如何發揮人事檔案在人事工作中的重要作用

崔艷玲

摘 要：人事檔案是記錄員工個人基本情況、成長經歷的重要載體，是國有企業人事管理工作的重要工具，是單位全面考察了解和使用員工的重要依據。人事檔案利用得好，體現著用工單位“以人為本”“公開公平”的用人原則，會極大地調動廣大員工的工作積極性；反之，材料不全、信息模糊、無可查依據的人事檔案缺乏應有的說服力與嚴肅性，不僅成為一種擺設，更是體現人事工作的不嚴謹、不規范，易產生諸多矛盾和勞動糾紛，給企業和個人造成損失。本文從人事檔案材料構成、存在問題及解決方法以及如何加強人事檔案審核工作入手，闡述如何從嚴管好用好人事檔案，有效推進人事工作上水平。

關鍵詞：人事檔案；存在問題；審核方法

1 人事檔案材料構成

人事檔案主要由十大類材料構成。一類履歷材料：員工參加工作后在單位填寫的第一份人事檔案材料即“職工履歷表”，表中記錄著個人姓名、出生年月、畢業院校、參加工作時間，以及學習經歷、家庭成員情況等。二類自傳材料：員工敘述個人情況的材料，入黨時撰寫的個人自傳。三類考察考核等材料：單位對員工工作、個人表現的考察、年度評價材料。四類學歷、職稱、專家等材料：員工取得的學歷學位成套材料，評聘的專業技術職務、技能鑒定、專家聘任、科技人才及2個月以上的培訓等材料。五類證明材料：員工入學、入伍政審，單位對員工個人信息審定等材料。六類黨團材料：員工加入黨團組織材料，入黨、入團志愿書，申請書、轉正申請，黨員登記表等材料。七類表彰獎勵材料：員工個人獲得的各項獎勵材料。八類違紀處分材料：員工受到的處分決定、復查報告、個人申訴、法院判決書等材料。九類工資待遇、招聘錄用、干部任免等材料：轉正定級、工資晉檔、招工、錄用、勞動合同、入伍退伍、干部聘任及考核、出國登記及會議代表等材料。十類材料：員工體檢表、企業年金、畢業生派遣證、工傷等材料。

2 人事檔案存在問題和解決方法

由于人事檔案原始材料是員工個人填寫，也有單位填寫的，如果源頭檢查監督不嚴格或者缺失，勢必造成員工個人檔案材料生成過程的隨意性，有的是個人和家庭成員姓名多音字錯誤、多個出生年月等等，還有的檔案中材料信息落后，無可查價值和材料依據，這些都給人事工作和員工個人造成很多困擾。

人事檔案要做到真實、全面反映員工本貌，一是必須突破“檔案”自身的局限，變“過時”為“及時”。首先要加強檔案材料的收集整理工作，檔案管理人員要和有關部門密切聯系，隨時掌握和收集人事檔案十大類材料，并整理放入員工人事檔案，以保證檔案記錄和人員變動同步進行。

二是減少和杜絕入檔材料的隨意性。第一，本著“誰產生、誰負責”的原則，員工個人原始記錄中填錯、誤差，由此產生的后果，由員工個人承擔。第二，主管部門加強審核，凡是虛假、不真實的材料，缺少相關材料證明的，主管審核部門要加強對比審核，對于虛假材料拒絕歸入本人檔案，對于缺少材料要多方查證、合理補充材料，從“源頭”把好人事檔案材料的“真實性”這一重要關口。

三是推進人事檔案改版工作。人事檔案改版工作不簡單是人事檔案小盒換大盒，重點是對近年來產生的人事檔案材料按新規定進行收集整理歸檔，尤其強化了人事檔案信息化建設，增加了二維碼識別系統，重新在人力資源系統中按新規定修改完善了人事檔案目錄、帶員工編號的側標、以及通過系統進行材料接收、檔案查借閱和檔案轉遞等工作，使人事管理工作整體再上一個新臺階。

3 加強人事檔案審核工作

要做好人事工作，嚴格管好用好人事檔案是關鍵，嚴格管理好人事檔案是前提。中共中央組織部始終高度重視人事檔案管理，不斷加大力度部署人事檔案標準化管理達標升級工作，針對干部人事檔案存在的問題，2014年，中組部又專門下發了《中共中央組織部關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》（中組發〔2014〕9號）文件，中國石油集團公司立即向各單位部署干部人事檔案審核和人事檔案改版工作，并于2018年7月全部完成人事檔案審核和改版檢查驗收工作，使人事檔案管理工作再上新臺階。

3.1 人事檔案審核內容

人事檔案直接關系到員工本人切身利益，又因歷史原因，造成人事檔案材料記錄模糊、材料缺失等問題，這也是制約人事工作開展亟待解決的問題。在干部人事檔案審核工作中，本著人事檔案審核“誰管理、誰把關、誰考察、誰審核、誰簽字、誰負責”的原則，重點針對干部“三齡二歷一身份”即：“年齡、工齡、黨齡、經歷、身份”進行審核，通過查閱人事檔案原始記錄，與現人事信息是否對應，是否存在與事實不符、涂改造假等，從而嚴肅糾正國有企業選人、用人不正之風。

3.2 人事檔案審核方法

中國石油集團公司以嚴謹性和時效性分階段大力推進，以“內容真實完整、材料齊全規范、整理達標合格、信檔比對一致”為標準，分線下審核和線上審核兩種途徑，線下以人事檔案材料內容和外觀整理為主，線上審核是將人事檔案材料記錄與中石油人力資源系統個人關鍵信息相對照審核。

應用“干部人事檔案專項審核平臺”進行初審和復審，依據組織部門出具的干部最新一份“領導干部任免表”中記錄的內容，對照檔案中最新的履歷材料，逐卷、逐頁核實干部“三齡二歷一身份”，在審核平臺中錄入，年齡確定，改為依據最早記錄的材料，比如“入團志愿書”；參加工作時間確認，依據招工登記表、畢業分配介紹信、入伍退伍登記表，第一份履歷表最后單位蓋章日期或者轉正定級表等；入黨時間確認，直接查看入黨志愿書；學歷確認，查看四類學歷材料是否齊全，是否有相應學歷的畢業生登記表、成績單等，在職學歷按規定要有學歷認證報告等；經歷確認，要查看任免表、多份履歷表對照；身份，查看干部任免表，缺少任免表的查找當年任職文件作為補充材料。

對干部“三齡二歷一身份”材料前后記錄不一致的，通過審核平臺進行問題匯總及組織認定，由組織部門在人力資源系統生成“領導干部任免表（專項審核版）”，此表交由本人簽字確認后，歸入干部人事檔案五類證明材料中。在審核平臺生成的“干部人事檔案專項審核認定表、干部人事檔案專項審核情況登記表”，對于出生年月、工作時間等有問題的，要再出具相關認定情況說明，由組織按有關規定審核確認。

4 結論

規范人事檔案材料收集及整理，推進人事檔案改版和人事檔案審核工作，是做好人事檔案管理的基本方法，每卷人事檔案可通過《人事檔案接收（轉出）審核評分表》21項審核評分，90分以上為合格檔案，97分以上為優秀檔案。中國石油大力推進人事檔案信息化管理，在早期開發人力資源系統中人事檔案模塊后，再創新“用戶平臺”，從而實現人事檔案材料自生成到歸檔、紙質檔案與人事檔案信息管理一步到位，確保了人事檔案和人事信息的統一性、真實性，更好地人事工作提供優質服務。

參考文獻

[1]《中國石油天然氣集團公司人事部關于進一步從嚴管理人事檔案的通知》（人事〔2014〕285號）文件