信息時代加強檔案管理途徑

李冰馨一

【摘要】本文就信息時代檔案管理現狀展開分析，并找到信息時代加強檔案管理的途徑建議，以推進我國檔案管理工作又好又快發展。

【關鍵詞】檔案管理;現狀;途徑

在信息技術的引導下，人們全面進入“互聯網+”時代，互聯網的廣泛應用使人們每天接受大量信息，多類型的數字化信息、多樣的數據使信息資源共享效率越來越高。檔案作為一種重要的信息記錄形式，在信息技術快速發展的今天，人們對其研究也不斷深入，使人們以互聯網為媒介實現檔案信息共享，信息時代檔案管理涉及到的內容較多，探索加強檔案管理的途徑只有結合檔案管理現狀，才能強化檔案管理體系建設，提高檔案管理效率。

一、信息時代檔案管理現狀分析

（一）檔案管理人員的信息化觀念落后。目前一些檔案管理人員缺乏信息化建設意識，認為進行檔案管理信息化建設的意義不大，缺乏實用性，于是造成了檔案管理在基礎設施及技術軟件方面存在不足，建設經費投入不多，檔案信息化建設也僅僅是處于起步階段。同時，這也導致了檔案管理人員的工作意識不強，工作態度不積極，最終導致了檔案信息化建設的不完善，無法實現檔案信息化的服務職能。

（二）檔案管理的信息化建設水平有限。信息時代加強檔案管理要滿足一定的軟、硬件條件，包括計算機、區域網絡、數據庫、服務器等設備，信息時代的檔案管理工作需要這些基礎設施支持，但是這些基礎設施需要大量的資金投入，目前很多單位對于檔案信息化建設的硬件設施不全或是規格不同，信息共享和信息服務質量不高。

（三）檔案管理人員缺乏信息化素養。在信息時代，全面強化檔案管理工作需要檔案管理人員有較高的信息技術能力，不僅需要檔案管理人員具備專業的檔案管理知識，還需要熟練掌握計算機。首先，檔案信息化管理作為一種現代化的管理方式，對專業技術要求較高，但我國目前大多數檔案管理人員未達到這個要求，很多檔案管理部門存在著員工專業素質低的情況，檔案管理工作很多都停留在傳統的工作方式上，對現代化辦公的了解和接觸太少，數據庫建設及管理人員、程序設計人員的檔案管理知識，還需要熟練掌握計算機。其次，數據庫建設及管理人員，程序設計人員較少，這使得檔案信息化建設程度仍然很低。另外，檔案管理工作是一種信息不斷更新，不斷發展的工作，在技術層面上，由于我國檔案信息化管理的起步較晚，在技術上依賴于外國，這也阻礙了檔案管理質量的提升。

（四）信息安全問題。利用計算機設備、信息技術加強檔案管理工作雖然能提高檔案管理效率，但是也存在很多安全隱患問題。首先，檔案信息化建設要對原有的檔案進行處理，一些珍貴的檔案保存時間較長，如果處理不當，很容易對檔案造成損壞。其次，早期的檔案存在很多錯印、漏印的情況，這樣在進行電子掃描的時候檔案還是錯的。再次，檔案管理以互聯網為基礎，一旦出現網絡故障，若是沒有及時備份，會造成文件缺失。最后，由于檔案管理人員的網絡安全意識不高，很容易導致重要的信息資源丟失或泄露，造成難以估量的損失。

二、信息時代加強檔案管理的主要途徑

（一）推進檔案管理基礎設施建設。要想推動檔案信息化建設，檔案管理人員必須樹立正確的思維意識，加大對檔案基礎設施建設的投入。要配備成套的計算機設施，并安裝專業的軟件和與檔案信息化管理相關的掃描、打印等設備。只有完善軟硬件設施，才能為檔案信息化建設提供良好的基礎保障。

（二）加強檔案管理人員信息技能培養。信息時代，為全面提高檔案管理效率，應對新的檔案管理任務，管理人員要樹立正確的檔案管理思維，可以定期對檔案管理人員進行培訓，增強檔案管理人員服務意識與責任意識。目前檔案管理專業人員較少，甚至是通過簡單培訓就上崗工作，對網絡技術了解較少，管理者可以招聘專業的程序設計人員或數據庫管理人員，但是最好的解決方案是培養綜合型檔案管理人員，使之具備專業的信息操作技能。

（三）注重檔案管理中的信息安全問題。在檔案管理中信息安全問題需要人們格外關注，要保障檔案的安全性，首先要提高檔案管理人員的安全防范意識，同時要有相應的技術支持。作為檔案管理人員，要有保密意識。在技術層面上，專業人員要為服務器安裝更高級的防火墻，對重要數據進行加密，為了防止數據的丟失，可以用光盤進行備份，防止重要信息流失。

（四）建立檔案信息化管理系統。檔案管理實現信息化建設工作最重要的一點是保障檔案管理工作有序進行，管理者要根據法律建立一套完整的檔案信息化管理模式，在檔案管理的各個流程進行嚴格把控。管理者還可以建立檔案信息的獎懲機制，以防重要信息丟失或泄露，推動檔案管理質量提升。

三、結語

在互聯網技術全面進步的社會背景下，將信息技術全面應用到檔案管理服務中，全面提高檔案管理質量就要加強檔案信息化建設，配套基礎設施，加強檔案管理人員技能水平培訓，優化檔案資源使用方式，樹立創新的檔案管理理念，應用信息技術強化檔案管理服務，全面提高檔案管理工作水平，促進檔案管理事業高效發展。

【參考文獻】

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