淺談山東省淄博市周村區城建檔案工作的幾點做法

徐寧

[摘要]城建檔案在國家、地區的經濟建設中有著舉足輕重的作用，是地方建設中的基礎，是地方特色的體現，是一個地區發展的窗口，也是百姓生活幸福指數的體現。因此，怎樣把城市發展中的點滴記錄下來，怎樣為地區今后的發展提供真實、可靠的依據，也就成了城建檔案工作者的一可推卸的職責和責任。同時，結合社會發展的需要，怎樣把城建檔案和迅猛發展的信息技術相結合，形成數字化城建檔案信息，打造具有時代氣息的智慧城市也是我們今后工作的一個總體趨勢，也是城建檔案工作者努力方向，從而保證安居工程順利進行，為民生工程保駕護航，促進地區建設順利發展。

[關鍵詞]城市建設 城市規劃 檔案管理

城建檔案，是指在城市規劃、建設及其管理活動中形成的應歸檔的具有保存價值的方案、圖表、聲像等不同載體的文件材料。它是城市規劃、建設、管理工作的真實記錄，是城市建設和發展的重要依據和必要條件，是國家的寶貴財富。在我們具體工作中，城建檔案基本分為城市建設工程檔案和城市地下管線檔案。

2013年初，周村區成立城建檔案和地下管線管理辦公室，在接收、整理屬地工程檔案的基礎上，又增加地下管線、公用事業的管理工作。幾年來，在各級的共同努力下，全區的地下管線、工程檔案和公用事業等工作進行了有效的管理和服務，極大地促進了地方城建檔案事業發展。

一、加強領導，明確責任，扎實開展定職明責工作

為保障城建檔案工作得到扎實開展和落實，各級領導高度重視，研究對此項工作如何實施、安排部署等各個環節進行專題研究，制定相應的貫徹執行措施，進一步明確城建檔案和地下管線管理部門的職責和要求，建立和完善各項管理制度和規范標準，進一步明確了相關科室負責的具體工作;將城建檔案工作列入各下屬企業和局內各科室年度考核目標;保證有足夠辦公用房、辦公設施和檔案保管設備;確保相關的責任和義務得到認真履行。

二、加強制度，規范程序，保證城建檔案管理制度落實到位

我們嚴格執行省住建廳制定下發的《關于進一步加強建設工程檔案歸集管理的通知》（魯建發[2010]24號）文件精神，按照《淄博市城市建設檔案管理實施辦法》有關要求，強化落實城建檔案“兩書一證”制度，使我區城建檔案在歸集、管理上取得了十分顯著的效果。同時，根據建設部《城市建設檔案管理規定》、省住建廳《關于進一步加強建設工程檔案歸集管理的通知》和市住建局有關文件精神，結合我區實際情況，轉發了市住建局《關于淄博市城市建設檔案管理實施辦法的通知》、《淄博市建設工程檔案報送基本內容》、《淄博市建設工程檔案整理基本要求》，編制印發了“建設工程檔案歸集管理程序和驗收程序”，以及《建設工程檔案服務指南》等文件、資料。為“兩書一證”工作扎實有序地開展提供了可靠的組織保障。

具體工作中，在我區行政服務大廳設置城建窗口，把“兩書一證”制度貫穿到建設工程管理程序中。做到未簽訂《山東省建設工程檔案移交合同書（責任書）》的不予辦理施工許可證;未填報《淄博市建設工程檔案驗收表》的不予辦理建設工程竣工驗收備案登記;未收到“工程地下管線竣工測量報告”的不接收工程檔案;未收到《山東省建設工程檔案預驗收意見書》的不予辦理竣工備案;未收到《山東省建設工程檔案合格證》的不予辦理房產手續。建設單位在組織工程竣工驗收前，應當提請當地城建檔案管理機構進行工程檔案預驗收。城建檔案管理機構要本著既保證重要審批文件和技術資料不缺失、又方便行政相對人的原則，在接到申請后5個工作日內完成預驗收，預驗收合格的出具《山東省建設工程檔案預驗收意見書》;驗收不合格的，必須將整改意見一次性明確告知建設單位，限期補充完善相關資料。

三、加強信息化建設，為城建檔案網絡化、數字化進程夯實基礎

城建檔案作為城市規劃、建設和管理過程直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源，涉及城市規劃、建設和管理等的各個專業部門，載體形式主要有文字、圖紙、圖表、照片、磁盤、光盤及錄音、錄像等。根據市管線處下發《淄博市住房和城鄉建設局關于建設工程聲像檔案拍攝具體內容及要求》的淄建發[2014]79號附件1文件要求，對工程施工前原址原貌等，施工過程中地基主體、材料實驗、水電等，竣工驗收現場等都要進行跟蹤拍攝。明確拍攝數量和時間，等等。

在加強“兩書一證”制度的同時，我們注重建設工程電子檔案的接收，積極推廣使用“城建檔案管理”軟件。作為區縣城建檔案管理部門，要求各建設單位建立城建檔案管理平臺，安裝使用管理軟件。在接收城建檔案時，我們紙質檔案和相應的電子檔案同時審核、驗收，保證電子檔案的真實性、有效性、完整性以及長期可讀性。幾年來，率先實現我區城建檔案電子化管理和應用，在檔案查詢、利用工作中更加方便、快捷，進一步推進我區城建檔案信息化建設。

同時，結合我們的工作程序，我們又嚴把全區地下管線的勘測資料質量關。保證我區地下管線檔案工作形成走上規范化管理程序，我們做到，地下管線檔案也是城建檔案不可缺少的一部分。對新開發的地段和區域的地下管線資料必須和地下工程檔案一并移交城市檔案館。積極協調并參與到其他科室、部門開展的道路升級改造和老舊小區改造工作中，保證地區道路開挖、維修、改造過程中，盡量避免挖斷其他管線的現象發生，最后還要對相關工程項目進行竣工后地下管線測量，為今后的城建工作保存資料，減少不必要重復工作，避免浪費現象發生。

四、加強培訓，提高業務，保證城建檔案工作整體水平提高

幾年來，通過聯合辦班、現場辦班、以工代訓等多種形式，普及省住建廳制定下發的《關于進一步加強建設工程檔案歸集管理的通知》和“兩書一證”制度。聘請市管線處有關專家來我區進行業務培訓，講解“城建檔案專業知識，規范、標準、要求，地下管線建設管理基本程序”以及聲像檔案規范、要求等;相繼舉辦了“全區城建檔案管理知識講座”、“全區數字化城建檔案管理系統培訓班”和“全區工程檔案整理培訓班”，對來自不同單位的300名資料員進行系統培訓，有效促進了基層城建檔案業務技能的交流和學習。通過積極開展多種形式的培訓指導，使我區基層城建檔案工作水平有了很大提高，在全市城建檔案整理技術競賽活動中我區榮獲一等獎。

多年來，我們在各級部門的大力支持和指導下，在檔案管理方面取得了一些成績。在今后的工作中，我們將嚴格執行上級關于城建檔案工作的部署和要求，學習兄弟單位的經驗做法，努力推動我區城建檔案管理早日實現“數字化”管理再上新水平。