一途徑，并且存在諸多問題與困難，但是這一方法能有效提升工作效率，切實解決固定資產(chǎn)管理過程中一些基礎(chǔ)性問題，使行政事業(yè)單位更加合理與規(guī)范地管理固定資產(chǎn)，維護國有資產(chǎn)安全、完整。因此，需要行政事業(yè)單位在實際管理中，積極采取必要措施，以期充分發(fā)揮固定資產(chǎn)條碼化管理的優(yōu)勢，提升資產(chǎn)管理水平。

四、行政事業(yè)單位加強固定資產(chǎn)條碼化管理的對策

1.轉(zhuǎn)變固定資產(chǎn)管理觀念

行政事業(yè)單位要強化固定資產(chǎn)條碼化管理，首先需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理觀念，正視以往固定資產(chǎn)管理中的不足，認識到條碼化管理在固定資產(chǎn)管理中的重要作用，積極引進管理技術(shù)，并加大力度支持管理方式的改革，推進固定資產(chǎn)實現(xiàn)條碼化管理。為了充分發(fā)揮條碼化管理在行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中的重要價值，例如單位可以結(jié)合實際情況，在固定資產(chǎn)管理部門的績效考核當中，納入條碼化管理指標，促使各管理人員積極落實條碼化管理相關(guān)制度，逐步提升固定資產(chǎn)管理水平。

2.加強固定資產(chǎn)的核對與清查

行政事業(yè)單位在固定資產(chǎn)實物表面貼條形碼之前，需要對單位固定資產(chǎn)實際情況進行一次徹底的清查，保證固定資產(chǎn)實物賬、卡片賬以及財務(wù)賬三者保持一致，將資產(chǎn)賬務(wù)管理充分理順，在此基礎(chǔ)上開展條碼化管理，確保固定資產(chǎn)條碼化管理有一個準確、真實的基礎(chǔ)。在固定資產(chǎn)核查過程中，一旦發(fā)現(xiàn)財務(wù)賬和卡片賬存在不一致情況，需要結(jié)合對應(yīng)條目，查清出現(xiàn)不一致的原因，若是卡片賬方面存在問題，則及時補錄卡片或者直接糾正;如果是財務(wù)賬方面存在問題，需要及時調(diào)整賬務(wù)。在對財務(wù)賬和實物進行清查的時候，若是實物少于財務(wù)，則屬于盤虧;若是實物超過賬面金額，則屬于盤盈。同時，固定資產(chǎn)的使用人、型號以及使用部門等信息，也要進行系統(tǒng)化梳理，確保固定資產(chǎn)卡片當中有完整的信息數(shù)據(jù)，為后期條碼制作提供重要基礎(chǔ)。賬務(wù)、卡片和實物核對一致之后，還要對當前固定資產(chǎn)現(xiàn)狀進行審理，如果固定資產(chǎn)達到了報廢期限，則要在對實物查明之后，根據(jù)相關(guān)規(guī)范和要求，進行報廢處理，確保固定資產(chǎn)信息的準確性。

3.明確條碼管理責任人及操作要求

行政事業(yè)單位在對固定資產(chǎn)實現(xiàn)條碼化管理過程中，需要在固定資產(chǎn)對應(yīng)條形碼當中，明確標出相關(guān)責任人，對于公共固定資產(chǎn)，比如辦公室共用的空調(diào)等，要指定相應(yīng)負責人，為后期管理提供便利。通過信息化管理系統(tǒng)，打印出固定資產(chǎn)條形碼，并在有關(guān)固定實物表面貼上條形碼，整個操作過程各個處室要積極配合資產(chǎn)管理人員，在相互協(xié)調(diào)合作基礎(chǔ)上，保證所有固定資產(chǎn)都實現(xiàn)條碼化管理。對固定資產(chǎn)實物進行條碼貼制的時候，可以按照時間順序由近至遠的進行貼制，先對近半年的固定資產(chǎn)實現(xiàn)條碼化管理，以此逐步推移，以保障固定資產(chǎn)管理中的條碼信息準確性更高。在對固定資產(chǎn)實現(xiàn)條碼化管理之后，還需要定期掃描盤點所有固定資產(chǎn)條碼，以保證賬實相符，一般情況下按照半年一次或者一年一次的頻率開展。

4.配備專門的固定資產(chǎn)條碼化管理人員

通過條碼管理技術(shù)進行固定資產(chǎn)管理時，需要配備專業(yè)素養(yǎng)較高的人員專門負責條碼化管理工作。管理人員還要具備充足的責任心，在管理期間嚴格按照固定資產(chǎn)管理規(guī)范與制度，進行標準化管理，對各中間環(huán)節(jié)加強動態(tài)跟蹤管理。如果行政事業(yè)單位自身規(guī)模比較小，或者固定資產(chǎn)量不大，可以根據(jù)單位實際情況，由主管部門對固定資產(chǎn)條碼實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，保障管理效率和效果。

固定資產(chǎn)管理是行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理的重要環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的管理方式難以滿足新時期行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理需求，為了有效提升固定資產(chǎn)管理質(zhì)量，需要積極引進現(xiàn)代化管理技術(shù)，對固定資產(chǎn)實現(xiàn)系統(tǒng)化、高效化、準確化管理。將條碼管理技術(shù)引入行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理中，能夠顯著提升管理質(zhì)量，因此，單位需要積極采取必要措施，系統(tǒng)化開展固定資產(chǎn)條碼化管理，以細化管控行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)。

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