事業單位人事檔案管理信息化建設的策略分析

焦娜

摘 要：在當前社會經濟發展過程中，事業單位作為重要的社會服務組織，在社會經濟結構中占據重要的位置。在事業單位發展過程中，人事檔案發揮著重要的作用。事業單位人事檔案是對職工個人成長和發展的重要記錄，在單位職工職稱評定和社會保障等方面重要的依據。為了提高事業單位人事檔案管理水平，需要加快推動事業單位人事檔案管理信息化建設，進一步提高事業單位人事檔案管理工作的效率和質量。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；信息化建設；策略

人事檔案在推動事業單位各項工作有序開展過程中發揮著重要的作用。隨著當前事業單位改革的不斷深入，事業單位對于人事檔案管理工作提出了更高的要求，為了能夠有效提高人事檔案管理工作的效率和質量，事業單位需要加強人事檔案管理信息化建設，在實際工作中要與自身的實際情況相結合，積極促進人事檔案管理工作與信息技術的有效結合，全面提高人事檔案管理信息化的水平，更好的發揮出事業單位人事檔案的重要價值。

1 人事檔案管理信息化建設的意義

在當前信息時代，信息技術在各行各業中廣泛應用，事業單位人事檔案管理工作引入信息技術，并將構建人事檔案管理系統作為當前人事檔案管理工作的重要內容。在事業單位人事檔案管理信息化建設工作中，其對于事業單位人事檔案管理工作具有極為重要的意義。

1.1 簡化歸檔流程，提高檔案管理工作效率

通過利用信息技術來對人事檔案進行分類和歸檔，具體可以基于不同類型將人事檔案劃分為不同信息模塊，并以時間線進行排序。這樣進一步簡化了人事檔案歸檔流程，也為后續人事檔案調檔借閱奠定了良好的基礎。而且通過人事檔案信息化建設，還可以有效的保證檔案信息的完整性，進一步節約整理、錄入和歸檔的時間，通過對人事檔案進行分類和高速檢索，有效的提高了檔案利用效率，為人事檔案管理工作效率的提升起到了積極的促進作用。

1.2 降低人事檔案管理成本

對于事業單位而言，其對人員信息調查了解具有嚴格的要求，而且覆蓋面十分廣泛，這也導致事業單位紙質檔案信息數量較多，需要占據較大的存儲空間，而且在做好保證檔案信息安全的各項管理舉措，投入的管理成本較高。但通過實現人事檔案管理信息化后，檔案信息采用數字化存儲，所占空間較少，日常工作中做好檔案信息的備份和維護好計算機安全即可，有效的實現了人事檔案管理成本的降低。

1.3 實現人事檔案的多樣化管理

事業單位的傳統紙質檔案多以文字記錄和照片記錄等形式存在，檔案資源信息保存方式較為單一，許多有用信息不能及時記錄保存。而人事檔案的信息化建設能以音頻、視頻、圖片等各種形式記錄和儲存人員的各類信息，實現人事檔案資料的多樣化存儲，更好地豐富人員信息資料，為事業單位人員的選拔工作提供有效參考。

2 事業單位人事檔案管理信息化建設的策略

2.1 建立健全人事檔案管理制度

科學合理的制度是保障事業單位人事檔案信息化建設有序推進的重要基礎。因此，對于事業單位檔案管理部門來說，必須要深入參考人事檔案信息化建設的實際情況，主動與事業單位既有的信息化建設資源進行充分的整合，同時主動考慮事業單位相關的資金、政策，設計一套科學、合理、規范的制度，全面規范人事檔案管理信息化建設相關的流程，并且需要根據人事檔案管理信息化建設的具體情況，針對規章制度進行動態的調整、優化，使其能夠更好的服務信息化建設，促進人事檔案管理信息化建設的有序推進。

2.2 健全檔案管理流程標準，提高內部調檔查閱的效率

由于事業單位人事檔案數據來源相對廣泛，為了進一步提高檔案栓塞效率，可以實施跨系統查詢操作。在具體操作過程中，需要與單位實際情況相結合，構建綜合業務檔案數據庫，實現對人事檔案的動態管理和維護。在日常工作中，可以針對各類數據進行綜合歸檔管理，保障跨系統電子數據綜合查詢的暢通性。同時還要針對人員權限合理進行設置，進一步完善檔案借閱登記制度，確保實體檔案、電子檔案的借閱及下載打印等多種形式的同步操作，全面提高內部檔案使用效率，實現人事檔案的規范化管理。

2.3 以實際需求為導向，加大數字化設施投入力度

事業單位人事檔案信息化建設離不開先進的信息錄入系統和管理系統，也離不開穩定、齊全的工作設備。因此，單位需結合實際發展需求，及時配置相應的信息錄入設備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內存電腦、雙面打印機等，以保障信息化建設工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際為依據設計人性化、科學化的檔案信息化管理系統，實現人事檔案管理的現代化、自動化、網絡化和文檔一體化目標，能使人事檔案管理由被動接收檔案逐步過渡為主動開發檔案價值。

2.4 建立基于大數據的人事檔案管理平臺

大數據是“互聯網+”時代重要的標志，開放保障大數據應用的先決條件。對事業單位人事檔案管理來說，要想保障人事檔案管理信息化建設規范、有序的推進，建立基于大數據的人事檔案管理平臺至關重要。具體來說，事業單位檔案管理部門應當深入整合人事檔案管理相關的信息資料，通過收集、整理、加工以后，與當前的辦公自動化系統進行對接，將其納入到基于大數據的人事檔案管理平臺中，綜合利用大數據技術，實現事業單位人事檔案信息資料的可視化，便于針對相關數據進行更為深入的對比分析。

2.5 加強人事檔案信息資料挖掘開發工作

通過加快推進事業單位人事檔案管理信息化建設的進程，在人事檔案管理工作中引入大數據和云計算等信息技術，進一步深入挖掘人事檔案資源，針對各部門人事檔案信息進行有效整合，將其統一到人事檔案信息管理系統中進行統一重審，構建完善的人事檔案管理體系，為人事檔案信息的挖掘開發起到積極的促進作用。另外，在當前事業單位人事檔案管理工作中，還要積極借鑒企業的相關經驗，通過引入大數據技術及專業人才，加大對人事檔案信息的挖掘、加工和開發的力度，全面提高人事檔案信息的質量，更好的發揮出人事檔案的重要價值，使其為事業單位的發展提供更優質、高效的服務。

3 結束語

在當前網絡環境下，事業單位人事檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，雖然近年來事業單位加快了人事檔案管理信息化建設的進程，但在實際建設過程中還存在許多不足之處。因此事業單位需要與自身的實際相結合，充分的運用各種先進的信息技術，使其與人事檔案管理工作深度融合，進一步提高人事檔案管理工作的信息化水平，使人事檔案能夠更好有服務于事業單位的發展和建設。

參考文獻

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