基于提高檔案管理科學化水平的措施研究

向麗瓊

摘 要：本文分析了科學技術對檔案管理工作的促進作用，包括提升管理工作效率、順應科技社會的發展。而動態化在檔案管理工作中更是一個新的發展支點，可以使信息資源形象化、傳遞全面簡潔、利用率被提升以及管理全過程更加流暢等。所以我們要利用科學技術來實現檔案管理的動態化。這就需要我們具備現代意識、形成合適的管理制度、借助有效的措施和決策、利用科學的程序和方法等。如此，則可以為實現檔案管理的動態化發展打下堅實的基礎。

關鍵詞：檔案；科學化管理；實現路徑

檔案是歷史的真實記錄，收集著大量的信息。文書管理是整個文書管理工作的重要組成部分。檔案管理的質量不僅直接影響到檔案單位整體檔案管理的質量，而且關系到整個單位的檔案管理水平。檔案資料是今后工作的堅實基礎，是領導決策的重要基礎。

1 科學技術對檔案管理工作的促進作用

首先在檢索過程中利用計算機技術能夠提升檔案的查找速度，提高查找的準確率，節約了工作者的速度，提高了服務的質量。其次在存儲過程中產生了極大的便利。因為電子檔的存儲和保管的體積大大縮小，以壓縮版格式提供的檔案材料既節約了空間，也保證了檔案原件的可利用性，延長了檔案的使用壽命。再次有了科學技術的加入，檔案管理工作中信息數據的傳遞更加方便。而且能大大節約信息傳遞的時間和周期，減少檔案傳遞過程可能的損耗。這對提升檔案管理工作的效率是有極大好處的。最后，在建立了計算機檢索端口以后，檔案資料能快速復制和復印，這為檔案管理的管理和再利用帶來很大的好處。

2 目前檔案管理工作中存在的問題

1）檔案歸檔不夠齊全。由于近年來科技不斷進步，辦公室自動化程度也不斷提高。計算機、復印機和掃描儀等大量技術產品的普及，大大提高了文書收集和處理的效率。同時，現代辦公設備所形成的檔案材料與傳統檔案方式所形成的檔案材料之間也存在著沖突。目前單位檔案管理存在兩種傾向：一是部分單位的檔案只存在于電腦和光盤中，無法以印刷文字材料保存，因此難以實現長期保存。二是部分單位只儲存文字資料，不儲存光盤，不利于保管重要檔案。

2）文書工作和檔案管理工作相互脫節。文書工作是文書管理工作實施的基礎，而文書管理工作是文書工作的延伸，兩者之間有著密不可分的關系。然而，在實際工作中，文書工作和檔案工作往往是分開和管理的。從某種意義上說，這增加了文書工作和檔案管理之間的距離。由于文秘人員的檔案意識普遍薄弱，檔案工作者很少涉及文書工作，兩者在趨同過程中往往存在脫節。目前，部分單位公文的格式和處理方法仍有不少不規范之處。例如，文書的紙張格式不一致，文書的使用不合理，程序不規范，編號不準確。有些單位有更多的部門由文書組成。各部門的文書人員無法正確理解存檔的重要性。不愿將組織良好的檔案置于檔案部門的統一管理之下，也導致了一些檔案的缺乏。

3）檔案管理人員的整體素質不高。人是檔案管理的主觀因素。檔案的質量取決于檔案工作人員的質量。該股的一些檔案管理人員沒有接受過專業檔案方面的培訓。他們對檔案的分類和歸檔沒有足夠的了解，也沒有任何重要的資料。雖然檔案管理部門的一部分人員有資格擔任這一職位，但很少參加相關的檔案繼續教育和培訓，也無法及時更新自己的知識結構和檔案管理水平，特別是隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展。利用計算機實現文書管理是一個必然的趨勢，但一直未能正確掌握計算機技術。有些檔案人員缺乏檔案意識或檔案管理知識，導致文書的歸檔不符合規定和方法。檔案保管期限的劃分甚至出現混亂，或者檔案的收集工作尚未完成。

3 動態化發展對檔案管理工作的影響

1）信息資源更加形象化。音頻、視頻、動態圖等電子資源的出現讓信息資源更加形象化。很多信息內容從文字描述變成了圖文結合的形式，讓檔案管理的信息資源形成動態和靜態的兩種形式。動靜資源之間的互補可以讓信息資源更加形象化。

2）信息資源傳遞更加全面簡潔。在檔案管理工作中，信息資源內容繁雜。如果是直接的紙質檔案信息很可能在修改和整理的過程中出現“污”檔案的現象，造成不美觀或者難以辨識的困難。

3）信息資源的利用率被提升。檔案中信息資源的動態化可以讓資源的傳播面更加廣泛。而且借助了科學技術手段，檔案資源的傳播廣度和深度都有了很大的變化。那么，檔案資源的利用基礎也會發生不同的變化，資源的利用率會被大幅度的提升。

4）現檔案管理的流暢。檔案管理工作本身是非常繁瑣的。如果要查閱相關內容則需要從海量信息中進行篩選。然而在實現了檔案管理的動態化以后，整個檔案管理工作將會變的輕便而簡潔。整個檔案管理工作的流程會更加有序。甚至有的時候只要輕輕一點就能完成信息資源的收集、篩選、傳播等各個具體的內容。

4 利用科學技術實現檔案管理動態化的策略

1）管理工作者具備現代意識。科學技術的發展的確對檔案管理工作影響深刻。在現代社會，要想有發展的前景就需要有良好的發展意識。隨著企業、事業單位辦公自動化的發展，大量的錄音、錄像、視頻等新型電子文書被收納到檔案管理內容之中。然而，檔案管理的動態化并不是簡單地為傳統的管理穿上網絡的外衣。而是要從思想根源上來形成檔案管理動態化發展的認識。這種認識可以在平時的工作中獲取，也可能是通過企業或者單位的培訓教育，通過改為工作的培訓來取得檔案管理動態化認識的進一步發展。

2）設置合適的管理體制。信息自動化的發展實現了人機的結合。在檔案管理中，業務人員利用科學技術來開展檔案管理工作，這需要在動態化管理中形成高度集中的原則，還要將高度集中原則與使用方便原則結合起來。在檔案發展的過程中要注重業務技術的規范、標準。在整個管理部門內實現資源管理的集中處理，不允許自建系統而造成資源的浪費。而且很多的體制內容是可以寫進管理制度和章程中的，將其變成一種制度而鞏固下來。

3）占有先進的技術和設備。先進的技術和設備是實現檔案管理動態化的條件基礎。企業或單位要準備先進的硬件和軟件設備。電子文書歸檔和利用的起點要高，要有發展的空間。在保管、翻拍、復制等活動中要盡可能使用新的技術手段。這就需要單位或者企業從基礎設施和人才兩個角度來進行發展規劃。購買設備和技術的時候要考慮到實際情況，搞好基礎設施的利用。做好了這些基礎性的工作才能夠有檔案管理動態化的首要條件。要結合當前檔案管理工作的需要來進行人才技術的培養，加強檔案管理人才隊伍的建設。

4）科學工作程序及引導活動。在檔案管理工作中要進行動態化的管理，需要有對社會發展的預見性思考，要以長遠的發展眼光來看待現有的問題，并且對未來社會有預見性的認識和逆向性的運動思考。從檔案的未來發展趨向中找到檔案工作的未來發展傾向，并據此來進行檔案管理工作的規劃。

5 結束語

總之，在科學技術的影響下，檔案管理工作動態化發展已經有了很大的可能。而且有了技術和設備的支持會讓我們的檔案管理工作發展得更快。無論是對企業、單位、還是個人來講，檔案管理的動態化發展具有重要的作用。我們要堅持檔案管理工作的改革創新，以創新求發展，以發展求生存。為我國社會信息資源的現代化發展作出貢獻。

參考文獻

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