充分利用信息化技術提升檔案管理效率

趙文仙

摘 要：檔案管理信息化已經逐漸發展成為一種趨勢。人們在工作中需要從人事檔案中調取大量相關信息與材料，而傳統的人事檔案管理重在保存紙質文件，很多時候在檔案信息獲取上存在程序繁瑣、查找困難，檔案文件保存耗費巨大人力物力資源等現象。本文就檔案管理中存在的問題、檔案管理現狀以及信息化技術在人事檔案管理中的具體應用進行了闡述。

關鍵詞：信息技術；檔案；運用

1 傳統的檔案管理存在的問題與不足

傳統的檔案管理，主要側重于紙質文件的保存。文件的保存過程中，需要耗費大量的人力、物力、時間。比如：檔案文件的存放空間、檔案的歸檔與編排、特別是檔案的調取查詢全靠手動翻閱，除了費時費力還極易出現遺漏和錯亂。除了這些問題以外，文件還容易受自然環境影響，產生氧化與損毀。另外有些人事檔案管理的工作人員，沒有經受過檔案管理的專業學習與培訓，對工作缺乏責任心，對檔案管理專業技能掌握不熟練造成檔案破損、遺漏想象屢見不鮮，另外傳統的檔案管理，還存在著人力、物力資源消耗大，檔案文件調取時間長流程多，檔案保管安全性保障不強等問題。

2 檔案管理工作現狀

目前正是信息化技術高速發展的社會，信息化技術已走入了各行各業，普遍應用在每一個崗位。檔案管理也是如此，檔案數字化、信息化正在成為檔案管理的重要手段，利用信息化技術，不但能把檔案管理的安全性、可靠性得到提升，最大限度的延長檔案使用壽命，還能使檔案管理的工作效率倍增，節約大量的人力物力資源。

雖然這幾年檔案管理信息化技術取得了不錯的成績，得到了大多數行業的認可，但在發展中也難免遇到問題，一是當前的檔案信息化管理，還只處于發展階段，很大一部分作用僅滿足于利用信息化技術對原始的檔案信息進行儲存。二是因為涉及到人事檔案的安全性要求，對于人事信息的查詢只對一些特殊工作部門提供。如何在保證安全性的基礎上，逐步的加入各部門之間信息查詢的相通，做到信息資源共享，減少辦事需要重復多次提供同一個材料所帶來的麻煩；三是檔案信息應該更好的為人們的工作、生活、出行服務，在確保安全的前提下逐步要做到由提供紙質檔案信息向各部門間電子檔案信息共享、查詢方便的作用，就這也是未來發展中的方向。

3 信息化技術在檔案管理中的具體應用

3.1 檔案的保存

信息化時代，檔案的管理對象正逐步從以紙張為代表的傳統載體檔案轉向以計算機文件為代表的數字檔案，數字檔案的管理和利用、傳統載體檔案的數字化已經成為檔案工作的重要內容和發展方向。在檔案資料的保存過程中，最容易出現資料的破毀。使用數字化技術，就能讓檔案資料的保存多了一道防護屏障。所以單位檔案信息化發展要在三個方面上下功夫：一是建立檔案信息庫；二是把電子文件完整、安全、規范地收集起來；三是把數字化的檔案信息使用起來，最終實現“存量數字化”，“增量電子化”，“服務網絡化”。

3.2 信息查詢與分類功能

檔案管理中，使用信息技術，可以讓檔案信息的查詢工作變得方便快捷。例如，其一：在單位的人事檔案管理當中，職稱評定、干部選拔行為都需要對人員每年的工作年限、工作評級、受嘉獎、處分等情況進行統計。而這些信息，以往都是需要逐個文件核對的，有了信息化技術，可以利用查詢功能，調出相關項目的具體信息，情況一目了然，工作效率翻倍。按照人事檔案信息化建設的原則，為了讓檔案更具規范性和合理性，把檔案項目按照人事檔案目錄的十個方面要求進行分類登記，方便查找、省時省力。其二：利用信息化技術查詢文書檔案就更方便快捷了，只需根據時間和類別就能輕松查找到檔案，節約了時間，提好了效率；其三：作為公路系統，大量的工程建設項目檔案，單單依靠紙質資料的保存，涉及面廣量大、資料繁多、保管起來還占用很多資源，另外時間久了查找起來不容易、易丟失。可是如果采用信息化技術保存管理的話，既節省了資源，保障了安全，又能為項目生產（運行）、維護、改擴建提供重要依據。

3.3 信息化平臺建設，促進多方協作

信息化技術的發展，離不開信息化平臺的建設，所以需要搭建一個為檔案管理服務的信息化平臺。例如單位的部門之間，可以在權限允許下由專人負責，通過信息平臺調取相關信息，節約時間、提高效率、事半功倍，真正體現出檔案信息化的價值。當然檔案管理的信息化平臺建設，不是一朝一夕就能完成的，需要各部門結合實際工作不斷的總結和探索，及時發現問題、解決問題，讓檔案信息化管理既立足于實際又著眼于未來、既人性化又標準化、既方便又高效，更好的為單位發展工作服務。

目前檔案管理工作融合信息化技術，已經取得了一定的成績，給工作帶來了很大的方便，起到了存儲安全、節約資源、方便查詢等多方面的作用。但未來檔案管理工作仍然要在信息平臺建設、部門間協作、檔案信息管理系統開發等很多方向突破局限、合理發展、優化資源、打造更加科學更加和諧的人事檔案管理工作氛圍。

參考文獻

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[2]姜之茂.檔案人員崗位培訓教程[M].中國檔案出版社，2002.