檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

李淑萍

【摘要】隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的信息化建設(shè)迅速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)亦是如此。開展檔案信息化建設(shè)既是檔案管理本身的需求，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的必然要求。檔案信息化建設(shè)必須緊跟時(shí)代腳步，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，這樣才能有效提高檔案管理水平。下面就檔案信息化建設(shè)的概念和內(nèi)容、當(dāng)前存在的問題及改善措施等進(jìn)行思考。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化建設(shè);存在問題;改善措施

一、檔案信息化建設(shè)和檔案管理概述

所謂檔案信息化建設(shè)就是指在檔案管理過程中引用電子信息化技術(shù)來對(duì)具體的檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而使得檔案管理更加科學(xué)化、便利化，全面提高檔案管理水平。在檔案信息化建設(shè)的過程中要重視檔案管理制度的建立和完善，通過檔案信息化建設(shè)的不斷深入，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。而檔案管理就是通過一定的手段將檔案進(jìn)行科學(xué)的整理和分析，確保檔案得到合理利用。

當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)主要包括以下兩方面的內(nèi)容：一是檔案管理的信息化;二是檔案資源的信息化。檔案管理的信息化是在檔案管理的過程中引用信息化技術(shù)，通過信息化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的分類整理，在運(yùn)用的過程中能夠減少檢索時(shí)間;而檔案資源的信息化是將單位原有的紙質(zhì)資源通過信息化設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣能為檔案信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

二、檔案信息化管理存在的問題

（一）對(duì)檔案管理信息資源的規(guī)劃不夠長(zhǎng)遠(yuǎn)。當(dāng)前大部分單位非常重視檔案資源的信息化管理工作，但是對(duì)信息化管理的長(zhǎng)期規(guī)劃不足，使得單位檔案信息化建設(shè)只停留在基本層面，沒有繼續(xù)深入開展信息化建設(shè)，無法滿足檔案信息化建設(shè)的高層次要求。

（二）沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。雖然許多單位都已緊跟時(shí)代腳步開展了檔案信息化建設(shè)，但是在具體的工作過程中沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，不很重視此方面的工作，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的水平不高，無法充分體現(xiàn)出檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的主要承擔(dān)者，其素質(zhì)的高低直接影響著信息化建設(shè)的水平。而目前很多檔案管理人員只掌握了簡(jiǎn)單的檔案信息化知識(shí)，在具體的工作過程中不能充分利用信息化技術(shù)，不能做到充分利用檔案信息化資源，嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)工作的開展。此外在檔案信息化建設(shè)中還存在其它問題，例如電子信息檔案的安全性較低、人們不愿意接受新鮮事物等等，這就要求我們必須繼續(xù)大力開展檔案信息化建設(shè)工作。

三、提高檔案信息化建設(shè)和檔案管理水平的措施

（一）要做好對(duì)檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。檔案信息化建設(shè)不是朝夕之功，這就要求單位在開展檔案信息化建設(shè)過程中必須要有規(guī)劃，首先要做好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，如檔案資源的信息化以及信息化管理設(shè)備的配備。其次要確立檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，確保檔案信息化建設(shè)順利開展。

（二）要重視檔案信息化建設(shè)的宣傳工作。通過加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的宣傳工作能夠使人們對(duì)檔案信息化有更加深刻的認(rèn)識(shí)，在具體工作中能夠更加熟練地運(yùn)用檔案信息化知識(shí)，切實(shí)提高檔案管理水平。

（三）重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。檔案管理人員是作為檔案管理信息化建設(shè)的主要承擔(dān)者，因此必須重視檔案管理人員素質(zhì)的提高，那么如何充分提高檔案管理人員的素質(zhì)呢？一是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其在工作過程中繼續(xù)學(xué)習(xí)檔案信息化知識(shí)并掌握更多的檔案信息化知識(shí)。二是要經(jīng)常性地組織檔案信息化知識(shí)競(jìng)賽，通過競(jìng)賽的形式來強(qiáng)化工作人員的學(xué)習(xí)，從而更好地指導(dǎo)日常檔案管理工作。此外，作為新時(shí)代的檔案管理工作人員，要不斷更新自身的知識(shí)儲(chǔ)備，全面學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)管理信息知識(shí)，打破傳統(tǒng)的管理模式，盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的便利化。

（四）強(qiáng)化電子文件的管理，確保電子檔案的安全。電子檔案的管理是檔案信息化建設(shè)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此必須重視電子檔案的管理，確保檔案的安全性和可靠性。首先，要持續(xù)加大信息化硬件設(shè)備的投入，提高檔案電子化速度。其次，要重視電子檔案的查閱制度，通過制度來確保電子檔案的安全。最后，要提高檔案管理人員自身的檔案安全意識(shí)，盡可能減少電子檔案數(shù)據(jù)的丟失，確保電子檔案的安全。

（五）重視檔案信息服務(wù)手段的創(chuàng)新。一方面，可以建立檔案查閱平臺(tái)，通過建設(shè)平臺(tái)能夠使人們隨時(shí)查閱想要的檔案，不斷實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。另一方面，要持續(xù)提高檔案資源的信息化進(jìn)程，將那些可以貢獻(xiàn)的檔案資源及時(shí)發(fā)布在公共平臺(tái)上，盡可能地滿足人們的需求。

（六）加強(qiáng)檔案信息管理，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求。檔案信息化建設(shè)打破了過去傳統(tǒng)的信息收集模式，在很大程度上降低了收集難度，隨之也要求檔案管理要從傳統(tǒng)管理模式向新型管理信息化模式轉(zhuǎn)變，將更多的信息化技術(shù)引用到管理模式當(dāng)中，建立多層次、多渠道的管理模式，不斷提高檔案管理水平，以適應(yīng)時(shí)代的需求。

四、結(jié)束語

綜上所述，我們知道檔案信息化建設(shè)與檔案管理信息化是必然趨勢(shì)，是社會(huì)發(fā)展的必然要求，因此我們要充分重視檔案信息化建設(shè)和檔案管理信息化工作，然而當(dāng)前檔案管理過程中還存在著一些問題，針對(duì)這些問題，提出了一系列的改善措施，相信通過以上幾點(diǎn)措施的實(shí)施，能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息化管理水平。

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