充分利用信息化技術(shù)提升檔案管理效率

趙文仙

摘 要：檔案管理信息化已經(jīng)逐漸發(fā)展成為一種趨勢。人們在工作中需要從人事檔案中調(diào)取大量相關(guān)信息與材料，而傳統(tǒng)的人事檔案管理重在保存紙質(zhì)文件，很多時(shí)候在檔案信息獲取上存在程序繁瑣、查找困難，檔案文件保存耗費(fèi)巨大人力物力資源等現(xiàn)象。本文就檔案管理中存在的問題、檔案管理現(xiàn)狀以及信息化技術(shù)在人事檔案管理中的具體應(yīng)用進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案；運(yùn)用

1 傳統(tǒng)的檔案管理存在的問題與不足

傳統(tǒng)的檔案管理，主要側(cè)重于紙質(zhì)文件的保存。文件的保存過程中，需要耗費(fèi)大量的人力、物力、時(shí)間。比如：檔案文件的存放空間、檔案的歸檔與編排、特別是檔案的調(diào)取查詢?nèi)渴謩?dòng)翻閱，除了費(fèi)時(shí)費(fèi)力還極易出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)亂。除了這些問題以外，文件還容易受自然環(huán)境影響，產(chǎn)生氧化與損毀。另外有些人事檔案管理的工作人員，沒有經(jīng)受過檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對工作缺乏責(zé)任心，對檔案管理專業(yè)技能掌握不熟練造成檔案破損、遺漏想象屢見不鮮，另外傳統(tǒng)的檔案管理，還存在著人力、物力資源消耗大，檔案文件調(diào)取時(shí)間長流程多，檔案保管安全性保障不強(qiáng)等問題。

2 檔案管理工作現(xiàn)狀

目前正是信息化技術(shù)高速發(fā)展的社會(huì)，信息化技術(shù)已走入了各行各業(yè)，普遍應(yīng)用在每一個(gè)崗位。檔案管理也是如此，檔案數(shù)字化、信息化正在成為檔案管理的重要手段，利用信息化技術(shù)，不但能把檔案管理的安全性、可靠性得到提升，最大限度的延長檔案使用壽命，還能使檔案管理的工作效率倍增，節(jié)約大量的人力物力資源。

雖然這幾年檔案管理信息化技術(shù)取得了不錯(cuò)的成績，得到了大多數(shù)行業(yè)的認(rèn)可，但在發(fā)展中也難免遇到問題，一是當(dāng)前的檔案信息化管理，還只處于發(fā)展階段，很大一部分作用僅滿足于利用信息化技術(shù)對原始的檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存。二是因?yàn)樯婕暗饺耸聶n案的安全性要求，對于人事信息的查詢只對一些特殊工作部門提供。如何在保證安全性的基礎(chǔ)上，逐步的加入各部門之間信息查詢的相通，做到信息資源共享，減少辦事需要重復(fù)多次提供同一個(gè)材料所帶來的麻煩；三是檔案信息應(yīng)該更好的為人們的工作、生活、出行服務(wù)，在確保安全的前提下逐步要做到由提供紙質(zhì)檔案信息向各部門間電子檔案信息共享、查詢方便的作用，就這也是未來發(fā)展中的方向。

3 信息化技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

3.1 檔案的保存

信息化時(shí)代，檔案的管理對象正逐步從以紙張為代表的傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)向以計(jì)算機(jī)文件為代表的數(shù)字檔案，數(shù)字檔案的管理和利用、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為檔案工作的重要內(nèi)容和發(fā)展方向。在檔案資料的保存過程中，最容易出現(xiàn)資料的破毀。使用數(shù)字化技術(shù)，就能讓檔案資料的保存多了一道防護(hù)屏障。所以單位檔案信息化發(fā)展要在三個(gè)方面上下功夫：一是建立檔案信息庫；二是把電子文件完整、安全、規(guī)范地收集起來；三是把數(shù)字化的檔案信息使用起來，最終實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化”，“增量電子化”，“服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化”。

3.2 信息查詢與分類功能

檔案管理中，使用信息技術(shù)，可以讓檔案信息的查詢工作變得方便快捷。例如，其一：在單位的人事檔案管理當(dāng)中，職稱評定、干部選拔行為都需要對人員每年的工作年限、工作評級、受嘉獎(jiǎng)、處分等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。而這些信息，以往都是需要逐個(gè)文件核對的，有了信息化技術(shù)，可以利用查詢功能，調(diào)出相關(guān)項(xiàng)目的具體信息，情況一目了然，工作效率翻倍。按照人事檔案信息化建設(shè)的原則，為了讓檔案更具規(guī)范性和合理性，把檔案項(xiàng)目按照人事檔案目錄的十個(gè)方面要求進(jìn)行分類登記，方便查找、省時(shí)省力。其二：利用信息化技術(shù)查詢文書檔案就更方便快捷了，只需根據(jù)時(shí)間和類別就能輕松查找到檔案，節(jié)約了時(shí)間，提好了效率；其三：作為公路系統(tǒng)，大量的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，單單依靠紙質(zhì)資料的保存，涉及面廣量大、資料繁多、保管起來還占用很多資源，另外時(shí)間久了查找起來不容易、易丟失。可是如果采用信息化技術(shù)保存管理的話，既節(jié)省了資源，保障了安全，又能為項(xiàng)目生產(chǎn)（運(yùn)行）、維護(hù)、改擴(kuò)建提供重要依據(jù)。

3.3 信息化平臺(tái)建設(shè)，促進(jìn)多方協(xié)作

信息化技術(shù)的發(fā)展，離不開信息化平臺(tái)的建設(shè)，所以需要搭建一個(gè)為檔案管理服務(wù)的信息化平臺(tái)。例如單位的部門之間，可以在權(quán)限允許下由專人負(fù)責(zé)，通過信息平臺(tái)調(diào)取相關(guān)信息，節(jié)約時(shí)間、提高效率、事半功倍，真正體現(xiàn)出檔案信息化的價(jià)值。當(dāng)然檔案管理的信息化平臺(tái)建設(shè)，不是一朝一夕就能完成的，需要各部門結(jié)合實(shí)際工作不斷的總結(jié)和探索，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，讓檔案信息化管理既立足于實(shí)際又著眼于未來、既人性化又標(biāo)準(zhǔn)化、既方便又高效，更好的為單位發(fā)展工作服務(wù)。

目前檔案管理工作融合信息化技術(shù)，已經(jīng)取得了一定的成績，給工作帶來了很大的方便，起到了存儲(chǔ)安全、節(jié)約資源、方便查詢等多方面的作用。但未來檔案管理工作仍然要在信息平臺(tái)建設(shè)、部門間協(xié)作、檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)等很多方向突破局限、合理發(fā)展、優(yōu)化資源、打造更加科學(xué)更加和諧的人事檔案管理工作氛圍。

參考文獻(xiàn)

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