大數據背景下電子信息檔案安全管理探析

王艷玫

摘 要：我國檔案信息化建設在大數據背景下受到了巨大影響，在提高檔案管理的快捷性、方便性的同時，也在一定程度上提高了所面臨的安全風險性。在新時期下，需對檔案信息安全建設予以高度重視，旨在進一步確保電子檔案管理的安全性，降低檔案儲存風險性，進而提高檔案信息有效性與安全性。鑒于此，本文結合大數據背景下，對電子信息檔案工作優勢進行闡述，并針對管理安全提出幾點建議與措施，旨在促進電子信息檔案安全管理工作的順利開展。

關鍵詞：大數據；信息化；電子檔案；信息檔案；安全管理

在大數據背景下，改變了電子檔案工作模式，也為其提供了更大的發展前景，確保了電子檔案工作的信息安全與工作質量，更加凸顯出電子檔案工作價值。當前在我國的電子檔案信息管理中還存在較多問題，例如缺乏完善的法律法規體系、職責劃分不明確以及涉密儲存設備保管步驟而引發的泄密事件等。在信息化時代下，面對海量的存儲數據，數據檢測方式仍然以人工隨機檢測為主，因而難以全方位地對信息狀態予以掌握，一旦出現問題則難以修補。這就表明，電子檔案數據存在被篡改的風險，同時因數據修改的隨意性與編輯行為較為隱蔽，因而增大了原始檔案的維護工作難度。因此，為確保電子信息檔案管理的安全性，需采取相關措施以保障大數據背景下的電子檔案順利發展。

1 電子信息檔案管理優勢

1.1 有助于文檔保密

傳統的檔案管理只要任何人進入至檔案室便能對檔案進行自由查閱，缺少文檔的保密性。而在大數據背景下，針對電子信息檔案構建相關的信息管理系統后，通過該系統能夠針對電子檔案管理設計相應的獨立登錄用戶名及其密碼，同時技術人員還需在系統平臺中設計一個模塊，旨在進行安全驗證。也就是說只有當用戶通過安全驗證后，方能進入到檔案管理系統內對檔案信息進行查閱，并且針對檔案的使用下載權限予以了設定。若用戶未經過授權便只能瀏覽相關信息，不得自動打印使用。因此，電子檔案管理系統的實施在顯著地提高了檔案文檔的保密性，同時掃描整理紙質檔案后，電子檔案的應用能夠在很大程度上降低傳統紙質檔案占據的空間。如果在信息的安全管理過程中將電子檔案信息存儲于移動硬盤中，這樣便能確保系統即便遭到了網絡病毒的攻擊而導致相關信息的損壞，也可通過移動硬盤恢復檔案相關數據。

1.2 提高管理效率

基于大數據背景下的電子信息檔案管理工作的實施能夠顯著地提高管理效率，這是由于在傳統的檔案管理工作中所面向的文件均為，對于文件需要予以編排及整理，在使用文件時需根據編號逐一查找。但當紙質檔案保存一段時間后，紙質文件上所記錄的一系列文字信息可能會隨時間逐漸變得模糊，最終對使用質量造成影響。為解決上述問題，可開展電子信息檔案管理，主要原因在于紙質文件經掃描且相關處理后所生成的電子信息檔案，能夠供相關人員直接針對電子信息檔案予以快速查找，信息的使用速度在電子檔案管理系統的協助下會顯著得到提升。同時，由于在傳統檔案管理中需耗費大量的人力，而在大數據下的電子信息檔案管理系統，完成檔案統計管理任務時僅僅只需要少量的工作人員即可。因此，這說明在大數據背景下能夠顯著地提高管理效率。但仍需注意的是，盡管電子信息檔案管理工作具有較大優勢，但因受到管理技術與基礎設施等多種因素的影響，該系統在實際應用中仍需進行不斷改進與完善。

1.3 便于查缺補漏

在查找檔案內容是否缺失問題中，傳統的紙制檔案管理需人工對其予以逐張逐本查閱排查，因而會耗費大量的人力與時間。但在電子檔案管理系統中可以直接利用軟件對檔案的總頁數進行調取，然后將結果與所記錄的業主對比，如此便能有效地縮短時間，減輕勞動力。需要注意的是，盡管電子信息檔案在實際應用中優點眾多，但若相關人員并未熟練掌握技術方法，便會可能造成檔案信息的丟失。除此之外，與傳統檔案管理模式相比，電子信息檔案管理具有較大差異，且對于管理人員具有較高的技術要求，不僅要求其能夠熟練地掌握傳統管理方式，還需要其能夠熟練利用計算機軟件技術，旨在進一步完善及補充檔案內容。

2 提高檔案安全管理措施

2.1 完善管理制度

優化傳統檔案管理制度使其能夠更好地配合當前電子信息檔案管理的特征。在完善管理制度的過程中，主要會涉及到對電子信息管理系統的具體使用操作的 規范要求，從而明確注意內容。對于管理系統而言，在完善該系統中需重點參照電子信息檔案管理任務運行中可能會出現的安全隱患，進一步完善關于安全隱患內容相關技術。一旦在實際運行中，發現相關制度與實際情況不符則可對其予以局部優化與調整，且能夠在大數據環境下實現檔案管理工作高效性，進而更好地服務于檔案管理工作。

2.2 限制訪問

電子檔案工作所具有的機密性與特殊性，使得我們需不斷地加強電子檔案信息安全工作，通常情況下處理加密處理信息資料外，還可以限制電子檔案訪問設備與人員。比如企業可根據不同崗位工作人員進行基本資料限制的訪問制度。這就是對于資料訪問僅僅只針對專業人員開啟，則就表明財政部門只能對公司財政相關信息與資料進行訪問，不得跨區域地對其他部門信息與相關資料予以訪問，除非向上級申請。除此之外，還可對電子檔案的訪問設備設置一定的訪問權限，具體內容為對企業內部資料進行訪問時，必須經企業授權過的專項設備才能實現。

2.3 引進技術人才

基于大數據背景下的電子檔案工作需依靠于技術的支撐，因而便需要不斷地加強技術人才引進工作。原因在于只有加強一定的人才保障，才能夠確保電子檔案工作的信息安全，進而提高工作效率與管理質量。在電子檔案工作中，技術人員主要是對電子檔案信息進行存儲、分裝、傳輸、整理、歸檔與保管等。只有確保上述工作質量才能夠在一定程度上確保電子檔案工作符合相關要求，達到質量要求與信息價值。除此之外，技術人員同時也是電子檔案工作信息質量與安全保障，因而需在實際工作中謹防因資料與信息泄露而對企業及用戶造成的重大經濟損失。

2.4 加大設備投入

電子檔案管理在大數據背景下需要構建硬件基礎設施，同時購買并安裝具有高處理能力的計算機硬件設備。由于在面對特殊的使用要求中，對于電子信息檔案也需要將其打印成紙質文檔進行使用，因此還需配置相應傳真機以及打印機。除此之外，基于網絡環境下，該系統的下載能力較高，同時在構建硬件基礎設施的過程中還需要連接計算機設備以及網絡平臺，通過網絡平臺自動下載與更新最新的資源。

3 結束語

綜上所述，基于大數據環境下，電子信息檔案管理工作也面臨著新的挑戰與機遇，因此這就要求相關工作人員積極地學習相關理論知識與技術，在日常工作中不斷提高業務能力，從而促進檔案管理工作的發展，發揮其最大價值。

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