高職院外聘兼職教師檔案管理的思考

黃耀

【摘要】建立外聘兼職教師業務檔案是教師個人發展、高職院校人才資源管理、教學管理的需要，更是學校加速發展的需要。本文以廣西現代職業技術學院為例，分別從高職院校建立外聘兼職教師檔案的重要性、外聘兼職教師檔案管理存在的問題以及提高外聘兼職教師檔案管理的對策等方面進行了闡述。

【關鍵詞】高職;外聘兼職教師;檔案管理;思考

自國務院頒布《關于大力推進職業教育改革與發展的決定》以來，在國家政策的支持和推動下，高等職業教育取得了突飛猛進的發展。隨著我國高等職業教育的發展，高職院校教師數量的補充已經跟不上高職教育規模的擴張，尤其是專業課教師和實習指導教師緊缺現象嚴重，高職院校主要通過大量的外聘兼職教師來解決這一瓶頸問題。外聘兼職教師作為學校師資隊伍的重要組成部分，如何建立外聘兼職教師的檔案以及如何規范化管理，越來越重要。筆者長期在院系級從事管理和教學工作，根據自己在基層多年的管理經驗，以廣西現代職業技術學院為例，對加強外聘兼職教師檔案管理提出了一些建議，進行探討。

一、高職院校建立外聘兼職教師檔案的重要性

高職院校在發展過程中，根據需要聘請校外有教學資質的教師、企業工程技術人員、高技能人才到學校擔任專兼職教師，參與學校的教學工作，對彌補學校師資力量不足，優化教師隊伍結構，推動學校內涵發展，不斷提高教育教學質量和整體辦學水平起到積極作用。建立外聘兼職教師業務檔案是高職院校人才資源管理的需要，對于促進高職院校的師資隊伍建設、專業建設和對外交流，都有著十分重要的意義。

（一）外聘兼職教師檔案具有查考和憑證作用。高職院校外聘兼職教師檔案是外聘教師在學校開展教學活動過程中直接形成的原始材料，包括教師基本信息登記表、課程教學、指導實習實踐、參加科研項目等方面的真實材料，記錄了外聘兼職教師在整個教學活動中的主要工作，能為利用者提供重要憑據。學校在開展教學研究活動，對教學質量進行評估時，外聘兼職教師檔案都起著重要的查考作用。外聘兼職教師檔案具有檔案的共同屬性，與其他檔案相比，外聘兼職教師檔案全面、客觀地反映了該教師在教育教學工作中的主要表現，是學校對外聘教師進行聘用及解聘的重要根據。

（二）外聘兼職教師檔案具有激勵、鞭策和促進的作用。外聘兼職教師檔案是其在聘用學校開展教育教學工作期間政治思想表現、課程教學、實訓指導、科研成果等方面的真實記錄，外聘兼職教師從中可以汲取經驗教訓，不僅可以為自己所做出的成績和貢獻而感到自豪，增強了自身的榮譽感和自信心，同時，還可以通過教育教學反思，正確地對待自己的失誤和不足，更好地服務于學校教育教學工作，不斷提高教學質量。有效地激勵、鞭策外聘兼職教師，使他們在教學、實訓指導、科研等工作中更加敬業，更好地發揮他們在學校工作中的特殊作用，提高學校的整體教學管理水平。

（三）外聘兼職教師檔案管理提供教師資源庫的作用。做好外聘兼職教師檔案管理工作，建立外聘兼職教師人才資源庫，對兼職教師的個人信息進行管理，不但可以建立起順暢的溝通渠道，便于學校掌握一支相對穩定的外聘兼職教師隊伍，還為學校領導、人事部門對外聘教師考察了解以及挑選，提供準確、可靠的信息和依據。

二、外聘兼職教師檔案管理存在的問題

廣西現代職業技術學院與其他高職院校一樣，在學校快速發展同時，出現師資隊伍總數不足，尤其是“雙師型”教師的不足。為此，學校采取了一系列措施，從非高校的企事業單位、社會組織中聘請了一批管理專家、技術骨干和能工巧匠作為學校的外聘兼職教師，充實了教師隊伍，彌補了師資短缺問題。但由于學校對外聘兼職教師檔案重視不夠，使得外聘兼職教師檔案的建立、管理存在著諸多問題。

（一）學校對外聘兼職教師檔案管理重視不夠。在高等職業教育高速駛入快車道的今天，雖然學校領導非常重視檔案管理工作，設立有綜合檔案館（室），對校內專任教師的檔案管理比較規范到位，可是對于外聘兼職教師的檔案管理，沒有制定相關制度，提出具體的要求。致使有的人認為外聘兼職教師流動性大，不是本校的教職員工，為他們建立檔案會增加工作人員的工作量，沒有必要花太多的力量去做這項工作。殊不知建立外聘兼職教師的檔案也是學校檔案工作的一部分，是不可缺少的重要環節。由于宣傳不到位，思想認識不足，外聘兼職教師參與意識較薄弱，有的外聘教師認為自己只是短期的兼課，不是學校的固定教師，怕麻煩不愿配合提供相應資料。系部的教學秘書、干事在檔案資料的收集、整理方面因還未能得到理解和支持，造成外聘兼職教師檔案不能及時、完整地歸檔，在一定程度上制約了外聘兼職教師檔案管理工作的開展和利用。

（二）學校管理制度不健全，給管理帶來難度。目前，許多高職院校在外聘兼職教師檔案管理方面，沒有出臺相應的管理制度，外聘兼職教師檔案管理制度不完善和缺失，沒有相應的歸檔制度作保障，加之學校在人員、經費和設施設備等方面投人不足，導致院系級教師業務檔案從管理到應用環節，絕大部分仍停留在手工操作上，早已不適應當前學校高速發展的需要。

（三）院系級檔案管理無專職管理員，多為兼職檔案管理員，能力有限。各高職院校院系級的行政管理崗位很少能設專職檔案管理員崗位，教師的業務檔案管理，一般由辦公室行政人員兼任。辦公室行政人員本身事務繁雜，檔案材料的收集整理子項較多，包含了教師的培養計劃、每學期教學任務書、教學進度表、評教相關材料、教學檢査、各類教學競賽評獎材料、教學總結等，工作量較大。而這些兼職檔案管理人員大多沒有經過檔案管理業務的培訓，在教師檔案材料收集之后，如何按照要求分門別類進行整理，建立檔案，顯得無所適從，力不從心。檔案整理是否規范，建立的檔案是否齊全，直接影響到檔案的完整和質量。

（四）院系級教師業務檔案管理信息化程度不高，“雙套制”沒有真正落地。在信息化時代的今天，教師業務檔案管理同樣離不開信息化建設，檔案管理發展趨向“雙套制”管理模式，即保存紙質檔案的同時，又保存電子文件。但在院系級層面，外聘教師檔案管理信息化程度卻不高，雖然保存有部分電子檔案，依然以實體檔案管理為主，實體檔案和電子檔案不同步，沒有完全實行“雙套制”。隨著外聘兼職教師數量逐年增多，實體檔案存放數量也越來越多，院系級檔案保管條件差、查找麻煩、利用率低、借閱易丟失等問題愈顯突出。外聘兼職教師檔案信息化程度的落后，影響了檔案信息開發和利用。

三、提高外聘兼職教師檔案管理的對策

外聘兼職教師檔案與學校專任教師檔案一起，構成了學校教師檔案的整體，是學校全面準確地掌握教師教學水平、科研能力的重要依據，同時也是學校對外聘兼職教師實行人事聘用和解聘的重要根據。因此，做好外聘教師檔案管理工作對加強學校“雙師型”教師隊伍建設和學校事業的發展都是十分必要的。對外聘兼職教師檔案管理，相對專任教師檔案而言，在收集和歸檔時，材料可以相對簡單一些，以主要內容為主，可以去掉一些無關緊要內容。但在檔案管理工作總體上，應該是內容充實、材料精煉、編排合理、管理科學。

（一）學校領導要重視外聘教師檔案管理，認識到外聘教師檔案管理的重要性。外聘兼職教師是學校師資隊伍建設的重要組織部分，對強化教學實踐環節、保障教學工作順利開展起到積極作用。因此，學校領導要認識到外聘兼職教師檔案與學校專任教師檔案具有同等重要地位，帶動樹立外聘兼職教師檔案規范化管理意識，給予院系級人員、場地設備、應用軟件等方面大力支持。加強檢查和督促，定期組織相關人員對院系級外聘教師檔案的管理進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，使檔案管理規范化。

（二）完善外聘兼職教師檔案管理制度，實現教師檔案管理的標準化、規范化。外聘兼職教師不僅要從事教學和教學管理工作，還參與專業建設、課程改革和實訓室建設，因此，要從外聘兼職教師工作的性質和特點出發，確定外聘兼職教師檔案的內容和范圍，建立起從布置到檢查、收集、整理、歸檔的一整套檔案管理制度，使外聘兼職教師檔案管理工作有章可循，防止和杜絕無檔案及材料收集、歸檔不完整的現象發生。通過制定和完善外聘兼職教師檔案管理制度，實現教師業務檔案管理的標準化、規范化，提升教師業務檔案管理水平。

（三）加強學習培訓，提高院級系檔案管理人員業務素質。有條件的高職院校應配備院系級專職檔案管理員，無條件配備院系級專職檔案員的學校，學校領導應重視提高現有兼職檔案管理員的政治素質和專業素質，加大對院系級兼職檔案管理人員的培訓力度。采取“內培”“請進來”“走出去”等方式，對兼職檔案管理員進行培訓。一是學校綜合檔案室（館）派專職檔案管理員定期對院系級兼職檔案管理員進行業務知識、操作的培訓。二是聘請校外經驗豐富的專職檔案員對學校兼職檔案管理員進行業務培訓。三是安排兼職檔案管理員參加各級檔案局舉辦的檔案員業務培訓班。讓兼職檔案管理人員熟悉業務，掌握新的知識和先進的管理技術，并能熟練運用現代化設備管理基層專兼職教師業務檔案，從而提高院系級兼職檔案員管理水平，使他們成為合格的檔案管理員。

（四）院系級專兼職教師業務檔案管理必須實行“雙套制”。因實體檔案和電子檔案的保存各有優劣，不宜相互取代。從現實情況來看，只有實行“雙套制”歸檔，是最佳的選擇，能避各自所短，滿足檔案的憑證性需求的同時，又方便快捷地提供利用，最大限度地服務于不同需求。院系級專兼職教師業務檔案管理實行“雙套制”，對有價值的檔案資料進行“雙套制”保管，將實體檔案和電子檔案及時同步更新，既規范了外聘兼職教師檔案管理，保證了檔案的質量，又避免了兼職檔案管理人員重復工作局面，解決了檔案工作與辦公自動化的接軌問題。

四、結語

隨著各高職院校的規模化發展，外聘兼職教師作為高職院校師資力量的重要補充，數量上呈現出逐年增加的趨勢。建立外聘兼職教師檔案，不僅是教師個人發展的需要，高職院校人才資源管理的需要，學校教學管理的需要，更是高職院校大發展的需要，檔案管理員要順應形勢發展，積極探索研究教師業務檔案工作，建立外聘兼職教師檔案并滿足規范化要求，為學校內涵建設和發展服務。

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