高校檔案信息化管理的趨勢、困境與對策分析

趙夢霖 籍輝

摘 要：高校檔案管理是高校的一項重要工作，由于我國高校改革在不斷深入，所以高校檔案管理工作的質(zhì)量有了很大的提升，在全球信息化發(fā)展的大背景下，高校檔案管理也實現(xiàn)了信息化管理，用先進的信息技術工具和高科技來處理高校的檔案資源。本文就高校檔案信息化管理的趨勢進行分析，發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理的困境，并提出了有效的解決對策，旨在為人們提供一定的參考。

關鍵詞：高校；檔案；信息化管理

近年來，我國的科學技術在不斷發(fā)展，信息技術被人們應用在各個領域中，高校在檔案管理中，也充分利用信息技術來進行檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的信息化。但是從目前的情況來看，高校檔案信息化管理還面臨著一些困境，要想有效應對這些困境，就要求高校要加強對檔案信息化管理趨勢的研究，把握趨勢才能更好解決信息化管理存在的問題。

1 高校檔案信息化管理的趨勢

1.1 管理系統(tǒng)建設集成化

現(xiàn)階段，人們對檔案管理的要求越來越高，這就要求檔案管理系統(tǒng)要具有更強的適應性。高校檔案管理的工作范圍非常廣泛，涉及的內(nèi)容較多，教師檔案、學生檔案以及學校的財務檔案都是檔案管理的內(nèi)容，要想在規(guī)定的時間內(nèi)高效完成相關的工作，就要求不同的部門管理系統(tǒng)要實現(xiàn)集成化。因此，高校檔案信息化管理的管理系統(tǒng)未來會朝著建設集成化的方向發(fā)展。

1.2 管理模式協(xié)同化

高校檔案信息化管理是一項比較復雜的工作，涉及到很多學科內(nèi)容，包括管理、網(wǎng)絡和計算機等，所以其管理模式未來會朝著協(xié)同化的方向發(fā)展[1]。由于高校檔案信息化管理涉及到許多學科，所以要完成這項工作也要多種專業(yè)能力和多種知識背景的人才。另外，現(xiàn)階段人們對高校檔案管理工作更為重視，使得檔案管理的工作內(nèi)容和工作模式都更加復雜。在這樣的背景下，就要求采用項目化管理的思維來建立動態(tài)管理聯(lián)盟，以此來實現(xiàn)項目化管理和協(xié)同化管理。因此，未來高校檔案信息化管理的管理模式會朝著協(xié)同化的方向發(fā)展。

2 高校檔案信息化管理的困境

2.1 信息化建設不平衡

高校檔案信息化管理需要多個部門的高效合作，但是從實際的情況來看，各個部門之間的協(xié)調(diào)性不強，檔案管理信息化建設不平衡。學校內(nèi)部和學校外部的信息化建設均不平衡。由于高校檔案信息化管理涉及到的內(nèi)容較多，范圍較大，而不同類型的檔案涉及的部門又不同，并且要采用不同的管理方式，而檔案管理并沒有規(guī)范的標準，所以在實際管理環(huán)節(jié)中就出現(xiàn)了不同檔案信息資源整合困難的情況。

2.2 缺乏合理的信息化管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

從目前的情況來看，高校的檔案信息化管理還缺乏科學的信息化管理系統(tǒng)功能規(guī)劃。一直以來，高校檔案管理都注重檔案保管而對檔案的利用不夠重視，所以在建設管理信息系統(tǒng)功能時也更加注重檔案保管的功能，管理系統(tǒng)的功能建設以檔案的收集和檔案的保存為主，并沒有實現(xiàn)對高校檔案信息資源的深度挖掘和有效利用，缺乏對檔案開發(fā)利用的功能。此外，信息化管理系統(tǒng)的功能比較單一，基礎的檔案查詢和檔案檢索功能最為常見，其他的功能開發(fā)較少，對檔案管理工作的多元化發(fā)展非常不利。一些高校對檔案信息化管理系統(tǒng)的功能建設追求全面，但是卻忽視了系統(tǒng)功能的現(xiàn)實性，導致一些功能并沒有發(fā)揮應有的作用。

2.3 高校檔案信息化管理制度落后

在高校檔案的信息化管理中，管理制度具有重要的作用，很多檔案管理工作都要依靠管理制度來開展，才能做好檔案的信息化管理[2]。但是從實際的情況來看，目前一些高校的檔案信息化管理制度建設比較落后，并沒有根據(jù)時代的發(fā)展來創(chuàng)新，還使用以往的管理制度。而高校檔案的信息化管理中，檔案管理的要求、規(guī)劃和標準都發(fā)生了很大的變化，以往的工作制度已經(jīng)不能滿足要求，阻礙了檔案信息化管理的實現(xiàn)。

3 高校檔案信息化管理的對策

3.1 促進高校檔案信息化建設協(xié)調(diào)發(fā)展

要促進高校檔案信息化建設的協(xié)調(diào)發(fā)展，就要求管理部門加強不同部門信息化建設的和諧發(fā)展。對于檔案資源的收集和整理都要采用統(tǒng)一的管理主體格式和形式，開發(fā)相關的管理軟件時，也要注重不同部門的軟件功能同步。購買相關的信息化管理硬件時，也要實現(xiàn)不同部門的同步，才能實現(xiàn)不同部門之間的協(xié)同化管理。此外，還要加強高校檔案管理部門和社會機構、政府部門等的溝通合作，實現(xiàn)不同機構之間的檔案資源共享，以此來加強對檔案信息的開發(fā)利用。

3.2 優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)的功能建設

強化高校檔案信息化管理就要優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)的功能建設。在實際的功能建設中，要從實際出發(fā)，了解高校檔案信息化管理的實際需求，從實際需求出發(fā)來做好管理系統(tǒng)的開發(fā)[3]。建設管理系統(tǒng)時要掌握高校檔案管理工作的整體規(guī)劃，并在此基礎上來做好功能框架設計，設計可以實現(xiàn)高校檔案信息化管理基礎功能的系統(tǒng)框架，然后再結(jié)合一些不同階段的實際需求來做好階段性的功能建設。在系統(tǒng)功能建設中，不僅要把握系統(tǒng)功能的全面性，同時還要注重其現(xiàn)實性，做好檔案利用和檔案服務方面的功能建設，強化高校對檔案資源的利用。

3.3 建設先進的高校檔案信息化管理制度

高校要做好檔案的信息化管理工作，就要平衡好檔案業(yè)務多元化和信息化環(huán)境，結(jié)合實際的工作需求和工作要求來制定多層次的檔案信息化管理制度，從多個方面和多個層面來建設檔案管理制度。此外，還應該更新管理制度的內(nèi)容，由于高校的信息化管理環(huán)境在不斷改變，因此管理制度的內(nèi)容也要不斷更新，要與時俱進，可以在充分了解行業(yè)信息化的管理規(guī)定和相關政策的基礎上來出臺合適的政策。

4 結(jié)語

高校檔案管理信息化管理未來將會朝著管理系統(tǒng)建設集成化、管理模式協(xié)同化的方向發(fā)展，檔案信息化管理工作要想適應未來的發(fā)展，有效解決當前存在的各種問題，就要促進高校檔案信息化建設協(xié)調(diào)發(fā)展，優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)的功能建設，建設先進的高校檔案信息化管理制度。

參考文獻

[1]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現(xiàn)實困境與對策——基于大數(shù)據(jù)思維下高校人事檔案信息化建設的探討[J].學術論壇，2016，（4）.

[2]李衛(wèi)忠.高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策研究[J].內(nèi)蒙古財經(jīng)大學學報，2018，（1）.

[3]王雪芹.信息化時代高校檔案管理存在的危機及對策分析[J].宿州學院學報，2017，（4）.